Российская «дочка» Dr. Theiss Naturwaren повысила коммерческую эффективность за счет автоматизации бюджетирования
Интегратор эффективных ИТ-решений «Первый Бит» завершил проект по автоматизации бюджетирования дочернего предприятия немецкой компании Dr. Theiss Naturwaren GmbH, выпускающей продукцию под всемирно известными торговыми марками LACALUT, Долгит и другими.
Реализация проекта на базе решения «БИТ.Финанс» позволила снизить трудозатраты на подготовку финансовой отчетности в двое, существенно сократить сроки подготовки отчетности для материнской компании и сократить дебиторскую задолженность российского филиала на 30%.
Раннее управленческий учет велся в объемных Excel-таблицах, где плановые данные собирались вручную из отдельных файлов, а фактические – путем ручного ввода из данных программ «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Зарплата и управление персоналом» и BI-системы.
Все это сильно затрудняло и замедляло процесс сбора управленческой отчетности. Более того, при таком формате работы возникали ошибки и проблемы обработки информации. Некоторые данные не сохранялись и их приходилось восстанавливать, что занимало время.
Для решения этих проблем необходимо было закончить начатый процесс автоматизации управленческого учета с помощью продукта «БИТ.Финанс», который ранее использовался исключительно в функциональности казначейства.
Руководство фармкомпании запланировало автоматизацию процессов и инструментов бюджетного планирования, а также полную автоматизацию сбора фактических данных по нескольким источникам.
Исполнителем был выбран петербургский офис ИТ-интегратора «Первый Бит», который уже не первый год ведет плодотворную работу по автоматизации ООО «Др. Тайсс Натурварен Рус».
«Продолжение успешной проектной деятельности с командой Первого Бита позволило внедрить в кратчайшие сроки все блоки программного продукта БИТ.ФИНАНС, построить эффективную архитектуру взаимодействия информационных систем и построить в компании автоматизированную информационную систем управленческого учета», – отметил управляющий процессами ИТ в компании «Др.Тайсс Натурварен Рус» Павел Аверьянов.
Основная сложность проекта заключалась в том, что у компании уже была сформирована устойчивая архитектура, основанная на традиционных методах управленческого учета. Эта структура, проверенная временем, успешно функционировала, но при этом оказалась не готовой к внедрению современных решений и технологий.
«Приоритетом стало не просто внедрение новых подходов, а их эффективная интеграция в уже существующую систему. Мы столкнулись с задачей адаптации модели управления, чтобы она гармонично вписывалась в установленную архитектуру и не нарушала ее целостности. Это потребовало глубокого анализа текущих процессов, взаимодействия всех элементов системы и тщательной проработки решений, которые бы соответствовали условиям компании», – рассказал Алексей Родюков, руководитель проектного отдела интегратора эффективных ИТ-решений «Первый Бит» в Санкт-Петербурге.
Команда специалистов Первого Бита стремилась к тому, чтобы нововведения не только улучшили управленческий учет, но и способствовали эволюции всей структуры, обеспечивая её гибкость и адаптивность к будущим изменениям.
Среди уникальных разработок команды проекта – автоматический расчет амортизации для плановых данных управленческого учета. Его внедрение существенно упростило процесс планирования амортизации, освободив время для более стратегического анализа.
В систему были добавлены новые источники фактических данных. Помимо оперативной базы (1С:УТ) и регламентированного учета (1С:Бухгалтерия), используется уникальный источник из BI-системы. Это интеграция позволила существенно повысить качество анализа бюджетов.
Специально для заказчика специалисты Первого Бита реализовали уникальную схему двойного закрытия периодов управленческого учета в рамках календарного года, которая обеспечивает большую точность и надежность данных.
«Внедрение системы БИТ.Финанс позволило эффективно и оперативно работать с БДДС. Это помогло оптимизировать ликвидность и дало возможность подразделениям четко планировать и контролировать свои затраты. Система позволяет строго выдерживать сроки предоставления отчетов для материнской компании», – прокомментировала финансовый директор компании «Др.Тайсс Натурварен Рус» Ольга Федюшина.
Автоматизация бюджетирования обеспечила фармацевтической компании гибкость и оперативность при вводе плановых данных. Ошибки при планировании и подготовке отчетности удалось минимализировать.
Помимо этого, была обеспечена оперативная корректировка методики сбора фактических данных, которая позволит оперативно подстраиваться под переменчивые требования рынка, а линейным руководителям был предоставлен прямой доступ к финансовому планированию и аналитике по их подразделениям.
