Парк ИТ-активов и бюджет: как CIO планировать затраты заранее

26 октября 2026

Рост стоимости оборудования делает ИТ-бюджет всё менее предсказуемым, если данные об активах распределены между бухгалтерией, ИТ-службой, закупками и локальными таблицами. В статье разбираем, какие данные нужны CIO для планирования затрат, как выбирать между ремонтом, повторным использованием и заменой техники и какую роль в этом играет ITAM.

ИТ-директору нужно обеспечивать поддержку ИТ-инфраструктуры организации в оптимальном состоянии, чтобы обеспечивать работоспособность организации и, при этом, разумно тратить бюджет. Чтобы управлять затратами, нужно иметь планы ремонта и закупок, а также вовремя их актуализировать. В первом полугодии 2026 года средняя цена типового сервера в России выросла примерно на 25% по данным Yadro, а по оценке архитектора решений «Инфосистемы Джет» серверы российских производителей подорожали примерно на 35%, сообщают «Ведомости». При таких ценах особенно важно проверять обоснованность закупок и принимать решение, нельзя ли использовать имеющееся оборудование.

Почему учет не дает полной картины затрат

В крупной компании данные об одном ноутбуке или сервере хранятся в нескольких системах. Стоимость и подсчет амортизации ведет бухгалтерия, ИТ-служба контролирует состояние устройств и историю работ, отдел закупок отвечает за контракты с поставщиками и планы. Связи между этими данными обычно нет или она очень ограничена.

Срок службы техники по учету и на деле не совпадает. Полностью самортизированный сервер может работать еще несколько лет при условии своевременной модернизации его компонентов, а ноутбук с ненулевой остаточной стоимостью ломается через полтора года, и целесообразнее заменить его новым, чем проводить дорогостоящую замену компонентов. Если планировать замену только по данным бухгалтерии, компания купит новые сервера при исправных текущих и пропустит ноутбуки, которые пора менять. Поэтому важно иметь не только бухгалтерский, но и операционный учет оборудования.
Данные служб расходятся, и бюджет не обосновать. В 2026 году SimpleOne вместе с «Софтлайн Решениями», «Инфосистемами Джет» и другими партнерами провела исследование практик управления ИТ-активами в российских компаниях. В нем участвовали более 100 организаций из ИТ, промышленности, банков, ритейла, образования и энергетики, 19% из них сталкиваются с неустановленными потерями оборудования, 22% с несвоевременным обслуживанием и поломками, каждая пятая ведет учет в Excel. Корневой причиной эксперты исследования называют отсутствие единого источника данных, из-за которого один актив числится в бухгалтерии, Service Desk и локальных таблицах с расхождениями. Компания знает траты прошлого года, но не может обосновать расходы на следующий.

Каких расходов в ИТ-бюджете можно избежать

Лишние расходы возникают в трех ситуациях. Первая — избыточные закупки: головной офис не видит исправное оборудование на складе соседнего филиала, которое можно использовать. Так было в холдинге «Портовый Альянс» до перехода на ITAM: порты вели реестры оборудования в Excel, в локальных системах и трекерах, остатки сводили вручную.

Вторая связана с дорогим ремонтом оборудования, у которого заканчивается срок эксплуатации. Насколько целесообразно ремонтировать сервер, если через шесть месяцев запланирована его замена на новый? При росте цен бывает выгоднее обратное: ремонт и продление на год дешевле срочной закупки. Для выбора нужно знать, сколько потрачено на активы, сколько они еще прослужат и есть ли возможность использовать бюджетные лимиты для закупки.

Третья ситуация — отложенная замена: компания переносит обновление на следующий год, устройство отказывает раньше, и замену закупают срочно, по текущим ценам, дополнительно получают простои, пока новое оборудование не будет введено в эксплуатацию.

Во всех трех случаях важно обладать полной информацией об эксплуатации активов и затратах на них, чтобы принять оптимальное решение.

Какие данные нужны, чтобы перейти от срочных закупок к планированию

Для планирования затрат по каждому активу нужно собрать в одном месте данные бухгалтерии, ИТ-службы, закупок и бизнес-подразделений.

Бухгалтерия: сколько вложено и какая остаточная стоимость

Что берем: первоначальную и остаточную стоимость, срок амортизации, инвентарный номер для связи с серийным номером в ИТ.
Зачем и на что смотреть: остаточная стоимость показывает, сколько спишут при досрочной замене, а срок амортизации часто отличается от срока замены, который задает ИТ.

ИТ-служба: история жизненного цикла устройства

Что берем: дату ввода в эксплуатацию, плановую дату замены, число ремонтов и их стоимость за год, кому выдано и где находится, историю перемещений и использования.
Зачем и на что смотреть: число ремонтов, затраты на ремонт относительно цены нового оборудования, время до плановой даты замены; для серверов актуальны также обязательства по поддержке вендора и критичность сервисов, которые используют данный сервер.

Закупки: сколько стоит замена и когда ее заказывать

Что берем: цену такого же устройства сегодня, предполагаемую динамику цен, срок поставки в неделях, условия контрактов и гарантии, складские остатки.
Зачем и на что смотреть: цена и срок поставки задают дату заказа и планируемую сумму затрат, складские остатки показывают, есть ли возможность использовать имеющееся без закупки.

Бизнес-подразделения: сколько устройств понадобится

Что берем: планы найма и увольнений, новые площадки и проекты.
Зачем и на что смотреть: данные по изменению штата и перспективы запуска новых объектов влияют на оценку запасов и планирование объема к закупке.

На основе этих данных по активам принимают одно из четырех решений.

Продолжить эксплуатацию: нет новых расходов, но растут общая совокупная стоимость за счет затрат на ремонт. Появляется риск простоев, если оборудование выйдет из строя. Вариант подходит, пока годовые затраты на обслуживание ниже годовой стоимости новой позиции (считается как цена замены, поделенная на срок службы).
Отремонтировать: дешевле срочной закупки и нет ожидания поставки, но деньги уходят в устройство, которое придется менять в будущем. Когда затраты на ремонт достигают утвержденной доли цены нового, актив заменяют.
Передать в повторную эксплуатацию: ИТ-отдел проверяет устройство и очищает данные, не требуется немедленная закупка нового актива. Однако, замена лишь откладывается, потому что общий срок службы оборудования растет.
Заменить оборудования: прекращается рост затрат на ремонт текущего актива, но в момент закупки организация несет самые ощутимые расходы. В ситуации роста цен заблаговременный заказ выгоднее в годовой перспективе.

Важно подчеркнуть, что нет универсального решения для всех типов ИТ-активов , оно меняется со временем, и каждый из описанных вариантов защищает от определенных ошибок. Без точных данных об эксплуатации компания заменяет исправное устройство, без понимания сроков закупки заказывает замену слишком поздно, без взаимодействия с бизнесом покупает лишнее или не успевает к найму. Когда данные известны ещё до появления заявки на закупку, решение по устройству принимают по заранее утвержденному правилу, и закупка попадает в план по срокам и согласованным бюджетным лимитам.

ITAM как единый контур данных: решение SimpleOne ITAM

Системы класса ITAM (IT Asset Management, управление ИТ-активами) собирают в одной базе данные об активах, их жизненном цикле, сроках действия контрактов и затратах, что позволяет анализировать запасы и управлять планами закупки. Требования к такой системе задает стандарт ISO/IEC 19770-1. Система SimpleOne ITAM построена на Low-code платформе SimpleOne.

Варианты отчетности по активам в SimpleOne ITAM

1. Регистрация. Постановку на учет ноутбука оформляют задачей регистрации, и в базе появляется его карточка. Затраты учитываются по центрам финансовой ответственности, департаментам, активам и контрактам, а состояние, место и ответственного меняют через автоматизированные процессы, которые обеспечивают согласование действий с ответственными пользователями, снижают риск двойного учета и дают возможность массовых изменений параметров.

Регистрация оборудования в SimpleOne ITAM и печать штрихкодов

2. Поломка. Через год ноутбук ломается, ИТ создает задачу обслуживания, контракт в карточке показывает, действует ли гарантия. С версии 1.7.0 доступна возможность фиксации фактических затрат, понесенных в ходе выполнения работ, а версия 1.8.0 подсчитывает общие затраты по активу, осуществляя конвертацию затрат, зафиксированных в разных валютах.

3. Вывод из эксплуатации и замена. Когда затраты на ремонт достигают заданной доли цены нового или наступает плановая дата вывода из эксплуатации, ноутбук выводят задачей списания. Можно заранее запланировать потребность в активах на будущий период, указав необходимые модели и их количество. При этом есть возможность проанализировать складские запасы для того, чтобы в первую очередь использовать их. В ином случае можно запланировать закупку, обоснованием для которой станут запрошенные объемы.

Карточка актива в SimpleOne ITAM с данными об ответственности

Финансовые данные остаются в учетной системе, и при необходимости, SimpleOne ITAM интегрируется с ERP-системами (системами планирования ресурсов предприятия, например SAP или «Галактика ERP») и BI-системами (системами бизнес-аналитики, например Visiology или Yandex DataLens. Так строит учет «Портовый Альянс»: около 10 тыс. единиц оборудования на 12 складах в шести портах.

Резюме

Чтобы планировать затраты заранее, CIO нужно быть осведомленным о текущих затратах и состоянии ИТ-парка: совокупную стоимость, стоимость складских остатков, состояние и затраты на ремонт, цену замены со сроком поставки и потребность бизнеса в устройствах. Пока данные лежат в нескольких системах и службах, бюджеты распределяют по срочности заявок. Собранные в одной системе, данные начинают работать на эффективное управление.