Автоматизация проверки контрагентов

Заказчик
ООО «Мерц Фарма» Россия
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Акелон
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Февраль, 2020 - Октябрь, 2020
Масштаб проекта
3250 человеко-часов
Цели
Компания взаимодействует с большим количеством контрагентов. Используемая в Merz Pharma программа уже не справлялась с масштабом документооборота.

Руководство решило перейти с действующей системы автоматического документооборота на Directum RX.

Ключевыми факторами при выборе стали: гибкие инструменты настройки и отслеживание жизненного цикла объектов.

Команда внедрения поставила перед собой цели:
  1. Перевести в «цифру» проверку контрагентов, работу с договорными и финансовыми документами, тендерную деятельность.
  2. Выстроить прозрачные процессы для внутреннего и внешнего аудита.
  3. Оптимизировать электронный документооборот, чтобы гарантировать целостность и актуальность оригиналов, контролировать их изменение.

Уникальность проекта

  • Разработан новый механизм проверки Контрагентов, включающий различные инструменты и модификации
  • Разработан механизм проверки договорных и связанных с ними финансовых документов по ряду важных для заказчика критериев
  • Выполнена модификация утилиты импорта под специализацию клиентов
  • Под запрос заказчика реализован отчет по среднему сроку согласования документов
  • Формирование Актов премии с помощью OpenXml
Использованное ПО
Directum RX
Сложность реализации
Описание проекта

Прозрачная работа с контрагентами

Благодаря цифровизации проверять благонадежность партнеров стало удобнее:
  • когда досье поступают на согласование, система проверяет вложение обязательных документов: устав или бухгалтерскую отчетность и т.д согласно Политики компании;
  • справка о рассмотрении контрагента с электронными подписями всех участников формируется автоматически;
  • вся информация о виде и категории контрагента отображается в карточке – легко получить доступ к условиям контрактации, результатам текущей и планам следующих проверок;
  • суммы контрактов рассчитываются автоматически с делением на тендерный и нетендерный тип – в системе можно настроить права доступа к этой информации.
Справка о проверке контрагента
Проверка обязательных документов для согласования

Карточка справочника «Организации»

Договорная работа

Чтобы договорные и связанные финансовые документы отвечали контрактной политике компании, система автоматически проверяет их:
  • контролирует соответствие тендерному лимиту;
  • сверяет итоги тендера и ранее созданные документы в разрезе календарных лет;
  • сверяет соответствие статьи затрат выбранному поставщику, а вид договорного документа — контрагенту.
  • проверяет состояние договора, к которому сформировано дополнительное соглашение.
Если документ не соответствует требованиям, система уведомляет сотрудника. Суммы, сроки и актуальность по закупкам контролируются автоматически.
Справочники «Тендерные лимиты», «Суммы контрактации»
Отчет по среднему сроку согласования помогает оптимизировать работу с договорами. Руководитель видит, на исполнение каких этапов уходит больше времени, и может оперативно принять меры.
Отчет «Средний срок согласования договоров»

Работа с финансовыми операциями

В системе оптимизировали процессы по созданию и согласованию документов на оплату. Это помогло оперативно оповещать сотрудников бухгалтерии о расхождениях:
  • когда сумма, выставленная по договору, превышает лимит;
  • если валюта платежа не соответствует указанной в ведущем документе.
Были цифровизированы рутинные операции – Directum RX автоматически ставит отметку об оплате и ее дате, а бухгалтерия может быстро выгрузить список счетов для расчета.

Результаты проекта

  • Цифровизирована работа с договорными документами закупки и реализации;
  • Выстроен процесс по тендерной политике – с момента формирования заявки до фиксирования итогов;
  • Сокращено время на операции с финансовыми документами: счетами на оплату, реестрами платежей;
  • Реализовано списание и получение образцов продукции: автоматическое формирование накладных упростило процесс для конечного потребителя;
  • Оптимизировано премирование контрагентов: создание и согласование заявок на вознаграждение, создание актов в зависимости от вида;
  • Запущен механизм по согласованию новых контрагентов и проверке информации о текущих;
  • Разработано 8 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов и 5 новых модулей для комфортной работы пользователей.
География проекта
Российское представительство (Москва)
Дополнительные презентации:
Мерц карточки.pdf
Коментарии: 1
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 2234
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    21.12.2021 21:35

    добрый день! сбор сведений о контрагенте не входит в охват предметной области предлагаемого решения? Реализовано только хранение сведений и выдача данных по внешнему запросу?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление