Переход на межкорпоративный ЭДО. Часть 1
Часть 2. Виды документов.
Часть 3. Выбор оператора.
Часть 4. ЭДО: Программные средства.
1. ЭДО: в чем проблемы
После принятия ФНС № ММВ-7-6/138 ситуация с межкорпоративным электронным документооборотом изменилась принципиально: все больше компаний переходят на обмен юридически значимыми документами (ЮЗД), в частности, счетами-фактурами в электронной форме.
Переход на такой обмен выглядит как потенциально очень выгодный проект. Однако в методике его расчета гораздо больше подводных камней, чем кажется на первый взгляд, Ведь основная выгода здесь вовсе не в экономии затрат ручного труда, а в повышении качества, достоверности и оперативности финансово-хозяйственного учета, в минимизации рисков при общении с регулирующими органами. Оценить эти выгоды в деньгах сложно.
Может показаться, что проект такой будет простым и быстрым. Есть заказчики, которые представляют его себе как аналог проекта по внедрению системы представления отчетности в ФНС, благо, оператор тот же. Эта иллюзия поддерживается наличием у сервисов большинства операторов WEB-интерфейса, который позволяет подготавливать, загружать и получать структурированные документы установленного формата с любого рабочего места. Казалось бы, чего проще. Однако серьезные вопросы начинают возникать, когда оказывается, что ручной ввод и последующее преобразование данных в утвержденные форматы электронных счетов-фактур (ЭСФ) нереалистично, во-первых, из-за объемов данных, во-вторых, потому, что все данные находятся в ERP-системе и их необходимо оттуда извлечь, а при приеме ЭСФ — загрузить.
Пример: вопрос одного из наших потенциальных клиентов. «Не понятна суть проблемы. Система должна обеспечивать обмен структурированными электронными юридически значимыми
Основные запросы на внедрение систем ЭДО к нам поступают от сетевых предприятий розничной торговли, металлургических холдингов, предприятий пищевой промышленности и товаров повышенного спроса (FMCG), телекоммуникационных компаний, плюс предприятия — монополисты, например, из сферы ЖКХ, которые обслуживают огромное количество клиентов — юр.лиц.
Проблемы при переходе на ЭДО есть, их можно разделить на несколько групп:
— Законодательные, т.е. связанные с несовершенством законодательства, регулирующего указанный вид деятельности, ограниченную судебную практику, необходимость доработок закона об электронной подписи, и др.;
— Методологические, в том числе связанные с отсутствием одобренного ФНС способа решения реальных производственных задач. Много вопросов вызывает реализация агентских схем, когда грузополучатель и плательщик являются различными юридическими лицами, и необходимые изменения в учетной политике компании в результате внедрения ЭДО;
— Технические, т.е. связанные с вопросами реализации системы ЭДО в корпоративной информационной среде конкретного заказчика;
— Психологические, что особенно понятно и не нуждается в отдельных пояснениях.
Мне ближе технические проблемы, поскольку на решение проблем более высокого уровня мы в своих проектах по внедрению ЭДО, как правило, повлиять не можем. Из технических наиболее существенны две:
— взаимодействие системы ЭДО с корпоративной финансово-учетной системой;
— организация электронного архива документов процесса обмена.
Интеграция с ERP-системой. Поскольку компания TerraLink профессионально работает только с SAP ERP, то я могу поделиться нашим опытом именно в этой области. В последних локализациях SAP ERP имеются базовые возможности для организации ЭДО, однако они обеспечивают только работу со структурированными документами и предполагают, что компания работает строго в стандартной SAP-системе.
Понимая, что задача стоит на самом деле гораздо шире, чем просто обмен структурированными документами, и принимая во внимание, что уровень адаптации функционала (кастомизации) при внедрении SAP ERP обычно составляет не менее 30% объема проекта, можно оценить проблему встраивания функционала ЭДО в действующую промышленную ERP-систему заказчика.
Заказчик, в первую очередь, должен быть уверен в том, что работоспособность всех его наработок сохранится полностью, во-вторых, что внедрение нового функционала не лишит его возможности получать техническую поддержку SAP и устанавливать новые версии. Поэтому интеграция должна быть максимально гибкой и максимально стандартной одновременно.
Организация электронного архива. Накопление всех технологических, или, как говорят еще, статусных, документов оператора в процессе обмена ЮЗД — внешнее по отношению к заказчику требование. Оно является условием легитимности внедряемой системы, а накопление бизнес-документов важно самому заказчику для обеспечения последующих контроля, аудита, предоставления документов для решения споров в судах и/или по требованию ФНС, и т.д.
Здесь мы выходим на общую проблему обработки бизнес-контента в среде SAP ERP. Среда хранения должна гарантировать неизменность контента, возможность его поиска, выгрузки и печати по запросу, а, с учетом лучших практик в этой области, необходимо также предусмотреть организацию логической связки между бизнес-объектом SAP ERP и порожденным им/обосновывающем его объектом контента. С точки зрения заказчика, логично попытаться использовать для этого существующую в компании систему документооборота, а с точки зрения технологии — лучшим решением будет то, которое обеспечивает промышленный режим хранения архивированного контента и минимальные затраты по организации и поддержки его связи с SAP ERP.
Наиболее опытные и мыслящие системно заказчики понимают важность (цитирую В.А.Урьяса почти дословно) внедрения промышленного электронного архива как необходимого условия для перехода на безбумажную бухгалтерию и электронный юридически значимый документооборот, как внутри-, так и меж- корпоративный.
Возникают и требования, которые предъявляют решения по обмену ЮЗД к применению электронной подписи, однако это слишком большая тема и, возможно, она заслуживает отдельного рассмотрения.
Если вы уже перешли на обмен ЮЗД со своими контагентами, то с какими наиболее значимыми проблемами вы столкнулись? Как их решали? Если вы планировали такой проект и отказались от него, то почему?
Рассчитывали ли Вы экономическую эффективность и срок окупаемости перед внедрением ЮЗД?
