Кейс миграции тендерной деятельности от Excel к low-code BPM-платформе

Многие компании сегодня продолжают хранить данные в Excel-таблицах и почте — это может быть удобно для отдельного специалиста даже с высокой квалификацией, но в то же время тормозить масштабирование бизнеса и усложнять контроль со стороны руководителя. «Электронприбор», поставщик контрольно-измерительного оборудования с оборотом более 2,5 млрд рублей, столкнулся именно с этим: каждый из 15 специалистов тендерного отдела вёл собственные Excel-файлы, а критически важная информация хранилась в личных переписках. 

Решением проблемы стало внедрение low-code платформы Comindware Platform, которая обеспечила прозрачность, управляемость тендерными процессами и стандартизацию, заложив фундамент для дальнейшего устойчивого роста компании.

«Сейчас, участвуя в переторжке, мы можем неоднократно пересчитывать условия для снижения в моменте. Особенно это важно, когда победа в проекте является для нас критической — например, для сохранения отношений с заказчиком и удержания его в портфеле клиентов, но при этом нам необходимо остаться с положительным финансовым результатом. В таких ситуациях важны инструменты для быстрого расчета», – Марина Драгая, заместитель коммерческого директора по развитию, начальник отдела конкурсных процедур, «Электронприбор».

Как выявить необходимость перехода на BPM-платформу

Когда организация небольшая, обработка и хранение данных в Excel и почте действительно удобны. Они избавляют от дополнительных трат на покупку ПО и обучение персонала. Однако с масштабированием бизнеса становится заметно, как этот простой процесс становится барьером для роста и создаёт риски.  

В «Электронприборе» критически важные данные (методики расчётов проектов, история переговоров с поставщиками и клиентами, актуальные статусы работ) были рассредоточены по почтовым ящикам и личным хранилищам. Использовать «коробочные» решения было недопустимо: это потребовало бы изменить отработанные годами индивидуальные стратегии общения с клиентами и подходы к расчёту проектов, что являлось основой конкурентного преимущества компании.

Основные сложности на пути внедрения 

Главным техническим препятствием при переходе на BPM-платформу стал калькулятор рентабельности. Задача была осложнена тем, что «Электронприбор» работает с номенклатурой из 70 000 позиций и является дилерами более 200 компаний, у каждой из которых свои условия ценообразования. В функционале инструмента требовалось предусмотреть построчный анализ себестоимости, ценообразования и скидок, с учётом данных из этой номенклатуры.

Также нужно было принять во внимание оценку платежной дисциплины заказчика и стратегию ценообразования, подобрать аналоги для оборудования заказчика (где это возможно без потери качества), согласовать специальные условия с заводами-изготовителями. С точки зрения внешних интеграций платформу нужно было связать с 1С и агрегатором тендеров Bicotender для автоматического поступления заявок.

Все данные о тендерном проекте хранятся в единой системе

На нескольких этапах руководитель тендерного отдела, выступавшая владельцем процесса, сомневалась в принципиальной возможности реализовать требуемую логику. Однако последовательная работа с экспертами AbleRoutes и Comindware и несколько итераций доработок привели к созданию решения, которое не только повторило, но и превзошло табличный прототип.

Результаты переноса уникальной бизнес-логики на low-code платформу

Проект реализовывался без привлечения внутренних ИТ-специалистов — силами руководителя тендерного отдела и партнёра-консультанта. Работа началась с создания и согласования прототипа, а затем система доводилась до состояния, полностью закрывающего потребности отдела.

В итоге компании удалось добиться следующих положительных изменений:

• Процесс стал целостным, непрерывным и отслеживаемым: сотрудник работает в единой системе, а руководитель может отследить все этапы. Полномочия по проекту могут передаваться при отсутствии руководителя, а решение по нему может принять заместитель.

• Создан единый источник истины: все участники работают с актуальными данными, а расчёт рентабельности выполняется по унифицированным правилам встроенного калькулятора, который получает данные с корпоративного сайта с номенклатурой. Настроенные фильтры агрегатора автоматически отбирают тендеры под номенклатуру, заявки создаются в BPM-системе с минимальным ручным вводом, а все обновления с площадок попадают прямо в карточку проекта из  почтового ящика. 

• Настроен системный контроль без участия человека: автоматизировано отслеживание сроков по тендерам, а также контроль дебиторской задолженности (работа с ней ведётся по настроенному в BPM-системе алгоритму).

За счёт автоматизации рутины и единой рабочей среды экономия рабочего времени сотрудников составила 10%, руководителя — 20%, а время на согласование расчёта по тендерной заявке сократилось в 2 раза. Больший объём работы обрабатывается с сохранением прежней численности штата. Ситуации, когда тендер проигрывался из-за пропущенных сроков, ошибок в расчётах или потерянной информации сведены к нулю. Проведённая цифровая трансформация позволила компании стать участником конкурса BPM-проект года.

Диаграмма подпроцесса «Формирование обеспечения ДС»

Точка отсчёта для трансформации других процессов

Опыт «Электронприбора» показывает, что при выборе правильного инструмента и подхода, миграция сложной бизнес-логики в BPM-решение возможна без потери уникальности. Партнёр AbleRoutes и эксперты Comindware Platform помогли  создать систему, усиливающую наработанные методики, избавив от необходимости подстраивать бизнес под коробочное решение.

Для компаний, стоящих перед аналогичным вызовом, этот кейс служит подтверждением: перенос процесса в единый цифровой контур возможен и реализуем. В «Электронприборе» проект завершился за 12 месяцев в рамках утверждённого бюджета, а сейчас компания планирует масштабировать подход на процессы логистики, закупок и постпродажного обслуживания.

Свяжитесь с экспертами по почте contact@comindware.ru или через сайт, чтобы обсудить цифровую трансформацию вашего процесса.