Автоматизация документооборота c использованием DocSpace.

Заказчик
АО «РАОС Проект»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО «Контек»
Год завершения проекта
2021
Сроки выполнения проекта
Август, 2020 - Август, 2021
Масштаб проекта
4500 человеко-часов
Цели
  1. Сокращение бумажного документооборота и потерь документов.
  2. Создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов без перехода в смежные системы.
  3. Ускорение цикла согласования документов.
  4. Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.
  5. Накопление корпоративных знаний для возможности принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегание повторения ошибок и быстрого обучения новых сотрудников.
  6. Повышение скорости и улучшения качества принятия управленческих решений.
  7. Усиление контроля исполнения поручений (наличие полной информации о порученных заданиях, сроках и результатах выполнения работ).
  8. Реализация модуля аналитической отчетности по документам и поручениям.
  9. Обеспечение возможности работы пользователей с документами при дистанционном формате трудовой деятельности.

Уникальность проекта

  1. Территориальная распределенность проекта, комплексная автоматизация бизнес-процессов компании в России и Финляндии.
  2. Масштабная миграция файлов на момент запуска в эксплуатацию из системы на базе Lotus Notes.
  3. Разработка механизма интеграции с использованием ActiveMQ Artemis в качестве брокера сообщений для обмена данными с другими системами.
  4. Реализация детализированных аналитических отчетов с визуализацией по документам и поручениям.
  5. Обучение новых сотрудников работе в DocSpace посредством обучающих курсов в системе дистанционного обучения LMS365.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО
СЭД DocSpace на базе MS SharePoint 2013.
Вспомогательные системы: LMS 365.
Инструменты:
  • SQL Server Integration Services
  • SQL Server Analysis Services
  • SQL Server Reporting Services
  • MS Power BI
Сложность реализации
  1. Отсутствие описания бизнес-процессов, большой объем автоматизируемых процессов.
  2. Наличие нескольких функциональных заказчиков в каждом реализуемом процессе, разнообразные неструктурированные требования.
  3. Сложная ролевая модель.
Описание проекта
В рамках проекта в общей сложности автоматизировано 24 бизнес-процесса с определенным жизненным циклом, разработано более 10 печатных форм, настроена система уведомлений, проведены интеграции с 1С: ЗУП, Active Directory, IBM Lotus и ActiveMQ Artemis, разработаны обучающие курсы по работе в Системе.

Внедренные модули продукта:
1. Управление организационно-распорядительной документацией (входящие и исходящие документы, служебные записки, приказы, протоколы).
2. Управление договорами (договоры, соглашениями о конфиденциальности, дополнительные соглашения, приложения, акты).
3. Управление закупками (технические задания, закупки, закупочная документация).
4. Управление мероприятиями (заявки на бронирование переговорных комнат, мероприятия, заявки на командировки).
5. Управление заявками (заявки на предоставление пропуска, заявки на предоставление средств индивидуальной защиты, заявки на создание новой учетной записи, заявки на изменение прав доступа, заявки на блокировку учетной записи, заявки на местные командировки, заявки на перевод).
6. Учет и контроль исполнения поручений.
7. Учет и контроль ведения совещаний, в том числе ведение протоколов и создание поручений/резолюций по совещаниям на основании загруженных данных.
8. Управление отчетами.
Система используется как электронное хранилище документов с возможностью отправки документов по маршруту обработки и совместной работы в режиме редактирования над документами и файлами.
Отчётность, сформированная в Power BI, позволяет получать необходимую информацию о ходе выполнения поручений и задач, а также контролировать движение документов в Системе. Создание единого источника, благодаря которому информация из разных систем автоматически собирается в едином хранилище, позволяет формировать отчеты по данным из разных Систем.
Обучение сотрудников работе в DocSpace проходит посредством обучающих курсов в Системе дистанционного обучения LMS365.
В результате внедрения DocSpace удалось сократить время и трудозатраты на подготовку, согласование, поиск документов и получение отчетности. В условиях дистанционного формата работы получилось быстро и эффективно организовать работу сотрудников.

География проекта
Россия: Санкт-Петербург, Москва.
Финляндия: Хельсинки, Пюхяйоки.
Дополнительные презентации:
Архитектура системы.png
Архитектура подсистемы отчетов.png
Объектная модель.png
Коментарии: 4
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 2235
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    23.12.2021 13:24

    Добрый день! Система с версиями документов умеет работать? или такой функцональности не предусмотрено? Такая возможность действительно была бы сейчас особенно востребована..

    • Анна Строцкая Максим
      Рейтинг: 25
      ООО Контек
      Заместитель директора департамента Modern Workplace
      11.01.2022 12:03

      Добрый день! Система электронного документооборота DocSpace позволяет просматривать, редактировать и совместно работать над документами.
      В Системе поддерживается возможность работы с версиями файлов. История версий файла накапливается путем сохранения каждой версии, при любом изменении документа пользователем. Информация о времени изменения и пользователе также фиксируется в журнале версий документа.

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 1030
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    08.01.2022 13:41

    В описании указано, что была выполнена интеграция с используемым IBM Lotus и при этом также миграция с данной системы, что противоречит. По каким критериям был выбран СЭД DocSpace на базе MS SharePoint 2013 если на рынке есть специализированные СЭД, тот же самый IBM Lotus или многие российские аналоги 1С Документооброт, Directum, Tessa и другие. В периметре присутствует зарубежная площадка, все решения сделаны на двух языках, интересует особенно в части 1С ЗУП, использовалось специальное ПО 1С для зарубежных рынков или реализация и поддержка российской версии на 2-х языках?

    • Анна Строцкая Дмитрий
      Рейтинг: 25
      ООО Контек
      Заместитель директора департамента Modern Workplace
      11.01.2022 12:07

      Добрый день! Миграция большого объема данных была выполнена на этапе внедрения Системы в эксплуатацию. Немного позже, в процессе начала работы с Системой, был разработан механизм для интеграции данных с IBM Lotus через промежуточный брокер ActiveMQ Artemis.
      Выбор сделан в сторону DocSpace, так как данная Система работает на базе SharePoint 2013, который, на момент принятия решения, уже был внедрен у Заказчика в компании.
      Интеграция с 1С ЗУП реализована в модулях, которые используются только представительством компании в России.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление