Цифровизация делопроизводства в кампусах высшего учебного заведения на базе кастомизированной системы 1С:Документооборот 8

• Заменить существующую систему электронного документооборота ВУЗа и обеспечить компанию гибко настраиваемой СЭД, в том числе соответствующей требованиям: лёгкость интеграции с любыми программными решениями, количество специалистов/разработчиков на рынке труда, количество подрядчиков и стоимость последующего сопровождения/развития.

• (дополнительная цель вне проекта, сформирована в процессе реализации) Обеспечить в СЭД масштабируемый механизм подписания документов КЭП для реализации стратегической задачи - отказ от бумажных носителей в процессах делопроизводства ВУЗа. 

• Разработать и внедрить СЭД в нескольких кампусах (Москва, Нижний Новгород, Санкт-Петербург, Пермь) – удалённо, в условиях пандемии.

• Обеспечить бесперебойную работу мультисистемных процессов (сквозных бизнес-процессов, подразумевающих участие и интеграцию нескольких систем) - при условии 4 существующих и более 5 разрабатывающихся ИС ВУЗа.

• Обеспечить перенос и возможность использования исторических данных за весь период существования «старой СЭД» - более 1 500 000 документов и файлов, сформированных с 2009 года, с сохранением связей, печатных форм, статусов.

• Обеспечить запас аппаратных мощностей для функционирования системы минимум на 5-летний период.

• Обеспечить одномоментный переход по всем подразделениям НИУ ВШЭ и по всем видам документов за исключением пилотных процессов безбумажного документооборота (ГПД) и Приёмной кампании 2020-онлайн – 4 кампуса, более 4 000 сотрудников.

Подробное описание - во вложении к заявке.

Ситуация до внедрения:

В процессе эксплуатации "старой СЭД" были определены следующие проблемы, которые было невозможно решить без смены программы:

• Недостаточный функционал;

• Медленное внесение необходимых изменений в программу;

• Ограниченная возможность организации безбумажного документооборота;

• Отсутствие мобильного приложения;

• Устаревший интерфейс.

Объем документооборота ВУЗа (условия реализации проекта):

• 4000 пользователей

• более 1000 новых документов в день

• порядка 3 000 000 исторических документов в базе

• 363 уникальных вида документов

Параметры новой внедренной системы:

• 4000 пользователей

• более 1000 печатных форм с автозаполнением

• 60 автоматизированных комплексных процесса формирования и обработки документа

• Собственное мобильное приложение для повышения мобильности руководителей

• 2 безбумажных документопотока - с использованием механизма подписания документов КЭВ в системе, без использования локального ПО на компьютере пользователя.

Параметры этапа внедрения:

• одномоментный переход по всем процессам делопроизводства "старой СЭД" всех пользователей во всех кампусах (4000 человек) с одновременной блокировкой старой системы.

• более 150 часов обучения пользователей

• более 60 проведенных вебинаров и практических семинаров

• более 130 записанных видеоинструкций, более 50 страниц обучающих материалов и схем в "википодобном" Пространстве Пользователя СЭД - онлайн-пространстве для самостоятельного обучения функционалу новой системы.

Количественные результаты проекта:

• Скорость обработки документов увеличилась на 60%;

• Скорость поиска документов сократилась в 7,5 раз;

• Количество документов, распознанных с первого раза при потоковом сканировании, увеличилось на 20%;

• Среднее время внесения изменений в систему по требованиям заказчиков / в связи с изменением законодательства сократилось на 73%.

Экономический эффект от внедрения (%):

• сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%

• ускорение получения управленческой отчетности: 15%

Внедренные подсистемы продукта:

• Учет и хранение документов

• Делопроизводство

• Ведение номенклатуры дел

• Учет и контроль исполнения поручений

• Учет рабочего времени

• Учет договоров

• Работа с обращениями граждан

• Мобильное приложение
  

Проект реализован:

• без отклонения от плановых сроков
• без отклонения от планового бюджета
• со 100% удовлетворенностью со стороны стейкхолдеров - административных подразделений ВУЗа

Публикации о проекте

· Выступление на 4-ом форуме пользователей 1С:Документооборот 2021. Ссылка: https://www.youtube.com/watch?v=mEnPmaEDz_A&t=11150s 

· Вышка победила в конкурсе 1С в номинации «Документооборот». Ссылка: https://www.hse.ru/our/news/510737336.html 

· Вышка внедрила процесс заключения договоров в цифровом формате. Ссылка: https://www.hse.ru/our/news/506474418.html