Цифровой помощник финансиста с использованием технологии Robotic process automation (RPA)

Заказчик
Трубная металлургическая компания (ТМК)
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Трубная металлургическая компания
Год завершения проекта
2021
Сроки выполнения проекта
Август, 2020 - Октябрь, 2021
Масштаб проекта
1890 человеко-часов
Цели
  • Уменьшение количества рутинных операций, выполняемых сотрудниками
  • Снижение влияния человеческого фактора
  • Снижение нагрузки на персонал
  • Повышение количества выполняемых операций в день
  • Увеличение времени, затрачиваемого на решение творческих задач

Уникальность проекта

Наличие разнообразных однотипных или строго регламентированных процессов на крупном предприятии неизбежно. Выполнение таких операций может быть очень трудоемким и занимать продолжительное время, которое можно потратить на решение более сложных и нетипичных вопросов и проблем. Для снятия нагрузки со специалистов финансовых служб ТМК была применена современная технология Robotic process automation (RPA), которая представляет собой технологии автоматизации бизнес-процессов с помощью программных роботов. Наблюдая за повторяющимися действиями сотрудников, был разработан проект «Цифровой помощник финансиста». В рамках проекта была создана система взаимосвязанных программных роботов, которые взяли на себя часть рутинных задач финансовых служб ТМК и теперь выполняют около 90% технических операций по определенным направлениям.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО
UiPath, SAP, ABBYY FlexiCapture.
Сложность реализации
Основная сложность при реализации проекта – разнообразие процессов, которые должен отрабатывать робот, сложность адаптации проекта в виду разнообразия сценариев на каждом предприятии группы ТМК, обеспечение непрерывности кросс-функциональных операций, выполняемых роботом.
Описание проекта

В состав проекта «Цифровой помощник финансиста» вошли роботы:

1. оформляющие входящие акты сверки. В рамках этого процесса робот получает акты сверки по электронной почте и распознает их с помощью ABBYY FlexiCapture, а затем загружает в SAP ERP;

2. оформляющие исходящие акты сверки. Робот отправляет акты сверки по электронной почте контрагентам и сотрудникам компании по их требованию

3. ежедневно собирающие и сравнивающие значения курсов валют в Центральном банке РФ и ОАЭ. Собранные котировки загружаются в систему SAP B1, где они необходимы для проведения основных финансовых операций;

4. выгружающие банковские выписки из нескольких банков-клиентов и загружающие новые сведения по ним в SAP B1.

Робот-финансист помогает более чем 200 сотрудникам экономического блока компании. Решение экономит около шести тыс. часов рабочего времени в год: вместо 10 минут операция по оформлению актов сверки теперь занимает всего две минуты.

В разработке комплекса участвовал Digital-офис ТМК. Большой вклад в работу внес Центр бизнес-услуг (ЦБУ) ТМК-Синара, сосредоточивший функционал административных сервисов предприятий ТМК и Группы Синара.

Результаты:
  • Снизилась время обработки актов сверки с 10 минут до 2 минут;
  • Уменьшили время исполнения операций с банковскими выписками в среднем в 9 раз;
  • Снизили количество ошибок при сравнении данных сайта Центрального банка;
  • Снизили количество неточностей при переносе сведений из банковских выписок в систему SAP B1 с 10% до 0,1%;
  • Высвободили порядка 5 тыс. часов рабочего времени в год – это время сотрудники теперь посвящают решению более творческих и интеллектуальных задач.



География проекта
На сегодняшний день «Цифровой помощник финансиста» внедрен в финансовых службах на предприятиях группы ТМК. Планируется дальнейшее расширение функциональности системы дополнительными роботами по отправке счетов-фактур и сверки расчета по входящим актам сверки.
Коментарии: 3
  • Михаил Петров
    Рейтинг: 806
    Счетная палата Российской Федерации
    Директор департамента цифровой трансформации
    15.11.2021 19:11

    как вы определяете - что автоматизировать в RPA, а что в транзакционных и других существующих системах? почему, например, акты сверки не доработали в ERP-системе?

    • Дмитрий Якоб Михаил
      Рейтинг: 1004
      Трубная металлургическая компания (ТМК)
      Директор по ИТ
      21.11.2021 17:06

      Добрый день, Михаил.
      Вопрос, можно сказать, уже классический для направления RPA - вечный выбор между программными роботами и традиционной интеграцией.
      При принятии решения исходим из сложности разработки и дальнейшей поддержки, скорости внедрения, текущей занятости необходимых специалистов. В конечном итоге, будучи коммерческой организацией, идем по тому пути, который окажется дешевле.
      Конкретно в данном проекте по нашей оценке совокупная стоимость доработки и сопровождения SAP функционала и коннекторов была бы в 5 раз выше.

      • Михаил Петров Дмитрий
        Рейтинг: 806
        Счетная палата Российской Федерации
        Директор департамента цифровой трансформации
        22.11.2021 12:16

        добрый день! да, вечный вопрос - потому и интересен ваш подход )))
        спасибо!

Год
Предметная область
Отрасль
Управление