Разработка и тиражирование автоматизированной системы управления финансовой и закупочной деятельностью

Заказчик
ООО «РТ-ИНФОРМ»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Участвовало около 20 компаний-соисполнителей в разных регионах
Год завершения проекта
2019
Сроки выполнения проекта
Январь, 2017 - Декабрь, 2019
Масштаб проекта
27000 автоматизированных рабочих мест
Цели

Разработка и тиражирование АС ФЗД в объеме Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации, а также стандартизация и доработка существующей методологии процессов управления финансовой и закупочной деятельностью, направленная на решение следующих задач:

  • унификация бизнес-процессов управления и повышение их прозрачности;
  • рост качества мониторинга, анализа и контроля бизнес-процессов;
  • обеспечение сквозной автоматизации бизнес-процессов на всех уровнях управления;
  • обеспечение настраиваемых процессов согласования необходимых документов;
  • управление операционным риском, уменьшение влияния факторов ошибок и человеческого фактора при выполнении операций;
  • снижение издержек и повышение скорости принятия решений по ключевым вопросам деятельности Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации;
  • повышение скорости и качества отчетных и аналитических сведений в режиме реального времени.

Уникальность проекта

Основные характеристики проекта, которые определили его уникальность:
  • 700 организаций из 17 холдинговых компаний в контуре проекта;
  • 3 года от начала обследования пилотного контура до завершения тиражирования на все организации Корпорации;
  • 60 субъектов РФ в географическом контуре во всех часовых поясах;
  • 27 000 уникальных пользователей, более 300 участников рабочих групп на стороне заказчика;
  • единая система с едиными правилами, едиными механизмами и высокой производительностью;
  • общая команда исполнителя - более 250 специалистов из 20 компаний-соисполнителей, распределенных по 7 региональным центрам РФ.
Использованное ПО

Внедренные подсистемы:

  • Управление НСИ
  • Управленческий учет и бюджетирование
  • Управление закупочной деятельностью
  • Управление договорами и проектами
  • Управление финансами и ликвидностью
  • Интеграция
Платформа «1С: Предприятие 8». В проекте использовались:

  • Сервера приложений 4 шт.: физический 4 x Xeon Gold 6136 3Ghz (12 core) 512 ГБ ОЗУ 4 x SSD 400Gb RAID10.
  • Сервера СУБД 2 шт. MSSQL Always ON: Физический 4 x Xeon Gold 6140 2.3Ghz (18 core) 512 ГБ ОЗУ 4 x SSD 400Gb RAID10.
  • Система хранения данных NETAPP (Metrocluster) 2x30TB FULL FLASH.

Сложность реализации

Сложность реализации была обусловлена масштабом проекта и комплексностью автоматизируемых процессов по четырем группам управления:

1. "Управление финансовыми потоками и ликвидностью":

  • формирование, обработка и анализ объективных, полных и актуальных данных о предстоящих ДДС, а также информации о потребностях в ДС, направлениях использования ДС, источниках поступления ДС в заданный период времени;
  • автоматизация процесса согласования заявлений на оплату и графиков поступлений;
  • автоматизация процесса превентивного бюджетного контроля использования ДС в соответствии с утвержденными бюджетными лимитами (контроль остатков, резервирование);
  • обеспечение хранения данных, а также истории изменения данных с целью повышения ответственности при расходовании ДС.

2. "Управленческий учет и бюджетирование"

  • планирование мероприятий и ресурсов (материальных, финансовых, кадровых), направленных на достижение целей и решение задач, установленных Заказчиком;
  • управление затратами организаций Корпорации;
  • создание и согласование инвестиционной программы организаций Корпорации и Холдингов;
  • управление финансовыми вложениями;
  • контроль хода выполнения поставленных целей и задач;
  • получение информации для принятия управленческих решений;
  • консолидация по различным сценариям плановых и фактических данных на различных уровнях управления;
  • выверка внутригрупповых оборотов между организациями Корпорации;
  • контроль хода бюджетной кампании.

3. "Управление договорной деятельностью"

  • обеспечение надлежащего уровня контроля ведения договорной работы в Корпорации, Холдингах и организациях Корпорации;
  • оперативный учет обязательств Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации и рисков, связанных с заключенными договорами;
  • контроль выполнения мероприятий по снижению рисков Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации;
  • принятие решений о целесообразности заключения дополнительных соглашений к договорам с контрагентами;
  • контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
  • контроль исполнения обязательств по договорам (в т.ч. в части авансирования ГОЗ);
  • контроль соответствия заключаемых договоров утвержденному бюджету и плану закупок;
  • учет текущих обязательств для формирования плана продаж (по группам продуктов в различных аналитических разрезах) и плана закупок по товарным группам;
  • аккумулирование информации и сведений для точного и своевременного отражения в реестре договоров, размещенном в ЕИС;
  • предотвращение нарушений сроков внесения указанной информации, а также по отслеживанию обстоятельств и фактов, являющихся основанием для применения мер ответственности в соответствии с условиями заключенных договоров.

4. "Управление закупочной деятельностью"

  • выполнение функций по накоплению, хранению, передаче и обработке информации о закупочной деятельности Корпорации и ее организаций, в том числе в части закрытых закупок, осуществляемых в соответствии с нормами ЕПоЗ (единое положение о закупках Корпорации);
  • информационное обеспечение пользователей о закупочной деятельности;
  • получение эффективного инструмента управления закупочной деятельностью Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации – заказчиков всех уровней и групп, предусмотренных нормами ЕПоЗ;
  • информационная поддержка единообразия в процессах закупочной деятельности;
  • обеспечение прозрачности, необходимой для управления закупочной деятельностью;
  • обеспечение взаимосвязи процессов бюджетирования и закупочной деятельности;
  • обеспечение взаимосвязи процессов казначейского учета обязательств и закупочной деятельности;
  • обеспечение выполнения ролевых функций, закрепленных за пользователями АС ФЗД в соответствии с ЕПоЗ, правовыми актами Корпорации, принятыми в его развитие, а также в соответствии с организационными регламентами организаций Корпорации.

Описание проекта
Ситуация до внедрения. На начало проекта организации Корпорации имели:
  • Собственные регламенты и аналитики учета по автоматизируемым процессам;
  • Собственные системы автоматизации процессов;
  • Непрозрачное взаимодействие между подразделениями внутри организаций;
  • Предоставление отчетности вышестоящим организациям в ручном режиме.
У Корпорации и головных организаций Холдингов отсутствовала возможность:
  • оперативного получения и проверки управленческой и финансовой информации;
  • автоматизированного оперативного управления.
Архитектура решения. Решение построено на базе модифицированной конфигурации "1С: Управление Холдингом" на защищенном программном комплексе "1С: Предприятие 8z" в варианте распределенной базы данных. Для организации распределенной базы данных организован специальный интеграционный механизм, позволяющий осуществлять обмен между репликами со средним временем отставания 30 секунд и механизмами гарантированной доставки данных. Скорость автоматизации составила 771,4 АРМ/мес. Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, составили 32,85 чел.-час. В рамках проекта автоматизировано более 27 000 рабочих мест. Ежедневно системой пользуются более 12 000 человек. Средний онлайн составляет около 7 500 пользователей единовременно. Объем данных, обрабатываемых в системе, составляет 780 Гб. Объем приложенных файлов - 5 ТБ. В системе проведено более 50 000 000 согласований, 1 640 000 платежей, исполняется более 800 000 договоров.

Результаты проекта. По итогам проекта Корпорация и организации Корпорации работают в единой системе, обеспечивающей следующие показатели:
  • Управление договорной деятельностью – 100% договорных обязательств организаций оформляются и исполняются в системе (более 800 000 договоров);
  • Управление закупочной деятельностью - 100% закупок проводятся через систему от планирования до заключения договора в соответствии с Единым положением о закупках (более 77 000 заявок на проведение закупок);
  • Управление финансовыми потоками и ликвидностью – 100% всех расходных и доходных платежей планируются, согласовываются и проводятся в системе (более 1 640 000 платежей);
  • Управленческий учет и бюджетирование – 100% бюджетных форм по организациям Корпорации формируются, согласовываются и контролируются в системе (более 50 000 бюджетных форм).

География проекта
В структуру Корпорации включено порядка 700 организаций различной организационно-правовой формы, из которых в настоящее время сформировано 17 холдинговых компаний в оборонно-промышленном комплексе и в гражданских отраслях промышленности. Организации Корпорации расположены на территории 60 субъектов РФ и поставляют продукцию на рынки более 70 стран.


Коментарии: 6
  • Екатерина Ляско
    Рейтинг: 573
    Global CIO
    Генеральный директор
    16.12.2020 17:42

    Такой масштабный проект, конечно впечатляет и консолидировать работу с таким количеством подрядчиков не просто. Как была построена система координации управления проектом? Была ли какая-то тестовая площадка перед таким полномасштабным внедрением?

  • Азиз Бедиров
    Рейтинг: 227
    ООО «РТ-ИНФОРМ»
    Генеральный директор
    22.12.2020 10:47

    В режиме пилотного внедрения система тестировалась на 18 предприятиях, входящих в несколько холдинговых компаний корпорации.
    По итогам пилота, для координации проекта была разработана эшелонированная система управления тиражом. На уровне холдинговых компаний корпорации были назначены руководители проекта, которым подчинялись руководители проекта на предприятиях, а им, в свою очередь отчитывались руководители функциональных групп.
    Тиражирование системы было поделено на несколько волн, в зависимости от уровня ИТ-зрелости предприятий, что позволило нам одновременно проводить ОПЭ в первой волне и готовить к тиражу (включая техническое оснащение) предприятия следующей волны. В процессе реализации проекта выделились отдельные сервисные направления: дистанционного обучения, аттестации, интеграции, технической поддержки. Таким образом, тираж системы на весь контур корпорации был осуществлен за 1 год, а рожденные сервисы продолжают работать и для других проектов. Полученный опыт координирования также стал фундаментом для дальнейшей работы по информатизации основных и обеспечивающих процессов корпорации.

  • Александр Котов
    Рейтинг: 41
    ITMS
    ИТ-директор
    08.01.2021 15:48

    Предприятия наверное имели разный уровень готовности. Предварительно делался аудит или прямо шло внедрение и каждый подтягивался уже в процессе работы?

    • Азиз Бедиров Александр
      Рейтинг: 227
      ООО «РТ-ИНФОРМ»
      Генеральный директор
      15.01.2021 15:28

      Для всех предприятий изначально применялись единые стандарты и требования по реализации проекта, поэтому аудит не проводился. Как мы пояснили в предыдущем комментарии, тиражирование системы было поделено на несколько волн, в зависимости от уровня готовности предприятий. Времени оказалось достаточно, чтобы все подтянулись и проект реализовался.

  • Александр Власов
    Рейтинг: 58
    Проектные решения
    Руководитель направления
    08.01.2021 16:56

    Проводился ли анализ, насколько снизилось количество человеческих ошибок после внедрения данной системы. По моим оценкам процентов на 15% должно было снизится

  • Азиз Бедиров
    Рейтинг: 227
    ООО «РТ-ИНФОРМ»
    Генеральный директор
    15.01.2021 15:28

    Учитывая, что проект на старте полностью соответствовал утвержденной локальной нормативной базе корпорации, система стала органичной частью уже существовавших управленческих процессов. На наш взгляд, задача уменьшения влияния человеческого фактора, в первую очередь, должна решаться организационными мерами, построением эффективных систем взаимоотношений, разработкой и утверждением необходимых регламентов и стандартов. Для данного проекта уменьшение влияния человеческого фактора – задача важная, но не являющаяся приоритетной. По итогам тиражирования мы получили экономический эффект, снижение издержек и повышение скорости принятия управленческих решений по ключевым вопросам работы всего организационного периметра.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление