Электронный архив

Заказчик
АО ВТБ Лизинг
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО «Хомнет Консалтинг»
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Июль, 2019 - Декабрь, 2020
Масштаб проекта
7554 человеко-часов
Цели
  • Организация структурированного и упорядоченного хранения лизинговой документации в едином централизованном хранилище.
  • Обеспечение сохранности информации, надежное и удобное хранение документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа.
  • Повышение операционной эффективности, увеличение скорости и качества обработки документов.
  • Повышение уровня удовлетворенности пользователей за счет представления удобного инструмента для быстрых и эффективных действий по работе с документами организации.
  • Эффективный обмен документированной информацией между сотрудниками и региональными подразделениями компании. Снижение бумажного документооборота.
  • Соблюдение требований комплаенс в части предоставления документов в проверяющие и надзорные органы.
  • Отсутствие прироста численности персонала при существенном росте объемов бизнеса и документов.
  • Минимизация ошибок, снижение операционных и репутационных рисков.

Уникальность проекта

1. Территориальный охват проекта: 60 региональных подразделений по всей территории РФ. 2. Автоматизировано бизнес-процессов: 14 БП. 3. Автоматизировано рабочих мест: 600 пользователей. 4. Большие объемы данных: мигрировано более 4 млн. файлов. 5. Единовременное внедрение во всех региональных подразделениях компании. 6. Предусмотрена интеграция с системой налогового мониторинга для предоставления документов по запросам налоговых органов. 7. Внедрение функции штрихкодирования и потокового сканирования документов. 8. Построение сквозного процесса и контроль документов на всех этапах прохождения сделки. 9. Отечественное программное обеспечение – 1С: Документооборот 8. 10. Система является платформой для дальнейшего развития электронного документооборота. Внедрение Электронного архива большой шаг на пути к полной цифровизации. 11. Автоматизация бизнес-процессов позволила достигнуть снижение расчетного времени на операцию и контроль на 30%, снижение бумажного документооборота на 30%.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО
  • 1С: Документооборот 8.3
  • Принтеры для печати штрих-кода и потоковые сканеры
  • 1с Хомнет Лизинг
  • Microsoft Dynamics 2016
  • Microsoft Dynamics 365
  • 1 С Консолидация
Сложность реализации

Структура сделки:

- Необходимость поддержания древовидной структуры сделки, настройка связей между родительскими и дочерними документами, настройка четырехуровневой иерархии в структуре сделки.


Миграция данных:

- Нормализация и кластеризация данных для миграции, сохранение связей документов, обогащение и синхронизация созданных карточек в системе с информацией из разных фронт-офисных систем по историческим документам.


Интеграция данных:

- Сложные интеграционные процессы из-за большого числа источников информации по идентичным данным. Интеграционно передается большое количество документов, а по некоторым видам и файлы. По каждому виду документа предусмотрены свои сценарии интеграции.


Запуск системы в ПЭ:

- Запуск в промышленную эксплуатацию в удаленном формате работы в связи с эпидемиологической обстановкой в стране, удаленное подключение и настройка потокового сканирования и оборудования порядка 110 пользователям системы.
Описание проекта
  1. Осуществлен перевод хранения всей документации с файлового сетевого ресурса в АС Электронный архив.
  2. Реализован механизм автоматической генерации и присвоения штрих-кода на печатные формы документов, внедрена функция потокового сканирования.
  3. Проведена интеграция с системами CRM и Хомнет Лизинг, разработаны универсальные интеграционные сервисы.
  4. Автоматизированы процессы создания карточек документов, заполнения атрибутов карточки, передачи скан-образ документа.
  5. Автоматизирован процесс передачи и хранения электронных документов, подписанных ПЭП и КЭП.
  6. Автоматизирован процесс массовой выгрузки документов по запросам налоговых органов.
  7. Формирование Акта приема-передачи документов в архив осуществляется автоматически, внедрен прозрачный контроль движения документов на всех этапах жизненного цикла.
  8. Автоматизирован процесс выдачи документов, маршрутизации заявок на выдачу. Возможно получение актуальных данных по статусу и местонахождению оригиналов.
  9. Автоматизирован процесс передачи документов с внутреннего хранения во внешний архив. Осуществлен перевод на аутсорсинг функции оперативного хранения документации.
География проекта

60 региональных подразделений АО ВТБ Лизинг по всей территории РФ

Дополнительные презентации:
ВТБЛ_архитектура ЭДО.pdf
Коментарии: 2
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 2235
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    21.12.2021 21:50

    Добрый день! Я правильно понял, что налоговые органы имеют доступ в эту систему и могут от туда получать документы напрямую?

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 1030
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    08.01.2022 16:45

    Интересный с учетом приведенных интеграционных решений проект, прошу уточнить в каком процессе и для чего используются принтеры для печати штрих-кодов. На архитектурной схеме указано, что налоговые органы имеют доступ к системе, уточните для них отдельные панели с необходимыми для ФОИВ данными или доступ ко всем модулям и данным системы реализован? Также просьба сообщить по какому приницпу выбрана текущая система СЭД с учетом, что в головном ВТБ используется СЭД Company Media, нет ли единой политики по группе в использовании единой линейки ПО?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление