Система OpenText xECM: новая надежда документооборота BIOCAD

Заказчик
ЗАО «Биокад»
Руководитель проекта со стороны заказчика
Год завершения проекта
2021
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2020 - Ноябрь, 2021
Масштаб проекта
900 автоматизированных рабочих мест
Цели

Главная цель проекта — интегрировать обособленные информационные системы и создать бесшовный прозрачный и отслеживаемый процесс работы с документами. Проект по внедрению OpenText xECM – это один из инструментов управления эффективностью и поддержки динамичного развития бизнеса в соответствии с обновленной стратегией компании до 2025 года. BIOCAD находится на этапе формирования портфеля оригинальных препаратов, увеличения скорости их регистрации и освоения новых зарубежных рынков, в том числе и высоко регулируемых. Первые три подразделения BIOCAD начали работать с новой системой этой осенью.


Уникальность проекта

На рынке РФ нет ни одного примера столь масштабного внедрения ECM-платформы в жизненные циклы компании. Более того, в мировой практике едва ли можно найти десяток биотехнологических/фармацевтических компаний, которые бы использовали единую платформу для всех подразделений организации. Данная программа является уникальным опытом для компаний, внедряющих OpenText xECM как на рынке РФ, так и в европейской практике. Цель внедрения – автоматизировать жизненные циклы документов всех подразделений, автоматизировать сбор регистрационного досье, досье на серию и прочих нормативных документов. Как побочный позитивный эффект внедрения – концентрация всех документов компании на единой платформе, формирование DataLake для последующей обработки, четкий контроль за распространением и доступом к информации как внутри компании, так и с внешними контрагентами, высвобождение ресурсов в подразделениях для выполнения квалифицированной работы.
Использованное ПО

OpenText Extended ECM, расширения OpenText Extreme, Kinemtatic eLND, Stratesys eCTD, Stretsys eQMS, Kinematic eTMF, Kinematic Business Application Builder, OpenText Integration Center.

Сложность реализации

До внедрения OpenText в BIOCAD было 12 различных систем, с которыми работали все подразделения в разных областях. В них хранили согласовывали и обрабатывали документы по различным направлениям. Несмотря на то, что BIOCAD использует сверхмощные и современные IT-сервисы, каждый из них справляется с отдельными вверенными ему процессами. В BIOCAD столкнулись с тем, что эти разрозненные системы вскоре перестанут соответствовать темпам развития компании, и появилась потребность обеспечить единый прозрачный документооборот.

Наибольшим вызовом при внедрении платформы стали преобразования бизнес-процессов подразделений компании. Также непростой задачей можно назвать управление изменением, внедрение новой методологии работы подразделений. Необходимо было не просто автоматизировать бизнес-процессы, но и оптимизировать их. Следствием оптимизации явилась функциональная трансформация подразделений, которые начинают работать в системе. Также с технической точки зрения сложностью являлся (и до сих пор является) поиск технической экспертизы в России, технических специалистов, знакомых с платформой и внедряемыми модулями, с учетом специфики РФ.

Описание проекта

OpenText xECM – это платформа, на базе которой компания автоматизирует бизнес-процессы всего цикла разработки препаратов, их производства, качества, регистрации, контроля, сборки досье. В будущем с помощью OpenText xECM BIOCAD планирует автоматизировать процессы документооборота в департаментах R&D, контроля качества, клинических испытаний и HR.

Это стратегически значимая инициатива, которая затронет все подразделения и сотрудников компании и поможет выстроить прозрачные процессы работы с документами. Реализация всех блоков проекта займет около трех лет. В этом году были запущены первые модули системы, которые охватили документооборот по продуктовым проектам (препаратам в фармакологической разработке) и регистрационным досье.

OpenText xECM интегрирует информацию из внутренних и внешних систем, работа с документами выстраивается в единый процесс, а сама система является для сотрудников входным окном в документооборот компании. В BIOCAD ожидают, что OpenText xECM позволит повысить эффективность труда и конкурентоспособность бизнеса. Первые три подразделения компании уже начали работу в данной системе этой осенью: Департамент фармацевтической разработки генотерапевтических препаратов, Департамент фармацевтической разработки белковых препаратов и Департамент аналитических разработок. Далее планируется запуск новых модулей для автоматизации процессов всего цикла разработки, производства, регистрации, контроля качества на базе одной платформы.

География проекта

Российская Федерация

Коментарии: 3
  • Дмитрий Фёдоров
    Рейтинг: 678
    Российский Футбольный Союз
    Директор департамента цифровых технологий
    16.11.2021 00:07

    Михаил, а при выборе системы для реализации проекта смотрели ли на Microsoft Teams? И если да, почему не выбрали его в качестве медиатора для объединения систем?

    • Михаил Мартынов Дмитрий
      Рейтинг: 391
      АО "БИОКАД"
      CDTO, CIO, VP IT
      17.11.2021 19:50

      Дмитрий, добрый день. Teams не является системой документооборота. Мы используем это решение в повседневной работе, но оно не может быть использовано для организации бизнес-процессов и жизненных циклов документов.

      Цель платформы OpenText - организация сквозных процессов и жизненных циклов внутри компании, переход документов и данных из одного состояния в другое, автоматическая передача в смежное подразделение, автоматизированное создание задач по проекту в зависимости от жизненного цикла, разветвленные системы согласований, защиты, архивирования и дистрибьюции данных. И все это в приоритете на автоматизацию процесса фармразработки, клиничесикх испытаний, контроля качества и производства, для формирования досье на препараты.

      Teams в таком контексте просто не подходит. Максимум только если строить и писать портал на SharePoint и встраивать в Teams. Мы применяем технологии Microsoft в нашей платформе, например, Azure Information Protection, но именно в составе платформы.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 2234
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2022 16:19

    Добрый день! Вы выше сообщили, что было много разных информационных систем. После реализации проекта на сколько стало удобнее работать в одной информационной системе? Что еще изменилось после реализации проекта?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление