Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы на базе "1С:ЗУП КОРП"

Заказчик
АО "Железнодорожная Торговая Компания"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Первый Бит
Год завершения проекта
2019
Сроки выполнения проекта
Декабрь, 2018 - Декабрь, 2019
Масштаб проекта
10152 человеко-часов
Цели
  • Обеспечение внедрения и эффективной поддержки единой для всех структурных единиц Предприятия единой учетной политики.
  • Обеспечение единообразия способов предоставления данных в соответствии с единой учетной политикой, действующими нормами законодательства в сфере карового учета и расчета заработной платы.
  • Реализация эффективных процедур информационного обмена между структурными единицами Предприятия, а также с взаимодействующими государственными ведомствами, в том числе налоговыми органами.
  • Обеспечение исполнения требований о кадровом, бухгалтерском и налоговом учете.
  • Прозрачность кадрового учета, бухгалтерского и налогового учета для руководства АО "ЖТК" и прочих контролирующих органов.
  • Оптимизация и унификация бизнес-процессов.
  • Унификация процессов ведения (далее - НСИ).
  • Снижение затрат на эксплуатацию автоматизированных информационных систем кадрового учета и расчета заработной платы за счет внедрения типового программного обеспечения.
  • Интеграция АС Предприятия в единое информационное пространство за счет внедрения стандартизированной Системы справочников и классификаторов.
  • Обеспечение интеграции системы кадрового учета и расчета заработной платы с системой бухгалтерского учета.
  • Обеспечение защиты, сохранности и безопасности использования персональных и пользовательских данных системы.

Уникальность проекта

  • Сжатые сроки проекта.
  • Большая территориальная распределенность.
  • Переход с различных программных продуктов в единую систему, что зачастую требовало оперативных изменений в бизнес-процессах заказчика, либо оперативных изменений в уже настроенных и использующихся алгоритмах.
  • Формирование проводок по оценочным обязательствам необходимо было реализовать таким образом, чтобы переход на типовой функционал в будущем (через год) был безболезненным и не требовал "доработки по удалению доработки".
Использованное ПО

Программный продукт "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП".

  • вариант работы: клиент – серверный( сервер базы данных: MSSQL)
  • автоматизировано : 164 рабочих мест
  • одновременно работающих : 150
  • численность: 4500 сотрудников
  • более 170 видов начислений и удержаний
  • интеграция через RabbitMQ

Продукты "1С", внедрённые в ходе проекта:

  • Наименование продукта: "1С:ЗУП КОРП".
  • Внедренные подсистемы продукта: Кадры, Зарплата, Выплаты, Налоги и Взносы, Отчетность. и справки, Охрана труда.
Сложность реализации

Выполнены основные доработки:

  • Различных уведомлений (увольнения, изменение условий договора, окончания отпуска по уходу за ребенком и пр). Реализовано при помощи регламентных заданий и типовых механизмов создания задач и напоминаний пользователям. Для повышения эффективности работы сотрудников и возможности контроля обработки задач.
  • Формирование различных приказов (на компенсацию ж.д. билетов по личным надобностям, за проезд на ж.д. транспорте общего пользования, на выплату единовременного денежного вознаграждения к юбилейным датам работника, на оказание материальной помощи с учетом сложившихся обстоятельств и т.д.). Для этих целей был разработан новый документ и справочник "Пункты коллективного договора", чтобы минимизировать ручное заполнение приказов, а также учесть изменение пунктов коллективного договора в будущем.
  • Учет образования работника, в т.ч. повышение квалификации и формирование отчетности за квартал о повышении квалификации работника за счет средств АО "ЖТК".
  • Учет дисциплинарных взысканий, поощрений. Реализовано отражение взысканий и поощрений в карточке Т-2. Создание документов Премирования на основании приказов о поощрении и видов поощрений.
  • Учет выданных трудовых книжек и вкладышей к ним.
  • Учет исполнения обязанностей работника (с формированием соответствующего приказа и автоматического изменения "подписанта" в документах, формируемых программой). Были использованы типовые возможности "1С:ЗУП КОРП" по формированию "цепочек" документов. Реализована последовательность создания документов в системе, с учетом бизнес-процессов "подготовка приказа кадровой службой – согласование – передача в расчетную службу". Все доработанные печатные формы использовали типовые возможности "1С:ЗУП КОРП".
  • Учет оплаты работы в праздничные и выходные дни.
  • Конструктор трудовых договоров.
  • Модуль автоматического формирования проводок. Для того, чтобы полностью использовать типовую возможность гибкой настройки способов отражения начислений в учете и не усложнить работу расчетчиков (в типовом документе требовалось указать вручную на каждого сотрудника все варианты сочетаний сотрудник + начисление = способ отражения) был разработан механизм, позволяющий создавать эти документы автоматически, единоразово указав несколько добавленных настроек в Подразделениях, Начислениях и Способах отражения. Кроме того, данные в обработке создающей типовой документ можно использовать для получения дополнительной информации по начислениям, периодам, способам отражения.
  • Доработано формирование проводок по оценочным обязательствам. Таким образом, чтобы при переходе на типовой функционал можно было просто перестать использовать внешние обработки корректирующие данные в документе "Отражение зарплаты в бухучете", и начать использовать типовой функционал.
  • Были разработаны сводные отчеты, в разрезе дополнительной аналитики по начислениям. В начислениях была доработана возможность указать соответствие начисления укрупненному списку рекомендованных начислений, статьям затрат в аналитических отчетах по ФОТ.
  • Доработаны новые роли и профили, для разграничения прав доступа согласно бизнес-процессам и разделению функциональных обязанностей между всеми службами.
Описание проекта

Акционерное общество "Железнодорожная торговая компания" (далее – АО "ЖТК") была образована в 2007 году на базе имущества Дорожных центров рабочего снабжения (ДЦРС) – филиалов ОАО "Российские Железные Дороги" в рамках концепции реформирования железнодорожного транспорта в сфере предоставления услуг социально-технологического характера. Основными видами деятельности Компании являются организация общественного питания и розничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами.

АО "ЖТК" оказывает услуги питания и торгового обслуживания для работников холдинга "РЖД" и неработающих пенсионеров – железнодорожников в рамках заказа ОАО "РЖД". Компания ведет розничную торговлю на линейных станциях, развивает общественное питание в производственных столовых и домах отдыха локомотивных бригад, оказывает услуги по организации питания работников, занятых на ремонте путей, снабжает молоком работников, занятых на работах с вредными условиями труда, обеспечивает питанием работников при ликвидации чрезвычайных ситуаций, поставляет продукты для детских оздоровительных лагерей. Второй по важности задачей является организация торгового обслуживания и общественного питания сторонних потребителей.

ЖТК решает значимые социальные задачи – например, по организации торговли на мелких линейных станциях, где живут только железнодорожники, члены их семей и пенсионеры - как правило, тоже бывшие железнодорожники. Помимо этого, у АО "ЖТК" есть собственное производство хлеба и хлебобулочных изделий, которое осуществляется на базе хлебозаводов и ориентировано как на внутренний спрос в рамках социально-технологического заказа ОАО "РЖД", так и на продажу сторонним потребителям. В настоящее время в составе АО "ЖТК" действуют 14 филиалов, осуществляющих свою деятельность по сети железных дорог на территории России и представительство на Калининградской железной дороге, а также Тихорецкий хлебокомбинат.

Объекты автоматизации вели различные виды деятельности, используя при этом автоматизированные системы различных версий и конфигураций фирмы "1С":

  • "1С:Зарплата и управление персоналом 2.5"
  • "1С:Зарплата и кадры на платформе 7.7"
  • "1С:КАМИН"
  • "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1" (различных релизов)

Система была децентрализована и не имела центральной консолидированной базы данных для целей формирования сводной регламентированной и управленческой отчетности.

Объектами автоматизации использовались нетиповые конфигурации на платформе "1С:Предприятие", формат баз данных которых не единообразен.

Системы поддерживались различными сторонними подрядчиками.

Отсутствовали единые настройки систем учета – одни и те же механизмы реализованы в каждом филиале индивидуально.

Штатное расписание велось вне системы - как следствие возможны оформления приемов и переводов на неутвержденные позиции и должности. Названия должностей и подразделений в системе не соответствуют утвержденным - как следствие все приказы печатаются в Word, или после формирования в системе правятся вручную.

В филиалах различалась трактовка состава расчетных баз идентичных надбавок и премий.

Отсутствовал единый подход к функционалу каждой службы, за одни и те же работы в различных филиалах отвечают в одном филиале кадровая служба, в другом расчетная, в третьем служба ОТИЗ.

Ответственным лицам центрального аппарата для получения оперативной информации по начислениям (для различных аналитических справок и отчетов) необходимо было делать запрос и ожидать его выполнения исполнителем в филиале. В случае, если ответ составлен не в требуемом разрезе, необходимо проходить весь путь с запросом заново, что увеличивает время формирования отчета. т.к. филиалы находятся в различных часовых поясах.

Формирование проводок для начисления оценочных резервов по отпускам было затратным по времени и расчетам.

Единой методики формирования проводок придерживались не в полном объеме.

Отсутствовали единообразные автоматизированные принципы формирования регламентированной и отраслевой отчетности, что увеличивает сроки и сопровождается повышенными трудозатратами, в т.ч. при консолидации отчетности в целом по компании.


Год
Предметная область
Отрасль
Управление