Цифровизация делопроизводства в кампусах высшего учебного заведения на базе кастомизированной системы 1С:Документооборот 8

Заказчик
ФГУП ФГАОУ ВО "Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
1С:Франчайзи Виктория
Год завершения проекта
2021
Сроки выполнения проекта
Январь, 2020 - Март, 2021
Масштаб проекта
4000 автоматизированных рабочих мест
Цели

  • Заменить существующую систему электронного документооборота ВУЗа и обеспечить компанию гибко настраиваемой СЭД, в том числе соответствующей требованиям: лёгкость интеграции с любыми программными решениями, количество специалистов/разработчиков на рынке труда, количество подрядчиков и стоимость последующего сопровождения/развития.

  • (дополнительная цель вне проекта, сформирована в процессе реализации) Обеспечить в СЭД масштабируемый механизм подписания документов КЭП для реализации стратегической задачи - отказ от бумажных носителей в процессах делопроизводства ВУЗа. 

  • Разработать и внедрить СЭД в нескольких кампусах (Москва, Нижний Новгород, Санкт-Петербург, Пермь) – удалённо, в условиях пандемии.

  • Обеспечить бесперебойную работу мультисистемных процессов (сквозных бизнес-процессов, подразумевающих участие и интеграцию нескольких систем) - при условии 4 существующих и более 5 разрабатывающихся ИС ВУЗа.

  • Обеспечить перенос и возможность использования исторических данных за весь период существования «старой СЭД» - более 1 500 000 документов и файлов, сформированных с 2009 года, с сохранением связей, печатных форм, статусов.

  • Обеспечить запас аппаратных мощностей для функционирования системы минимум на 5-летний период.

  • Обеспечить одномоментный переход по всем подразделениям НИУ ВШЭ и по всем видам документов за исключением пилотных процессов безбумажного документооборота (ГПД) и Приёмной кампании 2020-онлайн – 4 кампуса, более 4 000 сотрудников.

Уникальность проекта

  • Разработана подсистема подписания документов квалифицированной электронной подписью (КЭП) по облачной технологии. Выполнена визуализация КЭП. Разработана альтернативная подсистема подписания КЭП по облачной технологии с использованием комплекса CryptoPro DSS, в том числе подписание комплекта документов с единым подтверждением.
  • Переведены в цифровой формат с использованием КЭП: процесс заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) с физическими лицами; договоры с абитуриентами в рамках приёмной кампании 2020 года.
  • Внедрена схема фонового поточного сканирования. Контролирующие этот процесс пользователи проверяют в специальном рабочем месте (АРМ) результаты каждый в рамках своей области доступа.
  • Разработано собственное мобильное приложение с режимом online и offline, позволяющее выполнять и создавать задачи, просматривать документы, редактировать файлы, формировать отчеты.
  • Реализована интеграция с BI системой и визуализированы отчеты о работе подразделений с документами.
Использованное ПО
1С:Документооборот 8 (основная система)
КриптоПро DSS (дополнительное ПО)
SmartDoc: Мобильное приложение документооборота (самостоятельная разработка)

Дополнительные интеграции:
bpm-система ВУЗа (в рамках заявочных сервисов)
Единый личный кабинет сотрудника
Кадровая учетная система ВУЗа
Система финансовой и аналитической отчетности ВУЗа
Бухгалтерская учетная система ВУЗа
Система управления учебной деятельностью ВУЗа



Сложность реализации
1. Пандемия - 90% задач проекта выполнено в условиях пандемии, в удаленном формате.
2. Одномоментный переход по всем процессам, подразделениям и кампусам - по условиям стейкходлеров все участники процессов делопроизводства в старой СЭД должны перейти в новую СЭД одномоментно, по всем подразделениям и кампусам, с параллельным отключением (блокировкой) старой системы.
3. Появление дополнительной цели в проекте - обеспечить механизм подписания документов КЭП из системы без установки дополнительного локального ПО на компьютеры пользователей. Предпосылки формирования цели - необходимость проведения онлайн приёмной кампании 2020 года с отказом от бумажных носителей в процессе заключения договоров с абитуриентами.
4. Появление дополнительной задачи по итогам успешно проведенной онлайн приёмной кампании 2020 - реализовать пилотный проект по отказу от бумаги в процессах оформления и подписания гражданско-правовых договоров с физическими лицами.
5. Отсутствие описанных бизнес-процессов и актуализированных ЛНА, возможных к использованию при быстром формировании функциональных требований к системе.
6. Наличие нескольких функциональных заказчиков в каждом отдельном реализуемом/изменяемом/автоматизируемом процессе (от 2 до 4 заинтересованных сторон/подразделений).
7. Отсутствие типового механизма подписания документов КЭП в системе без использования локального дополнительного ПО.
8. Отсутствие типовых механизмов пакетного подписания КЭП (одно нажатие для подписания нескольких десятков документов).

Описание проекта

Подробное описание - во вложении к заявке.

Ситуация до внедрения:

В процессе эксплуатации "старой СЭД" были определены следующие проблемы, которые было невозможно решить без смены программы:

  • Недостаточный функционал;

  • Медленное внесение необходимых изменений в программу;

  • Ограниченная возможность организации безбумажного документооборота;

  • Отсутствие мобильного приложения;

  • Устаревший интерфейс.

Объем документооборота ВУЗа (условия реализации проекта):

  • 4000 пользователей

  • более 1000 новых документов в день

  • порядка 3 000 000 исторических документов в базе

  • 363 уникальных вида документов

Параметры новой внедренной системы:

  • 4000 пользователей

  • более 1000 печатных форм с автозаполнением

  • 60 автоматизированных комплексных процесса формирования и обработки документа

  • Собственное мобильное приложение для повышения мобильности руководителей

  • 2 безбумажных документопотока - с использованием механизма подписания документов КЭВ в системе, без использования локального ПО на компьютере пользователя.

Параметры этапа внедрения:

  • одномоментный переход по всем процессам делопроизводства "старой СЭД" всех пользователей во всех кампусах (4000 человек) с одновременной блокировкой старой системы.

  • более 150 часов обучения пользователей

  • более 60 проведенных вебинаров и практических семинаров

  • более 130 записанных видеоинструкций, более 50 страниц обучающих материалов и схем в "википодобном" Пространстве Пользователя СЭД - онлайн-пространстве для самостоятельного обучения функционалу новой системы.

Количественные результаты проекта:

  • Скорость обработки документов увеличилась на 60%;

  • Скорость поиска документов сократилась в 7,5 раз;

  • Количество документов, распознанных с первого раза при потоковом сканировании, увеличилось на 20%;

  • Среднее время внесения изменений в систему по требованиям заказчиков / в связи с изменением законодательства сократилось на 73%.

Экономический эффект от внедрения (%):

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%

  • ускорение получения управленческой отчетности: 15%

Внедренные подсистемы продукта:

  • Учет и хранение документов

  • Делопроизводство

  • Ведение номенклатуры дел

  • Учет и контроль исполнения поручений

  • Учет рабочего времени

  • Учет договоров

  • Работа с обращениями граждан

  • Мобильное приложение

Проект реализован:

  • без отклонения от плановых сроков
  • без отклонения от планового бюджета
  • со 100% удовлетворенностью со стороны стейкхолдеров - административных подразделений ВУЗа

Публикации о проекте

· Выступление на 4-ом форуме пользователей 1С:Документооборот 2021. Ссылка: https://www.youtube.com/watch?v=mEnPmaEDz_A&t=11150s 

· Вышка победила в конкурсе 1С в номинации «Документооборот». Ссылка: https://www.hse.ru/our/news/510737336.html 

· Вышка внедрила процесс заключения договоров в цифровом формате. Ссылка: https://www.hse.ru/our/news/506474418.html 

География проекта
Москва
Нижний Новгород
Санкт-Петербург
Пермь
Дополнительные презентации:
Новиков Л.В. (НИУ ВШЭ)_Внедрение Документооборота 2020-2021.pdf
Год
Предметная область
Отрасль
Управление