Построение системы электронного документооборота на крупном территориально распределенном предприятии

Заказчик:: АК "АЛРОСА"
Поставщик: Docsvision
Год завершения проекта: 2016
Сроки выполнения проекта: Январь, 2011 — Июнь, 2016
Масштаб проекта: 1000 человеко-часов
5000 автоматизированных рабочих мест
Цели: При внедрении СЭД было необходимо решить задачи базового делопроизводства: автоматизировать «канцелярию» и работу с организационно-распорядительной документацией, усилить контроль исполнительской дисциплины, обеспечить электронный архив и отправку корреспонденции из СЭД, поддерживать межфилиальное/межсерверное взаимодействие - с исходной принципиальной установкой как можно меньше кастомизировать стандартный функционал.
Важной вехой стал переход на новейшую версию Docsvision 5.4 в 2016 году, это было вызвано необходимостью объединить системой более 2-х площадок, уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой, уйти от кастомных карточек на штатный функционал и не отставать от развития платформы.

Уникальность проекта

Масштаб.
Территориально распределенный аппарат управления располагается в Москве и Мирном. «АЛРОСА» - это 32, в большинстве своем удаленных, структурных подразделений, 17 дочерних и зависимых общества по всей России, с преобладанием дальневосточного региона. Сегодня в справочнике сотрудников «АЛРОСА» 6000 пользователей.
Текущее состояние проекта позволяет планировать тиражирование решения на дочерние зависимые общества: 4 ДЗО - в текущем, и более 10-ти в 2017-2018 годах.

Стандартный функционал.
Принцип использования базового функционала, максимально упрощающий последующую поддержку решения, был выдержан и подтвердил своё право на существование: проект реализован на базе штатных конструкторов, модулей и приложения «Управление документами».

Основные цели, определенные в начале планирования перехода на Docsvision 5, таковыми остаются и в настоящий момент. Из новых задач, появившихся позже, можно выделить планы на юридически значимый документооборот с контрагентами и смещение фокуса в части мобильной работы руководителей.

Использованное ПО: Платформа Docsvision 5
Описание проекта: Управляющая компания разделена на 2 площадки – Москва и Мирный, поэтому для работы в СЭД используется модуль межфилиального обмена, разработанный компанией Docsvision. Функционал решения построен на стандартных возможностях системы Docsvision (необходимая кастомизация выполнена, но на основе базовых объектов платформы, и средствами, предусмотренными для этого вендором). С начала проекта в команду были привлечены сотрудники в Мирном со стороны заказчика и 2 сотрудника со стороны компании-партнера. В их обязанности входят проектирование, разработка, администрирование, 1-я и 2-я линия поддержки пользователей в Москве и на территории Якутии. Кроме того, проект ведётся с привлечением авторского надзора производителя платформы – компании «ДоксВижн». За месяц осуществляется около 4500 уникальных подключений к СЭД, в пиковое время – 1200 одновременных подключений. Ежедневно создаётся 2900 документов, 2300 согласований и 8100 заданий. Через модуль межфилиального обмена передаётся порядка 500-900 карточек системы. Размеры баз данных сегодня такие: 2,1 ТБайт в Мирном и 0,4 ТБайт в Москве. Проект по переходу на новейшую версию мы осуществили за 8 этапов и в течение 5 месяцев. Поэтапно, с доработками функционала платформы со стороны вендора и устранением нюансов, неизбежно возникающих в масштабных ИТ-проектах. Мы выработали план перехода для отдельных групп видов документов, попутно решали имеющиеся вопросы по функционалу и по быстродействию.
География проекта: Систему сегодня активно используют в распределённой среде около 500 сотрудников в Москве и 4500 в Якутии. В планах по развитию СЭД у «АЛРОСА» полномасштабное внедрение СЭД в 4 дочерних и зависимых обществах Компании. С 2017 года планируется включение в единый контур СЭД Группы компаний АЛРОСА более 10-ти обществ с тиражированием решения.