Управление ИТ-активами – обеспечение эффективности ИТ-деятельности
Вопросы Бизнеса ИТ-директору:
- на что были потрачены деньги на ИТ в прошлом году? Что это дало Бизнесу?
- на что нужны деньги в будущем году с учётом планов развития бизнеса? Почему столько, конкретно?
- как можно оптимизировать затраты на ИТ при ограниченных ресурсах и обеспечить выживание в кризис?
Обычно для анализа ИТ-активов выделяют три типа:
- Аппаратное обеспечение (АО)
- Программное обеспечение (ПО)
- ИТ-системы (совокупность АО, ПО и служебных ИТ-сервисов)
Возникают резонные вопросы, как у ИТ-руководителя, так и у руководителей бизнеса:
- Как организовать и обеспечить эффективную эксплуатацию ИТ-активов?
- Какова совокупная стоимость владения нашего «ИТ-хозяйства»?
- Какова себестоимость предоставляемых нами ИТ-услуг?
- Как обеспечить возврат инвестиций на развитие ИТ?
- Как измерить и посчитать вклад ИТ в общее дело бизнеса?
- Как мне достойно и объективно держать ответ перед бизнесом «На что были потрачены деньги на ИТ?» (в привязке к бизнес-результатам)
И другие им подобные, связанные с определением эффективности ИТ-сервисов и ИТ-систем. В поиске ответов может помочь применение на практике подхода ITAM(IT Asset Management), в познании которого и его адаптации для российской действительности автор данной статьи принимал непосредственное участие, будучи среди «первопроходцев» это темы и ведения проектов по организации управления ИТ-активами в России.
Нас интересует возможность организации управления ИТ-активами всех типов на протяжении всего жизненного цикла, начиная с создания/закупки, его непосредственное использование (эксплуатация), заканчивая выводом из эксплуатации (с возможной утилизацией или передачей другим организациям). При этом важна возможность «смотреть» на общую картину одновременно с
Ракурсы «Общей картины ITAM»:
- Учётный (учитываем всю необходимую информацию по ИТ-активам)
- Технологический (контроль эксплуатации ИТ-активов, сопутствующих изменений, модификации)
- Контрактный (контроль и исполнение контрактных обязательств)
- Финансовый (контроль всех статей затрат и расчёты себестоимости, TCO, ROI и др.)
Чтобы организовать грамотное управление ИТ-активами (желательно всех типов), прежде всего необходимо наладить объективный учёт всех данных, необходимых для анализа и принятия решений на всех фазах их жизненного цикла. Для этого необходимо ответить на множество вопросов по каждому типу ИТ-актива:
Аппаратное Обеспечение:
- Что такое в данном случае жизненный цикл?
- Какие задачи мы хотим решить при учёте ИТ-активов?
- Необходима ли привязка к ИТ-сервисам, отслеживания ресурсного влияния (построение СРМ — сервисно-ресурсной модели)?
- Как грамотно организовать отслеживание IMAC (Install-Move-Add-Change)?
- Как и что мы делаем после вывода ИТ-систем из эксплуатации?
- Каков требуется уровень детализации учитываемого, как мы будем это обеспечивать?
- Как будем маркировать ИТ-активы?
- Что делать с мобильными ИТ-активами?
- Как проводить инвентаризацию?
- Кто несёт материальную ответственность за ИТ-активы?
Программное Обеспечение — существенно более сложный тип ИТ-актива и его управления, который «на полочку не положить», и вопросы для него иные:
- Что является единицей учёта? Лицензии? Права использования? Установки ПО? Факты доступа к ПО?
- Какие определить счётчики для учёта? Как их учитывать? По центрам затрат? По пользователям? По определённому типу ПО?
- Как быть с авторизованным ПО?
- Как быть с «Черными списками» ПО (неавторизованное ПО)?
- Как грамотно создать и поддерживать в актуальном состоянии библиотеку ПО?
- Какой использовать набор атрибутов для учёта (модель данных)?
- Платное/свободно распространяемое ПО, как быть с ним? (особенности учёта и управления)
- Правила идентификации и именования единиц учёта ПО?
- Как проводить инвентаризацию ПО? Как будем актуализировать данные?
- ИТ—системы как актив подразумевают вопросы другого вида:
- Что есть «ИТ-система»?
- Нужен ли отдельный учёт ИТ-систем? Как его организовать?
- Как объективно учесть операционные/служебные сервисы по поддержке ИТ-систем?
- Как грамотно осуществить привязку к ИТ-сервисам пользователей (не всегда связь будет однозначной)?
На основании своевременного анализа мировых источников знаний и своего собственного проектного опыта, по просьбе некоторых ведущих учебных центров по управлению ИТ, автор данной публикации подготовил и периодически проводит авторский курс: «Управление ИТ-активами. Подход и практика.». В рамках курса кратко рассматриваются мировые источники знаний, получившийся подход по управлению ИТ-активами, а также применение этого подхода на практике в ходе решения задач бизнес-кейса, актуального для российской действительности.
Данный подход был сформирован коллективом единомышленников-экспертов в сфере управления ИТ. Для этого был проведён достаточно глубокий анализ различных мировых источников знаний по ITAM (IBPL, ITIL, ISO, Cobit и др.). Данный подход был опробован и «отточен» на практике, благодаря собственному опыту экспертов при реализации нескольких проектов в различных отраслях. И в ходе этой многолетней работы были найдены ответы на большинство поставленных выше вопросов.
Однако в реальных проектах внедрения управления ИТ-активами хорошо видно, что обычно лишь небольшая часть этих вопросов вообще попадает в поле зрения ИТ-руководителей, картина получается крайне фрагментарной, комплексный подход — скорее исключение, чем правило, и о реалистичной оценке эффективности использования ИТ-систем речь не идет. А ведь известно, что корректная постановка задачи сама по себе уже большой шаг вперед и значимая часть решения.
Поставлены ли вопросы управления ИТ-активами в вашей компании? Какие подходы вы применяете в поиске ответов на них? Какие инструменты, средства автоматизации вы используете? Насколько четко и однозначно удается вам связать эффективность использования ИТ-систем и других активов с эффективностью бизнеса? Какие принципы и методы для этого применялись? Как вы поступали, если Бизнес требовал сокращения затрат на ИТ в связи с кризисом? Какие методы применялись для оптимизации затрат?
