Оптимизация процессов управления документами с последующей автоматизацией на базе "1С:Документооборот КОРП"

Заказчик
ООО "Велесстрой"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
АКСИОМА-СОФТ
Сроки выполнения проекта
Февраль, 2018 - Декабрь, 2018
Масштаб проекта
8000 человеко-часов
1500 автоматизированных рабочих мест
Цели
Причинами для внедрения системы автоматизации явились:
  1. Необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов.
  2. Наличие пробелов в процессах получения и обработки документов разных видов, как следствие – потери документов при их передаче между участниками документооборота.
  3. Необходимость пересмотра распределения ответственности структурных подразделений, участвующих в процессах документооборота Компании.
  4. Недостаточная емкость, скорость и надежность работы имеющейся информационной системы, используемой для хранения документов Компании.
  5. Неполный охват этой системой всех категорий документов Компании.
  6. Высокая информационная фрагментированность бизнес-процессов появления / создания и использования документов Компании.
Были поставлены следующие цели:
  1. Оценка готовности Компании к автоматизации документных процессов и использованием «1С:Документооборота 8 КОРП».
  2. Выработка рекомендаций по рационализации документооборота и подготовке документных процессов Компании к автоматизации.
  3. Проектирование целевой модели документооборота с учетом типового функционала «1С:Документооборота 8 КОРП», требований российского законодательства и лучших практик в сфере управления документами.
  4. Повышение удобства работы с документами Компании.
  5. Сокращение времени и ресурсов на поиск, обработку и хранение документов.
Конечный результат исследования документных процессов виделся в оценке готовности Компании к внедрению электронного документооборота, выработке рекомендаций по рационализации документооборота и подготовке документных процессов Компании к автоматизации.
Заказчиком проекта внедрения были Административный директор и IT-департамент. Перед ними стояла задача подготовить документные процессы к переходу на новый продукт "1С:Документооборот".

Уникальность проекта

Для решения поставленной задачи – реализовать сквозной и прозрачный документооборот между подразделениями Компании, было решено провести детальную предварительную проработку документных процессов до начала настроек информационной системы. В результате методических работ должно быть разработано проектное решение, направленное:

на использование типового функционала системы;
корректировку действующих процессов с учетом законодательных и нормативно-правовых требований;
рационализацию действующих процедур (унификация видов документов, сокращение избыточных или ошибочных действий в процессах обработки документов).

Особенностью методических работ стал значительный объем первичных данных, полученных методологами в ходе обследования документооборота Компании. Для сбора и обработки такого объёма данных применяется методика фирмы "1С". Методологическую основу исследования составили структурный, сравнительный и системный методы для обработки, анализа собранных данных.
Использованное ПО
При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе "1С:Предприятие 8". Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта "1С:Документооборот 8 КОРП". Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:
  1. Методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке.
  2. Оптимальная стоимость внедрения и сопровождения.
  3. Возможность использования имеющихся в Компании лицензий "1С:Предприятия 8".
  4. Существующая IT-инфраструктура.
  5. Гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.

Партнером по внедрению программного продукта, методологической поддержке и консультационным услугам была выбрана компания "Аксиома-Софт" – официальный партнер фирмы "1С", Центр компетенции по документообороту. "Аксиома-Софт" имеет многолетний опыт ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе "1С:Предприятие".

Одной из отличительных особенностей программного продукта "1С:Документооборот 8" является качественное и обширное методическое сопровождение проектов внедрения систем электронного документооборота. Фирмой "1С" разработана методика постановки документооборота: от аудита текущих процессов работы с документами до проектирования целевой модели системы управления документами, соответствующей потребностям предприятия. Методика положительно зарекомендовала себя и успешно применяется на российских предприятиях. Методические услуги были оказаны строго по методике фирмы "1С": "1С:Методология управления документами".

Сложность реалиазации

Российская строительная компания, в которой проводились работы по оптимизации документных процессов, входит в число лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты Компании расположены по всей территории Российской Федерации: от самых северных до самых южных границ в республике Саха (Якутия) и Краснодарском крае, Ленинградской области и Красноярском крае, ЯНАО и Хабаровском крае. В Компании работает более 15 000 сотрудников.

Оценивая ситуацию до внедрения, можно сделать вывод, что работа с документами в Компании не была организована должным образом:

  • актуальной инструкции по делопроизводству не было;
  • работа с отдельными видами документов и документопотоками были регламентированы в самостоятельных локальных нормативных актах, составленных Управлением процессов и методик Компании;
  • контроль исполнения документов организован не был;
  • номенклатура дел велась в центральном офисе и на местах;
  • в Компании было организовано два архива: для управленческой и научно-технической документации.

Работа с документами велась с использованием электронной почты. Сотрудник создавал проект документа, распечатывал его, подписывал, сканировал и отправлял адресату по электронной почте. При этом бумажный экземпляр документа уничтожался. Адресат, получив скан-копию документа, также распечатывал его, ставил личную подпись в ходе подписания или согласования, сканировал и перенаправлял дальше по электронной почте. Бумажный экземпляр снова уничтожался. Такая организация работы была обусловлена тем, что работа большинства сотрудников Компании связана с разъездами и передать документ на согласование или подписание в краткие сроки было довольно сложно.

Таким образом, состояние автоматизации процессов документооборота до начала проекта можно охарактеризовать следующим образом:

  1. Недостаточная емкость, скорость и надежность работы имеющейся информационной системы, используемой для хранения документов Компании.
  2. Неполный охват этой системой всех категорий документов Компании.
  3. Высокая информационная фрагментарность бизнес-процессов появления / создания и использования документов Компании.
Количество пользователей СЭД – 1500.

Объектом исследования стали ключевые участники документооборота в Компании: 38 структурных подразделений. Предмет исследования – все документные процессы Компании.

Объем документооборота - более 40 000 документов при сохранении тенденции к росту.

Описание проекта
Компанией «Аксиома-Софт» выполнено внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» в соответствии с проектным решением, в ходе которого было автоматизировано:
  • ведение номенклатуры дел;
  • учет и хранение документов;
  • обработка входящей/исходящей документации;
  • обработка распорядительной документации;
  • автоматизация бизнес-процессов по направлениям деятельности.
Результат рационализации документооборота:
  • унифицирован видовой состав используемых документов (количество видов документов сократилось с 88 до 50);
  • предложена иная классификация видов документов для удобства стандартизации документооборота;
  • часть документов переведена в электронный вид;
  • выстроена система контроля исполнительской дисциплины;
  • рационализированы маршруты обработки документов (исключены избыточные действия, сокращено количество маршрутов обработки с 370 до 100).
В целом рационализация документооборота была направлена на сокращение операционных рисков, которые связаны с неадекватными внутренними процессами, работой информационных систем и действиями сотрудников.

Результат автоматизации документооборота:
Повысилось удобство работы с документами Компании, уменьшилось количество потерянных документов, в разы ускорились процессы согласования документов и увеличилась скорость поиска необходимых документов.
География проекта
Масштаб проекта определялся разветвлённой организационной структура Компании, в которую входит 97 отделов, подчиненные 7 дирекциям. Во главе Компании стоят президент, вице-президент и генеральный директор. Помимо центрального офиса в Москве, компания на момент обследования имела 40 строительных площадок.


Коментарии: 2
  • Элла Тетерина
    Рейтинг: 19
    ООО "Техсервис-Телеком"
    21.11.2019 20:28

    "часть документов переведена в электронный вид" - какая именно часть была переведена и как настроили процесс с той частью, которая осталась на бумажном носителе?

  • Сергей Солдатов
    Рейтинг: 63
    ООО "Велесстрой"
    Начальник отдела программного обеспечения
    10.12.2019 13:52

    Добрый день, Элла. В периметр проекта попали входящие письма, исходящие письма, распорядительные документы общества, служебные записки. Сейчас проект расширяется кадровыми документами. Это требует проработки вопроса с электронными подписями для участников документооборота. Присоединяем к системе поток бухгалтерских документов с Контрагентами (как хранилище). Бизнес-процессы по другим документам ведем как и раньше, фиксируя итоговые бумажные сканы в системе. Документы длительного срока хранения пока лишать бумажного оригинала не планируем.

Предметная область
Отрасль
Управление