Автоматизация юридически-значимого электронного документооборота и процесса проверки благонадежности контрагентов

Заказчик:

McDonald’s (ЗАО "Москва-Макдоналдс")

Поставщик

ГК "КОРУС Консалтинг"

Год завершения проекта

2020

Сроки выполнения проекта

Ноябрь, 2019 - Август, 2020

Масштаб проекта

1000 автоматизированных рабочих мест

Цели

Существенно сократить объем бумажных документов в компании, минимизировать ручной труд по их обработке, снизить операционные затраты компании на обеспечение бумажного документооборота с контрагентами.
Автоматизировать и ускорить процессы обработки и обмена с контрагентами первичными документами.
Автоматизировать и ускорить проверку благонадежности контрагентов, повысить точность оценок для формирования пула надежных поставщиков и подрядчиков, исключить риски взаимодействия с неблагонадежными партнерами.
Повысить прозрачность и усилить контроль за согласованием документов, проверкой контрагентов и проведением платежей, снизить налоговые и финансовые риски.

Уникальность проекта

1) Был создан механизм автоматического определения инициаторов, согласующих и маршрута согласования в зависимости от условий (контрагент, сумма, лимит платежей и т.д.)

2) Реализована функциональность:

- по определению и сортировке входящих документов от провайдеров ЭДО по типам;
- автоматическому запуску повторного согласования документа;
- lazy approval c использованием ЭЦП - согласования и подписания финансовых документов через электронную почту, без входа в систему.

3) Была написана новая ролевая модель для выделения каждого ресторана в качестве уникальной ролевой группы.

4) Проведен анализ процесса оценки благонадежности контрагентов, выработана методология его автоматизации.

5) Создана полноценная платформа для дальнейшего развития электронного документооборота в компании. В дальнейшем на этой же ферме серверов предполагается подключение новых модулей системы с обеспечением бесшовной интеграции между ними: договорного документооборота, управления доверенностями и т.д.

Использованное ПО

Модуль юридически значимого документооборота СЭД/ECM-системы «КОРУС Five| Документооборот» на платформе Microsoft SharePoint 2016, дополнительный сервис по проверке благонадежности контрагентов.

Сложность реализации

В компании были организованы сложные бизнес-процессы по определению согласующих и дальнейшей маршрутизации первичных документов в зависимости от различных условий – для их автоматизации была создана специальная матрица и выполнена специфическая настройка системы.
Реализована поддержка работы как с отдельными документами, так и с пакетами договоров.
В компании была принята многоступенчатая процедура оценки благонадежности контрагентов с использованием множества критериев, чек-листами для заполнения экспертами, информации из внешних баз данных и от контрагента Чтобы объединить все эти этапы, была создана специальная методология, на основании которой разработан сервис автоматической проверки благонадежности контрагентов.
Каждый из 760 ресторанов и подразделений ЦО McDonald’s - это обособленное подразделение, которое должно быть выделено в уникальную ролевую группу в системе. Для этого была разработана новая ролевая модель с возможностью масштабирования.
Предоставлена возможность для кастомизации процессов обмена и согласования первичных документов с отдельными крупными контрагентами.

Описание проекта

Специалисты «КОРУС Консалтинг» провели аудит бизнес-процессов, связанных с обработкой первичных документов, разработали методологию по автоматизации процесса проверки контрагентов.
Автоматизированы и переведены в цифровой формат процессы согласования, подписания и обмена с контрагентами первичными юридически значимыми документами.
Произведена интеграция с несколькими федеральными провайдерами ЭДО, организован процесс подписания документов с помощью ЭП.
Реализованы возможности настройки маршрутов документов, контроля статусов согласования и хранения документации в едином электронном архиве.
Автоматизирована проверка благонадежности контрагентов по критериям компании McDonald’s с использованием внешнего сервиса («Контур. Фокус») и , автоматическим ежедневным обновлением данных по ним, уведомлениями ответственных по изменениям и блокировкой «нежелательных» контрагентов.
Реализована функциональность проверки благонадежности контрагентов по динамическому изменению чек-листов в зависимости от введенных данных.
Обеспечен автоматический контроль всех изменений по контрагентам: превышения лимитов по платежам, перехода контрагента в «зону риска» и уведомлением ответственных лиц.
Сервис позволяет проводить внутренние тендеры по автоматическому выбору поставщика в зависимости от результатов голосования в компании.
Всего в результате проекта автоматизированы 1 тысяча рабочих мест в 760 обособленных подразделениях McDonald’s в Москве и регионах РФ:
- в подразделениях центрального офиса,

- в ресторанах.
Временные издержки на обеспечение юридически значимого документооборота с контрагентами снизились в 3 раза, проверка благонадежности контрагентов ускорилась в 5 раз.

География проекта

Центральный офис ЗАО «Москва-Макдоналдс» в Москве и порядка 660 ресторанов сети, находящихся в 60 регионах РФ