Внедрение централизованной системы учета дилерских центров

Ключевая цель проекта – централизация учётной функции, сокращение операционных затрат, своевременная сдача отчётности. Ожидалось повышение эффективности деятельности компании за счет повышения уровня автоматизации и оптимизации работы бухгалтерских подразделений дилерских центров группы "Лада-Сервис". В том числе, планировалась унификация методологии ведения учета дилерских центров АО "АВТОВАЗ" и внедрение единых принципов управления документооборотом бухгалтерий, включая технические и организационные аспекты.

Основной продукт - 1С:Бухгалтерия КОРП.

Схема интеграции включает в себя системы "1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП", "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП", "1С:Документооборот 8 КОРП", "Альфа-Авто 5.1", а также систему потокового сканирования "ABBYY FlexiCapture 12". Интеграция была выполнена с использованием программного решения «DATAREON ESB». Объем документов на пилотной площадке составлял до 15 000 штук на дилера в месяц.

Группа АВТОВАЗ является членом альянса Renault-Nissan-Mitsubishi. Предприятия группы осуществляют полный цикл производства автомобилей под брендами LADA, Renault, Nissan и Datsun. Официальная дилерская сеть Lada является крупнейшей в России - более 300 дилерских центров. Руководство АО "АВТОВАЗ" инициировало проект по внедрению централизованной системы учета дилерских центров.

Задачи проекта:

• Внедрение системы на пилотном контуре (3 дилерских центра и центральная бухгалтерия «Лада Сервис»);
• Автоматическое потоковое сканирование и распознавание копий первичных документов;
• Интеграция подсистемы потокового сканирования и распознавания первичных документов с системами оперативного учёта дилерских центров;
• Автоматический ввод первичных документов в дилерских центрах, хранение копий в системе электронного архива и документооборота;
• Передача данных из дилерских центров (из систем оперативного учёта, учета персонала и систем начисления заработной платы, электронного архива и документооборота) в единую систему бухгалтерского и налогового учета;
• Интеграция подсистемы потокового сканирования и распознавания первичных документов;
• Интеграция с централизованной системой НСИ и Центральным казначейством Заказчика.

Проект был реализован специалистами "GRADUM" в пилотной группе из трех дилеров в Тольятти. До реализации проекта системы бухгалтерского и налогового учета располагались на площадке дилера. Для учета заработной платы использовались различные продукты на платформе "1С".

В результате работы, проделанной в ходе проекта командами "GRADUM" и АО "АВТОВАЗ", была упорядочена и унифицирована работа бухгалтерских подразделений пилотных дилерских центров группы "Лада-Сервис". Команда "GRADUM" разработала единую централизованную систему бухгалтерского и налогового учета, централизованную систему учета персонала и расчета заработной платы, запустила электронный архив и документооборот, разработала систему интеграции территориально распределённой сети дилерских центров и реализовала подсистему потокового сканирования и распознавания первичных документов на местах.

Функциональность и производительность новой системы были подтверждены в ходе опытной эксплуатации системы и нагрузочных испытаний. В результате проекта был достигнут важный результат: выполнено условие быстрого закрытия месяца (в течение 3 календарных дней). Результат был подтвержден в течение 4 месяцев опытной эксплуатации с привлечением специалистов "GRADUM", а с 5 месяцев - службой поддержки клиентов заказчика.

Отсутствие интеграции с централизованной бухгалтерий и казначейством приводило к необходимости вести операции расчётов в ручном режиме. Отклонения в учётных процессах дилеров приводили к необходимости периодической сверки данных с центральной бухгалтерией.