Переход на межкорпоративный ЭДО. Часть 1

3 сентября 2013
14

Часть 2. Виды документов.
Часть 3. Выбор оператора.

Часть 4. ЭДО: Программные средства.

1. ЭДО: в чем проблемы

После принятия ФНС № ММВ-7-6/138 ситуация с межкорпоративным электронным документооборотом изменилась принципиально: все больше компаний переходят на обмен юридически значимыми документами (ЮЗД), в частности, счетами-фактурами в электронной форме.

Переход на такой обмен выглядит как потенциально очень выгодный проект. Однако в методике его расчета гораздо больше подводных камней, чем кажется на первый взгляд, Ведь основная выгода здесь вовсе не в экономии затрат ручного труда, а в повышении качества, достоверности и оперативности финансово-хозяйственного учета, в минимизации рисков при общении с регулирующими органами. Оценить эти выгоды в деньгах сложно.

Может показаться, что проект такой будет простым и быстрым. Есть заказчики, которые представляют его себе как аналог проекта по внедрению системы представления отчетности в ФНС, благо, оператор тот же. Эта иллюзия поддерживается наличием у сервисов большинства операторов WEB-интерфейса, который позволяет подготавливать, загружать и получать структурированные документы установленного формата с любого рабочего места. Казалось бы, чего проще. Однако серьезные вопросы начинают возникать, когда оказывается, что ручной ввод и последующее преобразование данных в утвержденные форматы электронных счетов-фактур (ЭСФ) нереалистично, во-первых, из-за объемов данных, во-вторых, потому, что все данные находятся в ERP-системе и их необходимо оттуда извлечь, а при приеме ЭСФ — загрузить.

Пример: вопрос одного из наших потенциальных клиентов. «Не понятна суть проблемы. Система должна обеспечивать обмен структурированными электронными юридически значимыми XML-документами с ЭП. Все задачи интеграции и взаимодействия сводятся к импорту и экспорту валидных XML-документов». Увы, это не совсем так. Необходимо также обеспечить накопление архива всех бизнес- и технологических документов, обеспечить бизнес-процессы согласования выставления/принятия документов к учету, а также реализовать защиту от ошибок и множество сервисных функций, без чего вся система будет не более полезна, чем учебный проект студента-программиста старшего курса.

Основные запросы на внедрение систем ЭДО к нам поступают от сетевых предприятий розничной торговли, металлургических холдингов, предприятий пищевой промышленности и товаров повышенного спроса (FMCG), телекоммуникационных компаний, плюс предприятия — монополисты, например, из сферы ЖКХ, которые обслуживают огромное количество клиентов — юр.лиц.

Проблемы при переходе на ЭДО есть, их можно разделить на несколько групп:

 Законодательные, т.е. связанные с несовершенством законодательства, регулирующего указанный вид деятельности, ограниченную судебную практику, необходимость доработок закона об электронной подписи, и др.;

— Методологические, в том числе связанные с отсутствием одобренного ФНС способа решения реальных производственных задач. Много вопросов вызывает реализация агентских схем, когда грузополучатель и плательщик являются различными юридическими лицами, и необходимые изменения в учетной политике компании в результате внедрения ЭДО;

— Технические, т.е. связанные с вопросами реализации системы ЭДО в корпоративной информационной среде конкретного заказчика;

— Психологические, что особенно понятно и не нуждается в отдельных пояснениях.

Мне ближе технические проблемы, поскольку на решение проблем более высокого уровня мы в своих проектах по внедрению ЭДО, как правило, повлиять не можем. Из технических наиболее существенны две:

— взаимодействие системы ЭДО с корпоративной финансово-учетной системой;

— организация электронного архива документов процесса обмена.

Интеграция с ERP-системой. Поскольку компания TerraLink профессионально работает только с SAP ERP, то я могу поделиться нашим опытом именно в этой области. В последних локализациях SAP ERP имеются базовые возможности для организации ЭДО, однако они обеспечивают только работу со структурированными документами и предполагают, что компания работает строго в стандартной SAP-системе.

Понимая, что задача стоит на самом деле гораздо шире, чем просто обмен структурированными документами, и принимая во внимание, что уровень адаптации функционала (кастомизации) при внедрении SAP ERP обычно составляет не менее 30% объема проекта, можно оценить проблему встраивания функционала ЭДО в действующую промышленную ERP-систему заказчика.

Заказчик, в первую очередь, должен быть уверен в том, что работоспособность всех его наработок сохранится полностью, во-вторых, что внедрение нового функционала не лишит его возможности получать техническую поддержку SAP и устанавливать новые версии. Поэтому интеграция должна быть максимально гибкой и максимально стандартной одновременно.

Организация электронного архива. Накопление всех технологических, или, как говорят еще, статусных, документов оператора в процессе обмена ЮЗД — внешнее по отношению к заказчику требование. Оно является условием легитимности внедряемой системы, а накопление бизнес-документов важно самому заказчику для обеспечения последующих контроля, аудита, предоставления документов для решения споров в судах и/или по требованию ФНС, и т.д.

Здесь мы выходим на общую проблему обработки бизнес-контента в среде SAP ERP. Среда хранения должна гарантировать неизменность контента, возможность его поиска, выгрузки и печати по запросу, а, с учетом лучших практик в этой области, необходимо также предусмотреть организацию логической связки между бизнес-объектом SAP ERP и порожденным им/обосновывающем его объектом контента. С точки зрения заказчика, логично попытаться использовать для этого существующую в компании систему документооборота, а с точки зрения технологии — лучшим решением будет то, которое обеспечивает промышленный режим хранения архивированного контента и минимальные затраты по организации и поддержки его связи с SAP ERP.

Наиболее опытные и мыслящие системно заказчики понимают важность (цитирую В.А.Урьяса почти дословно) внедрения промышленного электронного архива как необходимого условия для перехода на безбумажную бухгалтерию и электронный юридически значимый документооборот, как внутри-, так и меж- корпоративный.

Возникают и требования, которые предъявляют решения по обмену ЮЗД к применению электронной подписи, однако это слишком большая тема и, возможно, она заслуживает отдельного рассмотрения.

Если вы уже перешли на обмен ЮЗД со своими контагентами, то с какими наиболее значимыми проблемами вы столкнулись? Как их решали? Если вы планировали такой проект и отказались от него, то почему?

Рассчитывали ли Вы экономическую эффективность и срок окупаемости перед внедрением ЮЗД?

5578
Поделиться
Коментарии: 14

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Марк Шварцблат
    Рейтинг: 10
    КТ "Акведук"
    ИТ-директор
    10.09.2013 12:20

    Рассматривали данный вопрос около года назад. Ни наши поставщики, ни наши покупатели энтузиазма в данном вопросе не проявили.

  • Михаил Петров
    Рейтинг: 275
    Счетная палата Российской Федерации
    Директор департамента цифровой трансформации
    10.09.2013 15:56

    Даже не рассматривали - в нашей специфике уже нет смысла это инициировать. Просто электронную подпись - сделали.

    Вопрос к топик-стартеру относительно

    Заказчик, в первую очередь, должен быть уверен в том, что работоспособность всех его наработок сохранится полностью, во-вторых, что внедрение нового функционала не лишит его возможности получать техническую поддержку SAP и устанавливать новые версии
    В САПе с этим разве проблема? по-моему, данная локализация делается совершенно нормально и не должна влиять на поддерживаемость стандартного функционала.

    внедрения промышленного электронного архива как необходимого условия для перехода на безбумажную бухгалтерию и электронный юридически значимый документооборот, как внутри-, так и меж- корпоративный
    все зависит от объемов...

  • Александр Бейдер
    Рейтинг: 10
    TerraLink
    Директор по цифровым технологиям
    11.09.2013 10:54

    При работе полностью в стандарте, да, согласен, проблем гораздо меньше.
    Однако, например, у одного нашего заказчика был уже разработан и внедрен процесс автоматизации подготовки счетов-фактур.
    Наше решение должно было учитывать это обстоятельство.
    В этом случае это уже не локализация, а кастомизация, и внедряемое интеграционное решение должно корректно взаимодействовать с имеющимеся наработками.
    Есть и другие примеры интеграционных задач, которые приходится решать при подобных внедрениях.

    • Михаил Петров Александр
      Рейтинг: 275
      Счетная палата Российской Федерации
      Директор департамента цифровой трансформации
      12.09.2013 01:43

      это уже не локализация, а кастомизация
      ну и в этом случае проблем не должно же быть?...

      • Александр Бейдер Михаил
        Рейтинг: 10
        TerraLink
        Директор по цифровым технологиям
        13.09.2013 12:40

        Уважаемый Михаил Викторович,

        возможно, мы по-разному понимаем слово «проблема». Конечно, я не понимаю его так как ПРОБЛЕМА!!!, т.е. нечто такое что реши – или на биржу труда. Я это понимаю как техническую задачу, того или иного уровня сложности, которую необходимо аккуратно и качественно решить, в срок и в бюджете, а результаты решения – внедрить в продуктивную работу. Когда у нас стоит вопрос о внедрении доработок в промышленно работающую ERP систему, то это именно задача такого рода. С одной стороны – делали сто раз. С другой, по крайней мере раз 90 при этом наступали на грабли.

        Мне кажется, что когда компания планирует и делает работу, ориентируясь на архив, предоставляемый оператором, а в конце пути, как справедливо отметил ранее Олег Александрович, неожиданно сталкивается с трудоемкостью многих возникших при этом операций, и приходится думать об организации собственного архива – то это проблема именно такого рода.

        В качестве другого примера позволю себе указать на сложности организации работы с несколькими операторами. Я надеюсь, что со временем мы достигнем этого вопроса в нашем обсуждении и сможем поговорить на эту тему поподробнее.

        • Михаил Петров Александр
          Рейтинг: 275
          Счетная палата Российской Федерации
          Директор департамента цифровой трансформации
          13.09.2013 14:08

          Да, воспринимаю слово "проблема" как нечто на грани неразрешимости или разрешимости с огромными усилиями.
          Термин "задача" намного более позитивен :)

  • Олег Савилов
    Рейтинг: 23
    АО "ЛИМАК"
    Руководитель Службы ИТ
    11.09.2013 16:26

    Компания Х5 с 01.09 работает только с ЭСФ, а сейчас и другие подтягиваются.
    Электронный архив не организовывали, но придется. Сейчас это висит на операторе ЭДО, но уже столкнулись с трудоемкостью многих (неожиданно возникших) операций. Если не решится вопрос - необходимо делать свой архив.
    Вопросы больше не технические (хотя и их хватало), а методологические: т.е. то что ранее в бумажных вариантах проходило незаметно, то со вводом ЭСФ все цепочка от заказа до ЭСФ.
    Ка пример: если раньше замена одной плюшки (в заказе) на другую (в накладной и ЭСФ) проходило незаметно, то теперь вся цепочка раскручивается обратно...

    • Марк Шварцблат Олег
      Рейтинг: 10
      КТ "Акведук"
      ИТ-директор
      11.09.2013 16:52

      Может быть хотя бы это заставит бухгалтерии отказать от практики выставления СФ "задним числом" и правки с перевыставлением за тем же номером.

      • Ольга Мельник Марк
        Рейтинг: 40
        Независимый эксперт
        11.09.2013 20:03

        как говаривал мой малолетний племянник: Никогда в мире!

        • Марк Шварцблат Ольга
          Рейтинг: 10
          КТ "Акведук"
          ИТ-директор
          11.09.2013 20:11

          Да нет. Не так уж это и нереально. Даже уже живые примеры есть.

          • Ольга Мельник Марк
            Рейтинг: 40
            Независимый эксперт
            11.09.2013 21:14

            А какие именно примеры? Хотя бы тип компании, так изменившей свои порядки под давлением ЭДО, хотелось бы узнать, не говоря уж о названии.

            • Марк Шварцблат Ольга
              Рейтинг: 10
              КТ "Акведук"
              ИТ-директор
              12.09.2013 08:42

              Небольшие фирмы, не от хорошей жизни и под давлениям покупателей продукции.

              Комплекс причин, где ЭДО не единственная, но послужила спусковым крючком. Небольшой производитель автозапчастей. Продукция не эксклюзивная. Китай не дремлет. Основной покупатель жестко поставил условие. Исторически сложившегося главбуха-пенсионера проводили совсем на пенсию. :) Сделали. Количество правок в месяц теперь считается штуками.

              По второму случаю четкой информации нет. Что-то для авионики делали. Знаю, что после наведения порядка осталось всего два бухгалтера - главный и по зарплате. Ранее на сверке и правке документов было еще плюсом четверо.

  • Ольга Мельник
    Рейтинг: 40
    Независимый эксперт
    12.09.2013 11:59

    Мы говорили (http://www.iemag.ru/interview/detail.php?ID=28172) с Ириной Журавлевой (http://www.globalcio.ru/cio-community/5635/) про ее ERP-проект, он здесь тоже обсуждался (http://www.globalcio.ru/workshops/148/). И в этом проекте был кусок с ЭСФ - по обмену информацией внутри холдинга. Я бы думала, что именно таких проектов - внутренних - должно быть сейчас больше, чем обмена с внешними контрагентами, поскольку своих-то легче уговорить-заставить, а польза на лицо, и холдингов так устроенных много.

    • Марк Шварцблат Ольга
      Рейтинг: 10
      КТ "Акведук"
      ИТ-директор
      12.09.2013 12:33

      Для среднего бизнеса внешние актуальнее, как мне кажется.

Предметная область
Отрасль
Управление