Локдаун не помеха: успешная автоматизация кадрового контура в условиях всеобщей изоляции

Заказчик
ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы», УК аэропорта «Пулково»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
АО «БОСС. Кадровые системы», система управления персоналом БОСС-Кадровик
Год завершения проекта
2021
Сроки выполнения проекта
Март, 2020 - Ноябрь, 2021
Масштаб проекта
13000 человеко-часов
Цели
Основными задачами модернизации кадрового контура бизнес-процессов компании является их оптимизация и упорядочивание, а также повышение качественного уровня работы с персоналом путем использования актуальных методик, правил и требований совместно с современными информационными решениями, позволяющими их дальнейшее совершенствование в соответствии с мировыми стандартами и требованиями законодательства РФ.
Проект реализовывался с целью улучшения операционной эффективности и прозрачности работы компании с помощью создания и внедрения общего интегрированного информационного решения по учету кадров, расчету заработной платы и управлению персоналом. Внедряемая система предназначена для совершенствования процессов управления сотрудниками компании путем использования лучших практик взаимодействия HR бизнес-процессов и современных информационно-технологических решений, которые будут осуществлять комплексную и интегрированную поддержку деятельности структурных подразделений организации и обеспечивать её прозрачность для руководства и акционеров за счет предоставления общей единой корпоративной отчётности.

Уникальность проекта

Все работы были выполнены полностью в дистанционном режиме в условиях локдауна 2020-2021г.г., что стало реальным вызовом для специалистов проектной команды обеих компаний. В проекте кроме базовых функций кадрового учета и расчета зарплат были автоматизированы: учёт рабочего времени, СОУТ, СКУД и медосмотры. Модернизирована ИС авиационного учебного центра - актуализированы квалификационные матрицы должностей, программы курсов, учет проведения обучения и отчетность. Реализована возможность визировать кадровые документы в электронном виде, используя ЭЦП. Настроен сервис "Личный кабинет сотрудника". Вся информация из ранее используемых разрозненных полусамописных систем была приведена к единому виду и переведена в общую систему управления персоналом БОСС-Кадровик. Выполнена интеграция с другими ИС, используемыми в компании: AD, СКУД, RMS Planning и обмен данными с AODB – единым информационным ядром аэропорта. Программа стала новой кадровой мастер-системой по отношению к остальным ИС.
Использованное ПО
MS SQL Server,
RP Server,
Система управления персоналом БОСС-Кадровик,
MS Teams - как средство коммуникаций и платформа для проведения удаленных совещаний

Сложность реализации
Основной уникальной чертой, требующей повышенного внимания со стороны руководителей проекта обеих компаний, стала необходимость реализации работ полностью в удаленном режиме в условиях локдауна 2020-2021 г.г. Это обстоятельство потребовало максимальной концентрации от сотрудников ИТ-служб, обеспечивающих бесперебойную связь между компаниями, находящимися в разных городах.

Также к отличительной̆ особенности проекта стоит отнести его комплексность - были автоматизированы базовые функции кадрового учета, расчет заработной платы и налогов, учёт рабочего времени, резервов по отпускамбонусам, а также регламентированная отчетность по страховым взносамНДФЛотчетность в органы статистики. Кроме того, реализована «Система учёта рабочего времени», позволяющая на основании производственного календаря отслеживать режимы труда и вести учет рабочего времени персонала, а также составлять графики работы сотрудников. Отдельным решением «Охрана труда» автоматизированы функции специальной оценки условий труда, производственному контролю, автоматизации допусков к самостоятельной работе и медицинским осмотрам, включающим организацию и проведение обязательных предполетных психиатрических освидетельствований, прохождении флюорографического обследования, а также ведение электронных журналов учета вакцинаций сотрудников, в том числе и от COVID-19. Так же была модернизирована работа авиационного учебного центра (АУЦ) начиная с актуализации квалификационных матриц должностей и программ обучения персонала, учета проведения обучения сотрудников, взаиморасчетов с поставщиками, и заканчивая возможностями ведения анализа «план-факт» и отчетности и создана подсистема «Наставничество». Для сотрудников и руководителей заказчика реализована возможность ознакамливаться, согласовывать и подписывать кадровые документы полностью в электронном виде через сервис «Личный кабинет», используя ЭЦП, не создавая бумажных копий для реестра или архива.

Была выполнена интеграция БОСС-Кадровик с другими информационными системами, используемыми в компании, таких как СКУД, AD, RMS Planning - планирование ресурсов по согласованным с перевозчиком технологическими графиками обслуживания ВС, обмен данными с AODB – информационным ядром любого аэропорта, базы данных хранящей всю технологическую информацию и фиксирующую все текущие операции, происходящие в аэропорту.

Мы смогли осуществить полномасштабное, многопоточное по задачам, внедрение системы в сжатые сроки, включая миграцию данных из старых самописных программ, их верификацию и работы по интеграции с используемыми ИС заказчика. Нужно отметить, что мы получили новый̆ уникальный опыт ведения проектов создания HR-систем в условиях нестабильной внешней ситуации, где команда и люди играли ведущую роль, смогли преодолеть внешние обстоятельства и успешно закончить работы.

Описание проекта

АО «БОСС. Кадровые системы» провела проект внедрения современных цифровых технологий в процессы управления персоналом компании «Воздушные Ворота Северной Столицы» - управляющей компании аэропорта Пулково, г. Санкт-Петербург, - четвертого по количеству обслуживаемых пассажиров аэропорта в России после московского авиаузла.

Цифровизация HR в компании должна была обеспечить возможность совершенствования процессов управления персоналом, способствовать улучшению операционной эффективности и прозрачности деятельности компании для руководства и акционеров. Работы по автоматизации HR начались в марте 2020 года. Именно это обстоятельство и последовавшие за этой датой события общегосударственного карантина и всеобщего локдауна с запретом выхода из дома – стали отличительной чертой проекта, вызовом и проверкой профессионализма для сотрудников обеих компаний.

Основными требованиями к новой платформе автоматизации HR со стороны заказчика были: наличие крупных реализованных проектов в области цифровой трансформации, внедренческие компетенции (best-practice) в области HRM, возможность адаптации программного решения к специфике бизнес-процессов авиа-отрасли, а также поддержка российского законодательства. Отдельно было указано наличие встроенных инструментов развития платформы и ее открытость, а также возможность интеграции с другими информационными системами, используемыми в компании, таких как: AD, TORO и СКУД, обмен данными с AODB – информационным ядром любого аэропорта, базы данных хранящей всю технологическую информацию и фиксирующую все текущие операции, происходящие в аэропорту.

По результатам проведенного тендера в качестве основы цифровой трансформации НR была выбрана российская система БОСС-Кадровик. Именно на этот программный комплекс заказчик посчитал возможным возложить роль цифрового ядра проекта, мастер-системы, объединяющей все HR бизнес-процессы аэропорта.
В ходе проекта, который полностью был выполнен в дистанционном режиме в условиях локдауна 2020-2021г.г., был модернизирован сквозной кадровый учёт, расчет заработной платы, налогов и пособий, учёт резервов по отпускам и бонусам, и автоматизирована регламентированная отчетность по страховым взносам, НДФЛ и отчетности в органы статистики.
Согласно требованиям, в проекте была активирована «Система учёта рабочего времени», позволяющая на основании производственного календаря отслеживать режимы и вести учет рабочего времени, а также составлять графики работы сотрудников. Отдельным решением «Охрана труда» выполнена цифровизация функций специальной оценки условий труда (СОУТ), производственного контроля, автоматизации допусков к самостоятельной работе и медицинскому осмотру, включающему организацию и проведение обязательных психиатрических освидетельствований, и прохождение флюорографического обследования, а также ведение электронных журналов учета вакцинаций сотрудников, в том числе и от COVID-19.
К отличительным особенностям проекта можно отнести и модернизацию в полном объеме работы Авиационного учебного центра (АУЦ): начиная с актуализации квалификационных матриц и заполнения справочников по программам курсов и преподавателям, учета проведения обучения сотрудников, взаиморасчетов и договоров с поставщиками, и заканчивая возможностями ведения анализа в разрезе «план-факт» и отчетности. Создана подсистема «Наставничество», автоматизировано ведение кадрового резерва и процедур оценки персонала, выполнена интеграция с системой дистанционного обучения и модулем планирования обучения. Теперь учебный центр компании является одним из самых технологичных авиацентров в стране и может вести автоматизированный учет обучения не только для своих сотрудников, но и для работников организаций-партнеров.
Кроме всего вышеперечисленного, запускается в эксплуатацию функционал системы БОСС-Кадровик, позволяющий вести юридически значимый кадровый электронный документооборот (ЮЗКДО), связанный с применением электронных цифровых подписей (ЭЦП) для визирования любых кадровых документов. Для сотрудников и руководителей компании-заказчиков появилась возможность ознакомится, согласовать и подписать документы в электронном виде, используя все виды ЭЦП, регламентированных в нашей стране – УКЭП, УНЭП и ПЭП, не создавая бумажных копий для реестра или архива.
В ходе проекта внедрения системы БОСС-Кадровик были выполнены работы по замене используемого программного обеспечения с переносом всех архивных данных, в т.ч. и исторических, с возможностью оперативного доступа к ним. В ходе проекта сделана интеграция с другими информационными системами, используемыми в компании, таких как СКУД, AD, RMS Planning - планирование ресурсов по согласованным с перевозчиком технологическими графиками обслуживания ВС, обмен данными с AODB, базы данных хранящей всю технологическую информацию и фиксирующую все текущие операции, происходящие в аэропорту.
Сегодня в новой цифровой среде работают около 250 специалистов по кадровому учету, а расчет зарплат и отчислений производится для 5 000 сотрудников компании.

Уникальный проект, который был реализовали полностью в дистанционном режиме совместно со специалистами компании «ВВСС» в непростых условиях локдауна 2020-2021г.г., позволил посмотреть новым взглядом на собственные ресурсы и профессионализм сотрудников обоих компаний. Нам удалось создать не просто проектную команду, а коллектив единомышленников, который способен решать любые задачи в такой сложной ситуации. Ведь установка и настройка новых технических решений требует слаженной и согласованной работы, коммуникации и плотного общения большого количества не только членов проектной группы, но и профессиональных пользователей на конечных рабочих местах заказчика. Внедрение новой HRM-системы требует серьезной проработки не только инфраструктурных вопросов, но и изменения HR бизнес-процессов, привычных рядовому пользователю. В конечном счете, успех всего проекта автоматизации зависит от удобства повседневной работы в системе именно сотрудников, а из этого уже будет повышаться производительность всего бизнеса в целом.
Выполнение работ по цифровой трансформации функций управления персоналом на базе системы БОСС-Кадровик в компании «Воздушные Ворота Северной Столицы» позволит повысит эффективность деятельности подразделений компании с точки зрения оперативности управления сотрудниками компании и принятия управленческих решений.

География проекта

Заказчик: Северо-Западный федеральный округ, г Санкт-Петербург

Исполнитель: Центральный федеральный округ, г. Москва

Дополнительные презентации:

Год
Предметная область
Отрасль
Управление