Создание эффективной системы учета ИТ-активов

Заказчик
ООО ВТБ Недвижимость
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ВТБ Недвижимость
Год завершения проекта
2021
Сроки выполнения проекта
Февраль, 2021 - Июль, 2021
Масштаб проекта
900 автоматизированных рабочих мест
Цели
Главной целью проекта было организовать учет ИТ-активов Группы компаний ВТБ Недвижимость в условиях роста. Нам предстояло полностью изменить существующий способ управления ИТ-активами.

Группа компаний ВТБ Недвижимость за год выросла с менее 30 до 100 сотрудников, и эти цифры продолжают расти. Целевые показатели: примерно 200 сотрудников к концу 2021 года и 500 — к концу 2022 года. Этот также включает рост числа подконтрольных компаний, числа пользовательского оборудования (компьютеры, ноутбуки), лицензий, серверного оборудования и ПО (серверы, СХД, коммутаторы и т. д.), а также количества поставщиков. Эти условия стали отправной точкой проекта.

Стратегической необходимостью для дальнейшего успешного развития стала задача по созданию простой и понятной системы учета и организации ИТ-активов.

Точная инвентаризация ИТ-ресурсов помогает более эффективно использовать ресурсы и избегать ненужных покупок, если их можно с умом использовать повторно. Управление ИТ-ресурсами также позволяет компаниям снижать риски, связанные с непреднамеренным созданием новых ИТ-проектов на основе устаревшей (или неизвестной) инфраструктуры.

Уникальность проекта

На данный момент ВТБ Недвижимость занимается строительством двух крупных объектов: промышленно-продовольственного кластера «Косино» и мультимодального центра «Усады» на территории особой экономической зоны «Максимиха» в городском округе Домодедово. Частью ППК «Косино» станет крупнейший логистический центр, а в непосредственной близости к кластеру будет построен современный железнодорожный центр «Усады», для которого организуют регулярные сообщения поездами по направлениям дальнего следования.

Без адекватной системы учета проблемы с отслеживанием окончания срока лицензий ПО стало сложно организовывать новые рабочие места без точной информации о количестве оборудования на складе. Чтобы Группа продолжала развиваться, нужно было создать эффективную систему организации ресурсов.

Особенность проекта: Внутренний проект компании — ИТ-отдел ООО ВТБ Недвижимость выступил в роли Заказчика

Использованное ПО
GLPI — Gestionnaire libre de parc informatique (Свободный менеджер ИТ-инфраструктуры)

Сложность реализации

Одной из целей проекта было создание системы накопления статистики по инцидентам с ИТ-активами.

В процессе внедрения системы мы поняли, что у пользователей были сложности с интерфейсом подачи заявок в GLPI. 

На текущий момент мы реализовали интерфейс для отправки ИТ-заявок из корпоративной системы электронного документооборота на 1С (привычный для пользователей и максимально упрощенный интерфейс). Процесс интегрирован с GLPI. 1С:Документооборот выступает фронтом для подачи заявок, а привязка к ИТ-активам, регистрация изменений, привязка ПО, создание статей базы знаний и сбор статистики осуществляются в GLPI.

Описание проекта
Как мы создали эффективную систему учета ИТ-активов

Мы создали многоуровневую систему для организации и управления ИТ-активами, которые включают в себя ~ 900 единиц техники и ~ 80 типов лицензий. Наша система помогает ИТ-службам с легкостью собирать и упорядочивать информацию о заявках пользователей, статусе и местоположении оборудования, сроках лицензий ПО и гарантийного обслуживания.

Решение

Учет ИТ-активов можно сделать более эффективным, если использовать метаданные и электронные записи для отслеживания и классификации собственности компании.

Автоматизация процесса сыграла решающую роль в реализации проекта.

1. На первом этапе мы разработали порядок наименования оборудования с привязкой к компании. Это должно было упорядочить большое количество информации.

Пример реализации:

HPEB-A09 (HP Elite Book — ООО «Агропарк Инфраструктура» — «А»— номер 9)
HPEB-P01 (HP Elite Book — ООО «ППК Косино» — «P» — номер 1)
HPZB-M02 (HP Zen Book — ООО «ММЦ Усады» — «М» — номер 2)
PDSK-U02 (HP Prodesk ООО «Управление проектами ТЗ» — «U» — номер 2)

2. Следующим шагом стало внедрение CMDB на базе GLPI, чтобы дать компаниям полное представление о конфигурации имеющегося оборудования и программ.

Внедрение CMDB сегодня — одна из передовых практик ИТ-руководителей, которая помогает контролировать ИТ-активы более эффективно. В качестве программы для управления созданной базой данных мы выбрали GLPI.

3. На третьем этапе мы автоматически собрали необходимую для внедрения системы информацию об используемом оборудовании. Для выполнения этой задачи мы выбрали плагин FusionInventory для GLPI.

4. Четвертый этап — это работа с уже собранными сведениями. На их основе мы создали Excel-таблицу с перечнем оборудования. Каждой единице оборудования мы присвоили инвентарные имена и сформировали наклейки со штрихкодом.

5. Пятый этап включал масштабную работу с данными в CMDB:

1. Разработали и внедрили порядок ввода в эксплуатацию нового оборудования и лицензий (это включало добавление контрактов и всей необходимой информации):

  • добавили информацию о поставщиках оборудования и услуг (сроки гарантии и контакты сервисных центров);
  • дополнили записи о развертывании операционной системы на новых машинах;
  • внесли агента для сбора информации в GLPI
2.   Назначили оборудование к организации внутри группы компаний.
3.   Привязали сканы заявок на новое оборудование при его получении сотрудником.
4.   Изменили информацию о местоположении, статусе, пользователе и установленных лицензиях.

6. На завершающем этапе мы добавили к системе модуль Service Desk, чтобы автоматизировать прием и обработку ИТ-заявок от пользователей.

Результаты

Учитывая задачи и обстоятельства проекта, мы создали и внедрили эффективную, подробную и многоуровневую систему учета ИТ-ресурсов.

Цифры:

  • ~ 900 единиц техники;
  • ~ 80 типов лицензий на 8800 единиц ПО;
  • ~ 100 пользователей на текущий момент.
1. Мы получили систему точного учета техники и лицензий. Теперь можно легко отследить, какое оборудование закреплено за компанией и конкретным сотрудником.

2. Система позволяет отследить историю перемещения оборудования: покупка и продажа внутри компании, передача между пользователями.

3. Планирование ИТ-ресурсов стало проще и эффективнее: свободное оборудование и лицензии компаний отображаются в системе.

4. Заявки сотрудников и данные ИТ-служб позволяют накопить пользовательскую статистику, которая помогает планировать закупку более надежного оборудования.

5. Компании могут вести учет гарантийных обязательств.

6. Система автоматически оповещает компании и сотрудников, когда заканчивается гарантия или лицензия.

7. Еще один эффективный способ оптимизации бюджета — планирование и статистика по расходным материалам для принтеров.

8. Система предоставляет статистику бюджета на управление ИТ-ресурсами, систематизируя данные о поставщиках, типах оборудования, лицензиях.

9. ИТ-службы могут нарабатывать базу знаний, анализируя типичные проблемы сотрудников и маркируя их по типу оборудования, пользователю или, например, программному обеспечению.

10. ИТ-заявки можно легко систематизировать по категориям, пользователям, оборудованию, системам. Статистику заявок также можно анализировать.

Сроки реализации проекта:

  • анализ рынка решений CMDB — 2 недели;
  • развертывание решений — 2 недели;
  • сбор информации по имеющейся технике (частично автоматически плагином + частично вручную) — 1,5 месяца;
  • привязка договоров к технике, восстановление данных по поставщикам, поиск договоров — 2,5 месяца.
Новая система максимально оптимизировала учет и планирование ИТ-активов. Такая система позволила оперативно формировать прогноз амортизации ПО, лицензий и ОС по имеющимся активам в необходимой для управленческого учета аналитичности, накапливать статистику потребления ИТ-активов и экстраполировать информацию для планирования бюджета. Все это ускоряет срок подготовки бюджета в части ИТ-активов в компании и делает его более прозрачным, аналитичным и обоснованным.

Планы на будущее

Сейчас на финальной стадии внедрения ряд продуктов, например таких как:

● система электронного документооборота (1С: Документооборот);
● система управленческого учета (1С: БитСтроительство).

Мы также успешно внедрили систему инженерного документооборота на базе Autodesk BIM360 — облачная платформа управления строительством, которая улучшает реализацию проекта.

На следующем этапе развития системы учета ИТ-активов мы планируем перенос в GLPI каталога ИТ-услуг и запуск процесса управления изменениями.

В заключение

Наша команда очень довольна результатами проделанной работы. Мы уверены (и продемонстрировали это на практике), что внедрение CMDB — это отличное решение. Вложенные силы и средства быстро окупаются. Наш опыт показывает, что этот подход особенно актуален для растущих компаний. А мы, в свою, очередь, рады делиться опытом.

География проекта
Москва и Московская область
Дополнительные презентации:
Создание эффективной системы учета ИТ-активов .pdf
Коментарии: 9
  • Андрей Жулий
    Рейтинг: 30
    АО "БАЗ"
    Директор по ИТ
    12.10.2021 18:52

    Дмитрий, что со штрихкодами на наклейках делаете? Для красоты? Если используете в инвентаризации, то как ?

    • Дмитрий Медведев Андрей
      Рейтинг: 138
      ВТБ Недвижимость, ООО
      Начальник отдела информационных технологий
      12.10.2021 21:25

      Андрей,
      штрихкоды на наклейки поместили для обеспечения возможности автоматизированного поиска. Штрихкод содержит инвентарный номер оборудования, который позволяет найти его в базе, без необходимости ручного ввода инвентарного номера.
      На практике пока не применяли. При следующей инвентаризации планируем следующий кейс: инвентаризационной комиссии вручаем ноутбук с доступом с выгрузкой перечня оборудования из CMDB и сканером штрихкода. Проводя инвентаризацию сканируется штрихкод с наклейки и устанавливается соответствующая отметка в выгрузке. Полагаю что такой подход позволит существенно сократить время проведения инвентаризации.

  • Сергей Ерошкин
    Рейтинг: 32
    АО Глонасс
    Руководитель направления сервис-провайдеров
    27.10.2021 08:59

    Дмитрий, спасибо за интересный кейс.
    Подскажите пожалуйста, позволяет ли система разграничить доступ и видимость к ИТ-активам для разных организаций?

  • Дмитрий Медведев
    Рейтинг: 138
    ВТБ Недвижимость, ООО
    Начальник отдела информационных технологий
    27.10.2021 10:04

    Сергей,
    да, такая возможность есть. В системе есть возможность добавления организаций и назначения доступа по организациям. Дополнительно можно разграничивать доступ по группам. Таким образом мы предоставили доступ на чтение к оборудованию сотрудникам бухгалтерии, чтобы они имели возможность напрямую видеть текущее положение дел.
    Можно настроить видимость ИТ-активов, статей базы знаний и маршруты обработки заявок service-desk в зависимости от организации пользователя.
    По некоторым дочерним компаниям на текущий момент мы передали процесс управления ИТ-активами ИТ командам дочерних компаний, при этом все работаем в одной системе, в едином информационном пространстве. Это очень удобно, т.к. позволяет сотрудникам головной организации видеть всю картину целиком, или даже подключаться при необходимости в некоторых процессах (например для решения некоторых ИТ-заявок (т.к. на текущий момент дочерние компании используют ИТ-инфраструктуру головной), при этом в заявке отображается весь жизненный цикл обработки, без разрывов).

  • Сергей Ерошкин
    Рейтинг: 32
    АО Глонасс
    Руководитель направления сервис-провайдеров
    27.10.2021 11:41

    Дмитрий, спасибо за столь исчерпывающий ответ. Подскажи ещё, есть ли статистика по среднему времени решения тикета в начале внедрения и сейчас? Удалось ли понизить время реакции на инцидент, уменьшить их количество и снизить среднее время устранения по заявке?

    • Дмитрий Медведев Сергей
      Рейтинг: 138
      ВТБ Недвижимость, ООО
      Начальник отдела информационных технологий
      27.10.2021 12:01

      Сергей, статистику есть. Система позволяет автоматически ее собирать, группировать по категориям, пользователям, исполнителям, системам, ИТ-активам и т.д.
      Время решения заявок последние несколько месяцев остается на прежнем уровне, а по некоторым категориям даже увеличивается. Это обусловлено тем что в стадии активного внедрения находится ряд корпоративных информационных систем массового использования (система электронного документооборота и система автоматизации управленческого учета), а также существенным ростом штата. Еженедельно выходят новые сотрудники, которые по статистике чаще обращаются в поддержку, чем более опытные коллеги.

  • Марат Миниханов
    Рейтинг: 5
    ООО Клуб500
    IT директор
    17.11.2021 10:59

    Сколько времени занимает собрать данные с помощью автоматического плагина
    И сколько отдельно руками? С какой сложностью столкнулись при сборе информации руками и почему автоматический плагин не подхватывал данные о рабочих станциях?

    • Дмитрий Медведев Марат
      Рейтинг: 138
      ВТБ Недвижимость, ООО
      Начальник отдела информационных технологий
      24.11.2021 12:57

      Сбор данных плагином не занимает много времени, как и подготовительные работы по установке плагина на устройства. Разработать политику по установке и собрать данные можно в рамках нескольких рабочих дней, при этом собирается большой объем информации (в т.ч. серийные номера оборудования), что исключает возможность допущения ошибок при ручном вводе. Ввод информации вручную занимает значительно больше времени и напрямую зависит от количества добавляемых ИТ-активов.
      Вручную мы добавляли только те данные, которые не смогли собрать автоматически (например данные по проекторам, расходным материалам и лицензиям).
      Проблем с автоматизированным сбором информации по рабочим станциям не возникало.

  • Антон Пронский
    Рейтинг: 38
    VolgaGas
    Руководитель ИТ службы
    30.11.2021 11:20

    Дмитрий, приветствую! Интересный кейс. А с какими системами сравнивали GLPI (JIRA, 1C:ITIL, ITSM365, OTRS, etc)и почему сделали именно такой выбор? Каким образом выполнили интеграцию управленческого учёта в GLPI и бухгалтерского учёта в 1С по ИТ активам?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление