Проблемы организации офисной печати в компаниях

По оценкам Gartner, затраты на печать составляют до 3% бюджета предприятия и в ряде случае могут быть снижены на 10-30%. С работой систем печати связаны 55% сетевого трафика и 40-60% звонков в службу технической поддержки организации.

При этом немногие ИТ-директора и CIO средних и крупных компаний имеют представление о количестве принтеров в организации, интенсивности их эксплуатации, возрасте, необходимости техобслуживания и ремонта. Издержки, связанные c этим видом деятельности, не всегда прозрачны и правильно учитываются.

Насколько описанная ситуация актуальна для Вашей компании? Кто в Вашей компании несет ответственность за организацию офисной печати: ИТ-департамент или отдел закупок?

Из чего складывается реальная величина расходов на печать? В расчете стоимости печатной страницы большинство компаний принимает во внимание только затраты на бумагу и катриджи, упуская из виду ряд других параметров:

• Расходные материалы 0.1 – 1,5 р. (зависит от производительности печатного устройства и используемых расходных материалов - оригинальные, совместимые, перезаправленные)
• Ресурсные запчасти 0.03 - 0.5 р. (зависит от производительности печатного устройства и используемых материалов - оригинальные, совместимые, перебираемые вручную)
• Сервис 0.00 – 0.1 р. (зависит от производительности печатного устройства и стоимости услуг сервисной компании, если таковая привлекается)
• Бумага 0.23-0.35 р. (зависит от типа используемой бумаги)
• Амортизация оборудования 0.015 – 1 р. (зависит от производительности и ежемесячной загрузки печатного устройства, условий эксплуатации)
• Стоимость отвлечённых средств 0.01 – 1 р. (из расчёта 10% годовых, зависит от производительности и ежемесячной загрузки печатного устройства)

Приведенные цены указаны в расчете на одну печатную страницу. Основная задача – показать большой разброс в ценообразовании этих составляющих и существенную зависимость от используемой в компании структуры печатной техники.

Как рассчитываются затраты на офисную печать в Вашей компании? Какие параметры Вы учитываете, какие способы сокращения расходов применяете?

Возможным решением проблемы контроля над печатью может стать привлечение внешнего провайдера. Поставщики этой услуги предоставляют клиентам технику на условиях аренды, взимая ежемесячную оплату за единицу оборудования или за число напечатанных страниц. Сервисное обслуживание, обеспечение техникой, расходными материалами и бумагой подрядчик берет на себя.

Удобства аутсорсинга очевидны: это позволяет отказаться от расходов на приобретение техники, снижает эксплуатационные затраты на расходные материалы и сервис, дает возможность более точно планировать бюджет компании. Важнейшим аргументом в пользу аутсорсинга является возможность построения хорошо унифицированной структуры парка печатной техники и эксплуатации её в таком виде на протяжении 5-7 лет.

Другой вопрос: в каком случае привлечение внешнего поставщика экономически целесообразно, а когда проблема может и должна решаться своими силами?

Как построено управление офисной печатью в Вашей компании? Как контролируется объем печати, и какие меры предпринимаются для оптимизации расходов? Как много времени уделяет системам печати служба технической поддержки?

Насколько, на Ваш взгляд, актуальна услуга аутсорсинга офисной печати? Какие компании, по Вашим оценкам, нуждаются в привлечении внешнего подрядчика?

Приглашаем к дискуссии!

*) Ниже приводится расчет амортизационной стоимости отпечатка в зависимости от типа и класса устройства и объемов печати: