Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на базе «1С: Document Management 8»

Заказчик
Gazprom EP International B.V.
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО «АЛП-Информационные системы»
Год завершения проекта
2019
Сроки выполнения проекта
Июль, 2018 - Октябрь, 2019
Масштаб проекта
405 автоматизированных рабочих мест
Цели
Целью разработки и внедрения СЭД являлось создание системы, которая предназначена для автоматизации работы с договорами, доверенностями, заявками на служебные командировки на основе программного продукта «1С: Document management 8».

Основные цели проекта:

· Построение широкой карты бизнес-процессов для согласования и утверждения договорной документации, доверенностей и заявок на служебные командировки;

· Максимальное обеспечение работы пользователя в «едином окне» СЭД без перехода в смежные системы для выполнения процесса (от планирования до полного закрытия);

· Создание единой шаблонной системы, включающей унифицированную процессную модель, единую методологию и отчетность для всех Компаний Группы.

· Апробация шаблонной системы на следующих Компаниях Группы:
1. Филиал «Газпром Интернэшнл» в г. Санкт-Петербург;
2. Филиал «Газпром Интернэшнл» в г. Москва;
3. Gazprom EP International B.V.;
4. Gazprom EP International Services B.V.

· Запуск промышленной эксплуатации системы в 25 компаниях в 15 различных регионах мира.

Уникальность проекта

Уникальность проекта: СЭД поддерживает работу пользователей на английском и русском языках за счет доработки интерфейса и объектов конфигурации. Смена языка сеанса доступна в пользовательском режиме, что позволяет каждому сотруднику работать с поставленными задачами, формировать отчетность и работать с архивом документов на необходимом языке.
Система СЭД спроектирована на основе принципа «единого окна» работы для пользователя. Вся информация по договору, которую пользователь вносил во множество реестров и в финансовую систему, теперь аккумулируется в СЭД и в автоматическом режиме передается в нужном объеме в смежные системы.
Одной из важнейших доработок стал механизм отслеживания финансового результата по договорам (сопоставление плана и факта) на основе интеграции с 1С: Управление холдингом 8.
Использованное ПО


Тип сервера

Память

Процессор

Диски

СХД

Сервер приложений "1С"

32 Гб

Intel Xeon E5-4657L v2 2.40 GHz 12 ядер

SATA 7200k (RAID-DP); HDD Sys: 100GB, App: 2TB

Netapp Fas6290

СУБД

48 Гб

Intel Xeon E5-4657L v2 2.40 GHz 12 ядер

SAS 10000k (RAID-DP); HDD Sys: 100GB, App: 2TB

Netapp Fas6290



Сложность реализации
1. Поддержка работы пользователей на английском и русском языках;
2. Сложные механизмы автоматического определения делегата задачи;
3. Отслеживание финансового результата по договорам (сопоставление плана и факта) на основе интеграции с 1С: Управление холдингом 8.



Описание проекта
Единая система СЭД охватила следующие функциональные блоки:
Блок автоматизации № 1 Управление договорными документами, в том числе:
  • Перевод процесса подготовки, экспертизы, согласования, заключения, хранения и контроля за исполнением (финансовым результатом) Договоров в электронный вид в Компаниях Группы;
  • Создание электронной базы Договоров, Доверенностей (в том числе, загрузка исторических данных);
  • Создание шаблонов документов (договоров, доверенностей и иных документов);
  • Интеграции автоматизированной системы согласования и хранения Договоров с другими информационными системами Компании (1С: Зарплата и управление персоналом, 1С: Управление холдингом).
Блок автоматизации № 2 Управление заявками на служебные командировки, в том числе:
  • Автоматизация процессов согласования командировок по РФ;
  • Автоматизация процессов согласования командировок зарубеж;
  • Планирование командировочных расходов;
  • Создание механизма Прокси.
  • Интеграция автоматизированной системы согласования и хранения заявок на служебные командировки с информационной системой Компании (1С: Зарплата и управление персоналом).
Блок автоматизации № 3 Управление внутренними процессами согласования и утверждения:
  • Заявки на перевод;
  • Тендорная документация;
  • Протоколы совещаний МРГ;
  • Оферты e. и т.д.
Для решения поставленных задач была выбрана система "1С: Document management 8". В ходе проекта система была развернута на 405 рабочих местах. Благодаря реализации данного проекта, существенно сократились реальные сроки согласования документов, сроки работы с документами стали соответствовать внутренним нормативным актам Группы Компаний, что достигнуто во многом благодаря эффективным методологическим, организационным и автоматизированным проектным решениям. Разработанная СЭД активно развивается по запросам пользователей: дополняется документарный состав согласуемых и хранящихся в системе документов, к работе в системе подключаются новые пользователи, а соответственно расширяется карта бизнес-процессов.

География проекта

Регион внедрения:

1. Российская федерация: г. Москва, г. Санкт-Петербург;

2. Нидерланды: Амстердам.

Запуск промышленной эксплуатации системы в 25 компаниях в 15 различных регионах мира.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление