Иллюзия автоматизации: как компании теряют деньги из-за недо-КЭДО

Компании могут годами оплачивать бумажный кадровый документооборот и быть уверенными, что перешли на электронный. Директор по продуктовой стратегии HRlink Сергей Репринцев объясняет, как отличить КЭДО от частичной автоматизации.

В начале 2026 года HRlink опросила 440 HR-специалистов о практике применения кадрового электронного документооборота. Выяснилось, что 40% компаний, которые сообщили о применении КЭДО, оцифровали лишь некоторые операции, но не процесс целиком.

Результаты опроса показали, что на рынке нет единого понимания, что такое КЭДО. Нередко под этим термином подразумевают отдельные элементы кадровой автоматизации. Для одних это работа в кадровой учетной системе, для других – онлайн-заявки в корпоративном трекере задач, для третьих – наличие электронной подписи у руководителя. Но не все понимают, что полноценный кадровый электронный документооборот обеспечивает сквозной бесшовный бизнес-процесс.

Что на самом деле считать КЭДО

Если упростить, то КЭДО начинается там, где трудовой договор можно подписать удаленно, а сотруднику не обязательно знать, где расположен отдел кадров.

В зрелой модели КЭДО оцифрован прием сотрудников и все базовые кадровые сценарии – график отпусков, выпуск приказов, локальные нормативные акты (ЛНА) и ознакомления с ними, заявления, справки. Документы формируются, согласовываются и подписываются всеми сторонами онлайн. У сотрудника есть понятный цифровой интерфейс, мобильное приложение КЭДО и нет необходимости бегать между кабинетами. На бумаге остаются только документы, для которых закон делает исключение (например, трудовые книжки и акты о несчастных случаях на производстве, ст. 22.1 ТК РФ), а также сотрудники, воспользовавшиеся правом отказаться от КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ). При этом зрелая платформа позволяет сотруднику в любой момент из любого места получить архив своих документов нажатие кнопки в мобильном приложении в соответствие с требованиями Приказа Минтруда России от 20.09.2022 N578н.

Если компания формирует документы в кадровой учетной системе, но согласовывает их вручную, а сотрудник по-прежнему вынужден приходить в отдел кадров для их подписания, то это не КЭДО, а лишь начальная стадия автоматизации кадрового делопроизводства. Это реальный кейс из нашего опроса — так устроены процессы в компании, которая уверена, что внедрила КЭДО.

То же самое касается любого трекера (например, Jira). В эту систему можно встроить часть кадрового процесса – например, заявки на отпуск, согласование справки или онбординг, – но, если в системе нет полного контура кадровых документов и подписания, это будет не КЭДО, а лишь его фрагмент. При этом создается сложность для сотрудника — необходимо работать в зоопарке систем и в комбинации с бумажными документами. Говорить о пользовательском опыте в данном случае не приходится вообще.

Почему возникает путаница

До сих пор нет общепринятого, простого и одновременно точного глоссария, который бы очерчивал границы КЭДО. Кроме того, на рынке есть и появляются решения, которые позиционируются как КЭДО, но, по сути, закрывают лишь узкий набор задач.

Для части HR-специалистов сам факт использования какой-либо системы уже становится поводом заявлять о переходе на КЭДО. Если в компании есть кадровая учетная система, BI, корпоративный портал или другой инструмент, возникает ощущение, что цифровизация случилась. Но за красивой формулировкой может скрываться разрозненный набор оцифрованных процессов, создающих отрицательный пользовательский опыт.

При выборе КЭДО на первый план часто выходят инфраструктурные вопросы: как система встанет в архитектуру, куда мигрируют данные, какие серверы и хранилища потребуются. Это закономерно и именно за них ИТ-директор отвечает в первую очередь. Но за ними легко упустить главный вопрос: меняется ли сам кадровый процесс. Становится ли он полностью электронным, сколько шагов и окон проходит сотрудник, чтобы получить или подписать нужный документ, и удобно ли это бизнесу.

Таким образом, компания сама себя вводит в заблуждение и лишает возможности претендовать на экономический эффект. По оценкам HRlink на основе проектов внедрения, в зависимости от масштаба компании и числа оцифрованных сценариев полноценный КЭДО позволяет снизить трудозатраты кадровых специалистов на 50–70%, в разы ускорить подписание различных документов и избегать ошибок, за которые приходится расплачиваться в прямом смысле – деньгами. Кроме того, автоматизация кадровых процессов улучшает HR-бренд компании, снижает риски нарушений ТК и претензий контролирующих органов при проверках.

Чек-лист: что должно быть в зрелом КЭДО

Зрелый КЭДО – это не просто электронная форма документа. Это полноценный цифровой контур, в котором кадровые операции выстроены от начала до конца без необходимости возвращаться в бумагу и в соответствии с требованиями законодательства. А именно:

• В системе оформляется трудоустройство (прием на работу) и ведется работа с кадровыми документами в цифровом виде.

• Система работает с реальными организационными сценариями: несколькими юридическими лицами, сложными маршрутами согласования и подписания, с действующими корпоративными системами.

• Сотрудник взаимодействует с HR через цифровой интерфейс, а не через физический визит в отдел кадров.

• Вендор решения обеспечивает реальную надежность и информационную безопасность, подтвержденную как независимым тестированием, так и аттестатом соответствия требованиям ФСТЭК России.

Если компания понимает, что ее текущая система закрывает только часть кадровых процессов, начинать нужно не с доработок, а с анализа — описания текущих процессов (as is) и выстраивания целевых процессов (to be), учитывающих их качественное изменение с использованием платформы КЭДО.

Почему тема выходит за рамки HR

Внедрение КЭДО часто воспринимают как внутреннюю задачу HR-департамента, но на самом деле это вопрос корпоративной эффективности, качества управления и бренда работодателя. Важно понимать, что неэффективность в операционном контуре порождает потери в бизнесе на регулярной основе, т.к. кадровые мероприятия поддерживают работоспособность всех бизнес-функций.

Цифровизация – это не наличие софта, а изменение подхода к организации процессов ИТ-директору важно смотреть на КЭДО не как на HR-инициативу, а как на показатель зрелости цифровой среды компании — и выступать бизнес-партнером, который повышает эффективность компании совместно с другими функциями. Если в кадровых процессах остается ручной труд, разрозненные системы и бумажные обходные сценарии, это значит, что в архитектуре еще есть точки роста, которое напрямую влияет на издержки, управляемость и скорость бизнеса.