Единая цифровая экосистема со сквозным процессом тендерных продаж на 1С:ERP в Альянсе “ГКС”

Заказчик
ООО "Онлайн Коммуникации"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
1С-Рарус
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Апрель, 2019 - Декабрь, 2020
Масштаб проекта
200 автоматизированных рабочих мест
Цели
  • Обеспечить работу независимых друг от друга организаций и направлений деятельности в единой системе, сохраняя конфиденциальность данных и независимость структур НСИ.

  • Организовать взаимодействие группы компаний в единой цифровой экосистеме — создать решение для бизнеса с единым входом, чтобы сотрудники работали в режиме “одного окна”.

  • Оптимизировать стоимость владения ИТ-решением. Перенести информацию из 1С:УПП в 1C:ERP, используя типовой функционал и сохраняя конфигурацию вендора на поддержке, выполняя доработки расширениями.

  • Автоматизировать сквозной процесс тендерных продаж и закупок, начиная с планирования и обработки тендеров и заканчивая получением итоговых отчетов с необходимыми показателями по сделкам и расчетом премий.

  • Подготовить унифицированный шлюз обмена с иными учетными системами (1С:Бухгалтерия, 1С:УНФ и т.д.).

  • Подготовить шлюз интеграции с MDM/PIM системой.


Уникальность проекта

Участники Альянса “ГКС” получили единую экосистему за счет связи 1С:ERP и CRM с электронными торговыми площадками, интегрированными через Seldon.

Создана система управления тендерными заявками, благодаря которой приоритетные заявки обрабатываются в первую очередь. По каждой заявке ведется строгое управление и согласование этапов подготовки тендерной документации. Шаблоны заявок и наработки используются в дальнейшей работе, что экономит время и трудозатраты отдела продаж. Благодаря структурированной работе сотрудников в системе управления тендерным каналом продаж от ЭТП до взаимодействия с поставщиками выросла конверсия побед в тендерах. Обработка тендеров ускорилась в 3 раза.

Автоматизирован расчет управленческой премии сотрудников коммерческого департамента, составляющего 75% штата группы компаний. Альянс “ГКС” получил систему вознаграждения, которая соответствует организационной структуре и стратегическим целям и помогает предприятию адаптироваться под быстро меняющиеся условия рынка
Использованное ПО

1С:ERP Управление предприятием 2

Внедренные подсистемы продукта:

  • Управление продажами, логистикой и транспортом;

  • Планирование продаж;

  • Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками;

  • Учет бухгалтерский, налоговый, включая регламентированную отчетность;

  • Управление персоналом и кадровый учет (HRM);

  • Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей.


Описание проекта

Стратегический Альянс «ГКС» — является некоммерческим объединением множества компаний с целью стандартизации и автоматизации информационного обмена на промышленном рынке. В ряд ключевых направлений сотрудничества Альянса входит:

• Разработка и подержание единого эталонного промышленного справочника объемом более 3 миллионов ID нефтегазовой, металлопрокатной, железнодорожной, авиа и энергетической номенклатурных групп.

• Разработка и поддержание единого информационного портала B2B для автоматизации обработки потребности и заявок на поставку. Обмен прайс-листами и складскими остатками в унифицированной форме и ID.

• Разработка и адаптация универсальных программ оценки квалификации специалистов. Единая база программ подбора и квалификации сотрудников. Автоматизация информационного обмена между HR-системами участников и публичными системами рекрутинга и подбора.

• Разработка универсального шлюза для информационного обмена с электронно-торговыми площадкам (ЭТП) и площадками исполнения контрактов (ПИК). Автоматизация обработки конкурсов в едином эталонном формате ID.

• Разработка и поддержание единой информационной базы и форматов автоматизации информационного обмена по кредитованию, лизингу, факторингу и прочим банковским инструментам.

• Разработка и поддержание информационной базы по автоматизации бизнес-процессов аутсорсинга и инсорсинга.

В компаниях Альянса “ГКС” представлены учетные системы разных типов и классов, информационный обмен между которыми не автоматизирован, не однороден и не стандартизирован. Самой большой учетной системой участников являлась 1С:УПП в рамках SaaS ERP ИТ-компании “Онлайн Коммуникации” (ОНКОММ). Было принято решение сделать переход с 1С:УПП на 1С:ERP, а между малыми учетными системами других участников обеспечить информационный обмен.

Проект реализован 1С-Рарус совместно с ИТ-компанией “Онлайн Коммуникации” (ОНКОММ) — Заказчиком ERP-системы для аутсорсинга (SaaS) участником Альянса “ГКС”.

Результаты проекта:

Руководители проектов и подразделений управляют “Портфелем заказов” с помощью разработанного АРМ, в котором прослеживается цепочка взаимодействий с клиентами, тендеры и завершение сделки. Результаты сделки — объем продаж, скидки, доп. услуги, рентабельность и другие показатели — собраны в едином интерфейсе. До проекта информация собиралась вручную по отделам из разрозненных источников. “Портфель заказов” создан, чтобы помочь топ-менеджерам:

  • взаимодействовать с банками для получения займов и финансирования сделок;

  • мониторить возможные простои, чтобы балансировать ресурсов группы компаний;

  • контролировать график выполнения обязательств перед клиентами для сокращения рисков невыполнения обязательств по договорам.

Теперь компании лучше управляют ликвидностью, ресурсами и рисками проектов.

В результате автоматизации расчета премий коммерческого департамента на основании сделок и сквозной цепочки продаж у руководителей проектов высвободилось 20 часов в месяц на работу с клиентами. В формуле расчетов участвуют до 25 переменных, фиксированные показатели, коэффициенты и т.п. Финансовый департамент получил инструмент для аудита сделок, перекрестных проверок и контроля — это улучшило финансовую дисциплину группы компаний и сократило риски кассовых разрывов.

Реализовано стратегическое управление продажами на год вперед с план-фактом отклонений. Автоматизировано планирование продаж с аналитиками “клиенты”, “регионы”, “номенклатурные группы” с закреплением персональных ответственных за выполнение планов продаж. Разработано операционное планирование продаж на квартал в разрезе конкретных номенклатурных позиций, артикулов, плановой стоимости — это помогает точнее подать документацию и рассчитать показатели для тендеров. Информация для планирования выгружается в 1С:ERP из ЭТП.

Менеджеры коммерческого блока контролируют заказы, тендеры, платежи, строят аналитические отчеты, быстро формируют документы по закрепленным проектам с помощью специально разработанного АРМ.

Создан программный робот для управления внутренними оборотами между компаниями группы. Автоматически формируется цепочка, в которой указаны: компания продавец, покупатель, трансферная наценка и другие параметры для расчета оптимума. Для управления цепочкой корректируются условия, и робот автоматически обновляет результат. Теперь менеджерам не нужно вручную корректировать внутренние накладные и восстанавливать последовательность. С помощью программного робота необходимый оптимум достигается в разы быстрее.

Реализована экосистема закупок и взаимодействий с поставщиками: согласование условий заказа поставщикам, контроль и отслеживание этапов закупок, календарь оплат поставщикам. В результате условия заказа и этапы закупок проходят согласование и утверждение руководителями, а поставщики предоставляют льготные условия закупок.

Автоматизирован регламентированный учет, в том числе расчет зарплаты и кадровый учет.

1С:ERP интегрирована с решением “Управление тендерным отделом”, разработанным командой Заказчика для управления тендерными сделками. Теперь менеджеры отдела продаж работают с конкурсами с тендерных площадок и рассчитывают выгоду участия компании в тендере в 1С:ERP, а не в разрозненных электронных таблицах.

Команда Заказчика автоматизировала блок казначейства и финансов. Создан платежный календарь, который учитывает специфику проектов и отслеживает остатки ДС на счетах юрлиц с привязкой к проектам, собственные и кредитные средства, займы между проектами, приоритеты сделок для оплаты. На основе календаря 2 раза в неделю на платежном комитете руководители проектов и финансовый директор распределяют финансовые ресурсы. Также реализован учет кредитов и займов, факторинг.

Команда Заказчика автоматизировала блок логистики – формирование маршрутов, выдача заданий на перевозку, пакеты печатных форм.

Автоматизировано более 200 рабочих мест.

Из 1С:УПП в 1С:ERP перенесена информация по основной части юрлиц участников Альянса “ГКС” – около 40 компаний.


Сотрудники тендерных отделов компаний участников Альянса “ГКС” о результатах проекта: “До проекта мы обрабатывали тендеры в электронных таблицах, информация терялась, путалась. Бывали случаи, что мы не успевали вовремя подать заявку на тендер и теряли крупные сделки, это все отражалось и на зарплате менеджеров, и на финансовом результате компании. Сейчас в 1С:ERP выстроены приоритеты и сразу понятно, какие заявки мы возьмем в работу первыми. Все действия по тендеру мы делаем в одной программе, не переключаясь между несколькими таблицами, система выстроена вплоть до платежного календаря с нашими поставщиками. Мы повторно используем наработки с тендеров, это экономит нам несколько часов. И по каждой сделке, по каждому направлению мы видим сквозную цепочку показателей”.

Руководители компаний участников Альянса “ГКС” о новых инструментах работы: “Мы получили возможность составлять стратегические планы продаж по клиенту, причем это план на год вперед с поквартальной актуализацией и мониторингом ЭТП. Это помогает правильно расставлять задачи и приоритетам по тендерам заранее, а не по факту. Работа с номенклатурными группами делегируется команде проекта. У нас есть общий KPI на результат нашего проекта и его рентабельность, теперь расчеты видны в программе, это сплачивает и мотивирует команду. Большим подспорьем стал “Портфель заказов” — отчет, в котором мы видим всю ситуацию по проекту, риски, выручку. Результат говорит сам за себя: с новой системой работы объем продаж вырос в 1,5 раза”.

Финансовая служба компаний участников Альянса “ГКС об автоматизации расчета управленческих премий: “Мы получили систему расчета мотивации и премирования всех сотрудников, участвующих в цепочке закупки продаж. Это сделало прозрачным эффективность (KPI) сделки и мотивацию всех участников при ее исполнении”.

Экономический эффект от внедрения:

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%

  • ускорение получения управленческой отчетности: 100%

  • ускорение получения регламентированной отчетности: 20%

  • ускорение обработки заказов: 30%

  • сокращение расходов на материальные ресурсы: 15%

  • сокращение операционных и административных расходов: 15%

  • сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 15%

  • снижение себестоимости продукции / услуг: 10%

  • сокращение дебиторской задолженности: 10%

  • рост прибыли: 15%


География проекта
Центральный федеральный округ РФ, Северо-Западный федеральный округ РФ


Дополнительные презентации:
sofia-2021-2.png
gks-alyans-shema.png
Год
Предметная область
Отрасль
Управление