Тимур Гилязов, ПАО «Газпром нефть: Как проходила цифровизация системы нормативно-методических документов «Газпрома»
22 мая 2020
Процессный офис "Газпрома" отвечает за систему бизнес-процессов в компании и за систему стандартизации. Каталог бизнес-процессов — это структурирование всей деятельности через бизнес-процессы, в нем заключено около 3000 бизнес-процессов компании. И это инструмент для распределения полномочий, ответственности. Это живой инструмент, где назначаются процессы, менеджеры, методологи, они меняются, согласовываются, то есть через каталог бизнес-процессов идет управление полномочиями. И система стандартизации — это набор внутренних нормативно-методических документов, внутреннее законодательство компании.
Итак, каталог бизнес-процессов — это примерно 3000 бизнес-процессов, они покрывают весь ключевой бизнес и около 30 дочерних обществ. Есть как сквозные, так и локальные процессы. И это описано в более чем 50000 нормативных документов. Среди них есть те, которые распространяются на всю группу компаний, а есть касающиеся определенных бизнес-единиц.
Системой пользуются 15000 сотрудников, которым информация из нормативно-методических документов нужна в операционном режиме. Ежедневно в систему обращаются 1000-2000 человек затем, чтобы посмотреть, уточнить, изучить нормативные документы, что-то в них найти.
На момент двухлетней давности все нормативно-правовые документы хранились в системе ЭДО на базе IBM Lotus Notes. Понятно, что какие-то каталоги поднимались в разрезе процессов, в разрезе дочерних обществ владельцев процессов. И с точки зрения хранения, с точки зрения человека, который полностью погружен в систему разбирается в ней, это в принципе нормально. Если ты знаешь, что тебе нужно найти, какой нормативный документ, какой процесс, конечно, ты его найдешь. Но с точки зрения сотрудника, которому особо не интересна вся эта кухня, которому просто нужно быстро найти информацию о том, какие документы какую тему регулируют, там практически было невозможно работать. Это была слишком громоздкая система, медленная. В ней было непонятно, где найти документы по конкретной теме, что актуально, что не актуально, как сравнить версии документа — ничего подобного в СЭД на тот момент не было.
В течение года был сделан ряд измерений, и стало понятно, что, например, 9% документов никто ни разу не открыл, что каждый пятый документ — старше 5 лет, а каждый третий — старше 3-х лет... Становилось ясно, что система слишком бюрократична, она все больше отмирала и не отражала реальное состояние бизнес-процессов. С внедрением новой системы мы попробовали сделать все это более удобным как для пользователей, так и для нас, для процессного офиса, чтобы было понятно, что происходит с нормативной базой.
Вместе с NAUMEN была внедрена интеллектуальную систему обработки нормативно-методических документов. Она позволяет оптимизировать работу с нормативно-методическими документами (НМД) компании: структурировать документы, поддерживать актуальность базы НМД и процессной модели, сократить время на поиск необходимой информации, упростить работу сотрудников и повысить качество документов.
Решение NAUMEN относится к классу Legal Tech, его задача — поддерживать работу более 30 000 пользователей: рядовых сотрудников группы компаний, методологов и разработчиков документов, а также аналитиков процессного офиса.
Ключевыми особенностями системы являются интеллектуальный поиск данных, персональные рекомендации документов для сотрудников, аналитические инструменты для содержательного анализа документов и мониторинга актуальности базы НМД и другие.
Читать еще:
