Внедрение системы управления закупками в «Государственной транспортной лизинговой компании (ГТЛК)» на базе «1С:Управление холдингом»

Заказчик
АО «ГТЛК»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО "Аксиома-Софт"
Год завершения проекта
2021
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2019 - Февраль, 2021
Масштаб проекта
320 автоматизированных рабочих мест
Цели

Данный проект инициирован руководством "ГТЛК" с целью создания системы автоматизации управления закупочной деятельностью Общества.

Основные задачи, решение которых было возложено на внедряемую информационную систему:

  • унификация бизнес-процессов управления закупочной деятельностью Общества;
  • существенное улучшение управляемости и прозрачности бизнес-процессов управления закупочной деятельностью;
  • реализация настраиваемых процессов согласования документов в рамках регламентированных и нерегламентированных закупочных процедур на всех уровнях контроля;
  • управление операционным риском выполнения операций, уменьшение влияния факторов ошибок и человеческого фактора при осуществлении соответствующих направлений деятельности:
    • уменьшение времени на выполнение рутинных операций;
    • снижение вероятности ошибок персонала при вводе данных за счет использования логического контроля, контрольных соотношений, исключения дублирования информации, должного распределения полномочий;
    • повышение производительности труда (в том числе экономия рабочего времени и связанных экономических затрат) при выполнении процессов закупочной деятельности;
  • снижение издержек и повышение скорости принятия решений по ключевым вопросам закупочной деятельности Общества;
  • улучшение качества мониторинга, анализа и контроля процессов управления закупочной деятельностью;
  • улучшение качества отчетных и аналитических сведений, скорости их формирования, в том числе – в режиме реального времени;
  • реализация механизмов автоматизированной подготовки, публикации и контроля размещения сведений об исполнении Договоров, заключенных в соответствии с Федеральным законом "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" от 18.07.2011 N 223-ФЗ на протяжении всего жизненного цикла.

Уникальность проекта

Разработанная система управления закупочной деятельностью обладает следующими возможностями:
  • подготовка единого реестра заявок на закупку;
  • подготовка плана закупок;
  • формирование шаблонов закупочных документов, передача согласованного проекта договора из СЭД в Систему управления закупочной деятельностью;
  • проведение многолотовых закупок, интеграция с ЭТП;
  • передача заявок участников на экспертное заключение в экспертную группу, заключения рассматриваются на очном заседании комиссии, результат регистрируется в системе секретарем;
  • заключение договоров в электронной форме, проект договора размещается на ЭТП для подписания между сторонами;
  • сведения об объеме оплат регистрируются и проходят цикл согласования в системе, утвержденные сведения консолидируются в ежемесячной и годовой отчетности;
  • календарь закупщика – автоматизированное рабочее место закупщика, консолидирующее важную информацию по закупочным процедурам, информирует о сроках нового этапа, сведения передаются на этп.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО

Внедренные программные продукты

1С:Управление холдингом :

  • Управление закупками

Сложность реализации

Автоматизированная система управления закупками в Государственной транспортной лизинговой компании создана на базе программного продукта "1С:Управление холдингом".

Система интегрирована в ИТ-ландшафт компании, разработаны механизмы интеграции с внешними системами, такими как:

  • единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) – в части обмена данными о заключении и исполнении договоров, а также сопроводительной закупочной информацией. Система использует сервисы интеграции с ЕИС, предоставляемые "1С", доработанные под требования проекта.
  • электронные торговые площадки – в части обмена данными о проведении закупочных процедур. Система использует сервисы интеграции с ЭТП, предоставляемые "1С", доработанные под требования проекта.

Описание проекта

Государственная транспортная лизинговая компания (АО "ГТЛК") — крупнейшая лизинговая компания России, инструмент государственной политики управления и устойчивого развития транспортной отрасли России, входит в перечень системообразующих организаций российской экономики. ГТЛК обеспечивает реализацию государственной поддержки транспортной отрасли, формирование эффективной транспортной инфраструктуры, привлечение внебюджетных инвестиций, развитие отечественного машиностроения, наряду с цифровой трансформацией и повышением операционной эффективности компании.

До старта проекта Компания не имела единого автоматизированного решения в рамках деятельности по управлению закупочной деятельностью. Основные факторы, послужившие причинами внедрения системы управления закупочной деятельностью:

  • подготовка частей пакета закупочной документации велась в различных системах, согласование в бумажной форме;
  • подготовка документации о закупке осуществлялась вручную, включая ручное заполнение форм извещения и связанных документов;
  • в компании осуществлялся ручной контроль за соблюдением условий проведенной закупочной процедуры, а также условий заключения и размещения сведений об исполнении договоров на протяжении всего их жизненного цикла;
  • отсутствовала автоматическая выгрузка данных об исполнении договоров на ЕИС, формирование пакета документов и размещение на площадках ЭТП\ЕИС производилась в ручном режиме;
  • присутствовала необходимость осуществлять ручной сбор внутренней и внешней отчетности, её консолидацией и передачу сведений на ЕИС.

Результаты проекта

Бизнес-процесс управления закупочной деятельностью автоматизирован для обеспечения выполнения функций по накоплению, хранению, передаче и обработке информации о закупочной деятельности АО "ГТЛК", осуществляемых в соответствии с нормами положения о закупках и требований Федерального закона "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" от 18.07.2011 N 223-ФЗ.

Достигнутые цели по бизнес-процессу:

  • получен эффективный инструмент управления закупочной деятельностью компании;
  • обеспечена прозрачность, необходимая для управления закупочной деятельностью;
  • документы об инициации и проведении закупки связаны в единое целое с заключенными по итогу проведения процедур Договорами, включая детализированные сведений обо всех циклах прохождения процедуры;
  • обеспечена взаимосвязь процессов СЭД и закупочной деятельности;
  • прозрачность процесса выбора контрагента по регламентированным и нерегламентированным процедурам;
  • сокращение трудозатрат на подготовку и согласование закупочной документации;
  • снижение ошибок при подготовке отчетности.
География проекта
Центральный федеральный округ РФ
Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.