Модификация системы электронного документооборота на базе 1С:Документооборот КОРП

Заказчик
НКО "Мобильная карта"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
WiseAdvice-IT
Год завершения проекта
2021
Сроки выполнения проекта
Январь, 2020 - Январь, 2021
Масштаб проекта
100 автоматизированных рабочих мест
Цели
  • Реализация концепции "безбумажного делопроизводства", включая применение электронной подписи;

  • Создание единого информационного пространства для работы пользователей с документами и задачами, представленными в электронном виде за счет бесшовной интеграции систем "1С:Предприятие";

  • Повышение эффективности работы сотрудников за счет сокращения сроков ввода и исключения дублирования ввода информации в разные учетные системы по договорам;

  • Сокращение времени на обработку результатов многошагового согласования внутренних документов за счет разработки и внедрения технологии версионности параллельного согласования, учитывающей, в т.ч. фактическую очередность согласования документов разными пользователями;

  • Минимизация транзакционных издержек за счет оцифровки процессов работы с документами (мгновенный транспорт по цепочке обработки от сотрудника к сотруднику);

  • Вхождение новой системы в ИТ-инфраструктуру компании как системы управления мастер-данными.

Уникальность проекта

Новая информационная система помогла перейти на безбумажную модель документооборота с применением электронных подписей. Обеспечена возможность одновременного редактирования несколькими пользователями текста вложенного файла в режиме онлайн непосредственно из системы "1С" без сохранения на локальный диск.

Новый механизм "Подверсии" был полностью разработан с "нуля" на основании выставленных требований и позволяет создавать не только очередные версии, но и промежуточные подверсии редактируемого файла с фиксацией их очередности в хронологическом порядке, ФИО создавшего подверсию сотрудника, а также показывает, в какую версию или подверсию вносились правки конкретным согласующим.

Разработанный механизм позволил значительно сократить время обработки автором всех изменений, вносимых в редактируемый документ, при условии большого количества согласующих лиц.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО

Внедрена современная ECM-система с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников “1С:Документооборот КОРП”.

Для реализации концепции "безбумажного делопроизводства" 7 справочников НСИ в программе "1С:Документооборот" были интегрированы с одноименными справочниками в "WA:Финансист" (собственное тиражное решение ИТ-интегратора на платформе “1С:Предприятие 8” для автоматизации процессов, связанных с учетом финансовой деятельности) и "1С:Административно-хозяйственная деятельность банка":

  • Контрагенты

  • Договоры

  • Банковские счета

  • Валюты

  • Контактные лица

  • Виды контактной информации

  • Структура предприятия.

Сложность реализации

Отклонение по срокам проекта на 15% произошло в связи с длительными выходными днями в 2020 году из-за ограничительных мер по недопущению распространения коронавирусной инфекции COVID-19.

Описание проекта

Программно-аппаратная платформа заказчика ориентирована на высокую отказоустойчивость с соблюдением уровня SLA не менее 99.99%, с возможностью обрабатывать в базовой конфигурации около 6000 платежей в минуту.

В компании процессы бюджетирования, казначейства и регламентированного учета были автоматизированы на базе продуктов 1С, документооборот организации - на другой платформе. Отсутствие интеграции между используемой системой электронного документооборота и учетными программами 1С приводили к необходимости ручного ввода контрагентов, договоров и платежных реквизитов в учетные системы, не позволяя использовать действующую СЭД в качестве единой "точки входа" и хранилища документов. Также не применялись технологии подписания внутренних документов электронной подписью.

Руководство приняло решение о переходе на электронное делопроизводство, и в качестве новой системы ЭДО был выбран продукт "1С:Документооборот 2.1 КОРП", как позволяющей настроить интеграцию с существующими учетными системами на базе 1С и обеспечить полную унификацию и единое хранилище всех документов компании в единой системе. За реализацией руководство НКО "Мобильная карта" обратилось к своему давнему партнеру – компании "WiseAdvice-IT".

В ходе проекта было автоматизировано 100 АРМ и следующие функциональные блоки:

  • Договорные документы. Обеспечивает согласование, утверждение и хранение договорных документов;

  • Делопроизводство. Обеспечивает учет, обработку и хранение входящих, исходящих, внутренних документов;

  • Обмен данными. Дает возможность пользователям эффективно работать в одной программе, получая данные из другой конфигурации, переходя по гиперссылкам.

  • НСИ и администрирование. Обеспечивает функционирование прочих модулей и разграничение прав доступа на объекты системы.

Настроены 9 типов процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составной процесс, комплексный процесс. Для каждого процесса используется своя схема работы, которая легко настраивается под специфику предприятия. При этом для автоматизации сложной обработки документов для любой задачи управления предусмотрено использование комплексных процессов. Используется произвольный порядок выполнения этапов, установка условий, электронная подпись для виз согласования, утверждения и резолюций руководителя. Всего разработано 13 процессов.

Результаты проекта

  • Сокращение трудозатрат в подразделениях на 20%;

  • Сокращение операционных и административных расходов на 30%;

  • Ускорение обработки документов на 30%.

В рамках реализации концепции "безбумажного делопроизводства":

  • В системе ведут всю официальную деловую переписку от лица компании с внешними контрагентами:

  • Учет поступающих документов от организаций и обращений от физических лиц.

  • Учет исходящих документов, как ответных, так и инициативных.

  • Разработаны и могут применяться шаблоны документов и файлов.

  • Автоматизирован процесс работы с поступающими и отправляемыми документами: все они регистрируются и обрабатываются в системе в четком соответствии с настроенными маршрутами. Всего в системе настроено более 20 сложных маршрутов.

  • В системе ведут весь внутренний документооборот между структурными подразделениями компании, а также все договорные документы.

    • Учет организационно-распорядительных, информационно-справочных и других внутренних документов.

    • Корпоративное управление (протоколы заседаний СД, ГОСУ, ВОСУ).

    • Повседневная работа с обычными файлами.

  • Все внутренние нормативные и распорядительные документы компании заверяют с помощью ЭП.

Система обеспечила пользователей удобными инструментами для работы в едином информационном пространстве, а также привела к росту эффективности управления такими бизнес-процессами, как:

  • Управление мастер-данными (одна точка ввода ключевых справочников);

  • Сканирование и штрихкодирование;

  • Объединение документов в комплекты;

  • Хранение и сравнение версий файлов;

  • Контроль сроков исполнения документов и задач;

  • Контроль исполнительской дисциплины.

Благодаря этому:

  • Появилась возможность оперативного получения необходимой информации в полном объеме за счет консолидации всех документов компании в едином структурированном архиве;

  • Существенно сократились сроки согласования документов в рамках существующих бизнес-процессов;

  • Уменьшились рутинные транзакции, связанные с обработкой бумажных документов;

  • Налажен мониторинг и контроль текущих бизнес-процессов и задач сотрудников.

География проекта
Офис НКО “Мобильная карта” расположен в г. Санкт-Петербурге, Северо-Западного федерального округа РФ.
Дополнительные презентации:
Функциональная архитектура решения.png
Схема бизнес-процесса обработка нетипового договора.jpg
Коментарии: 2
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 2235
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    21.12.2021 21:42

    Добрый день, система охватывает только внутренние документы, созданные внутри Вашей Компании?
    Кроме Ваших сотрудников это информационной системой никто не пользуется, или есть и внешние пользователи, не входящие в контур Вашей компании?

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 1030
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    08.01.2022 13:31

    Добрый день. У вас указано, что в системе реализовано корпоративное управление (протоколы заседаний СД, ГОСУ, ВОСУ), правильно я понимаю, что как внутренние, так и внешние участники согласовывают и подписывают документы с использованием КЭП, вы закупили и ежегодно перевыпускаете 100 КЭП? Действительно удалось полностью уйти от бумажного документооброта, все-таки от государства есть требования хранить в бумаге или уже изменились требования, как решили данный вопрос? Как организован электронный архив по хранению документов?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление