Документооборот со скоростью ветра

• уменьшение затрат на расходные материалы путем минимизации бумажного документооборота;

• ускорение процессов за счет постоянного мониторинга состояния документа, уведомлений на почту пользователям о просроченных или новых заданиях;

• соблюдение регламентов работы с потоками документов в рамках автоматизируемых бизнес-процессов за счет использования задач по автоматизированным регламентам, повышение исполнительской дисциплины;

• отсутствие необходимости физического размножения документов и перемещения бумажных копий лично и курьерами;

• улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;

• повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;

• минимизация потерь документов за счет:

- хранения документов в едином электронном архиве в рамках Системы с возможностью поиска по ключевым полям карточек документов;

- минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками;

• накопление корпоративных знаний, ускорение обучение новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.

В качестве интересных решений и особенностей в подходах предлагаем обратить внимание на следующие реализации по поставленным задачам.

Для работы через мессенджер Viber, было установлено и настроено техническое решение «Чат-бот Viber», что предоставило возможность производить процесс ознакомления с распорядительными документами, а также работу с сервисными заявками без использования прямого подключения к системе Directum RX.

Для документов добавлена возможность отметки о конфиденциальности информации, хранящейся в документе. Для выбора доступны следующие грифы конфиденциальности: коммерческая тайна, для служебного пользования. Настройка грифа секретности вынесена на карточку документа, при использовании влияет на:

• Уровень доступа к свойствам и действиям с документами;

• Формирование регистрационных данных;

• Автоопределение информации о хранении документа.

При работе с входящими письмами в момент регистрации организована работа по автоматическому преобразованию последней версии документа в PDF с проставлением штампа регистрации.

Среди прочих созданных отчетов в рамках проекта внедрения особенно выделяется отчет «Лист согласования».

В рамках работы с договорными документами в компании используется двуязычный лист согласования индивидуального формата, заполнение которого автоматизировано.

При подходе к задачам по интеграции Directum RX с внешней системой было определено использование трёх отдельных путей взаимодействия.

Directum RX sync 1C – при работе использует коннектор 1С, что позволяет производить удобную настройку и запуск синхронизации данных по расписанию. Но вследствие нестандартной конфигурации 1С сопровождается формированием новых правил обмена, требовался индивидуальный подход к каждому из выбранных объектов синхронизации. Использовался для синхронизации по объектам: Валюты, Банки, Контрагенты, Договоры и т.д.

WebApi Directum RX – позволяет в необходимый момент времени отправить запрос на внесение, изменение или получение данных из Directum RX путем формирования запроса со стороны внешней системы. Формирование новых моделей обмена позволило реализовать необходимое внесение информации в систему Directum RX по событиям и действиям, требующим моментального переноса или запроса данных из внешней системы. Один из примеров применения на проекте - передача информации и тел первичной учётной документации, такой как накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, входящие счета и реестры платежей. Связь переданных данных осуществляется через идентификаторы со стороны 1С (GUID).

Web сервис 1С – по аналогии с вышеописанным предоставляет возможность отправки необходимой информации, только уже при срабатывании событий или действий со стороны Directum RX. Средствами .Net framework организована передача данных на сторону 1С в случае изменения состояния жизненного цикла или состояния согласования определённых в обработке типов документов.

Применение такого подхода позволило организовать корректную, быструю и своевременную синхронизацию данных между системами.