Программные роботы помогают оптимизировать рабочие процессы
В Администрации Санкт-Петербурга более 70 программных роботов помогают оптимизировать рабочие процессы
Специалисты исполнительных органов государственной власти Петербурга в своей работе сталкиваются с большим количеством рутинных процессов: сверка данных из разных систем, поиск нужной информации, копирование данных из одной базы в другую, сведение нескольких Excel-таблиц и др. Многие задачи имеют довольно жесткие сроки выполнения, а объем документов, которые поступают на обработку, – только растет.
Такая нагрузка неизбежно приводит к негативным последствиям: переработкам, ошибкам, выгоранию и, как следствие, – текучке кадров. Новым сотрудникам требуется время на обучение, а это, по сути, издержки. На помощь приходит технология роботизации (RPA): благодаря ей время выполнения отдельных однотипных процессов можно сократить с нескольких часов или дней до нескольких минут.
Деятельность нашей группы направлена на информатизацию и автоматизацию органов государственной власти Санкт-Петербурга. В октябре 2022 года на базе СПб ИАЦ был создан центр компетенций RPA и запущено несколько пилотных проектов роботизации на платформе ROBIN от компании SL Soft.
Первая ласточка: робот для Комитета финансов
Пилотный проект с использованием программного робота был реализован по инициативе городского Комитета финансов. На его сотрудниках лежала задача проверять платежные поручения – ежедневно к ним поступало около 7000 таких документов. На обработку каждого из них по регламенту отводилось до трех дней.
За три недели специалистами нашей RPA-группы был разработан и запущен робот, который может обрабатывать 2000–3000 платежных документов в день в режиме 24/7. Затем комитет заказал еще одного такого же цифрового помощника. Таким образом, три робота проверяют практически весь объем платежных поручений, поступающих в ведомство. За счет этого экономится ресурс 35-40 человек в день.
Более того, оказалось, что платежные поручения – не единственный тип документов, которые можно просматривать. Роботы также проверяют пакеты документов, содержащих сведения планов-графиков. Алгоритм способен обрабатывать 60–65 план-графиков в час.
Особенность таких документов в том, что они приходят в текстовом формате и содержат данные, которые робот может легко распознать и расшифровать без использования более сложных технологий – таких, как AI или распознавание текстовых символов (OCR). Первые две-три недели после проверки роботом их дополнительно просматривал специалист госучреждения, и только потом всю работу передали роботу. Таким образом, мы убедились в том, что система функционирует эффективно.
Жилищный вопрос: робот дисциплинирует
Следующим кейсом СПб ИАЦ стал проект для Жилищного комитета Санкт-Петербурга. Эта организация занимается содержанием и ремонтом жилищного и нежилого фондов города и взаимодействует с администрациями всех 18 районов Петербурга, от которых периодически требуется определенная отчетность. Разработанный робот принимает присланные на почту комитета отчеты в формате xlsx, собирает данные в единой сводной таблице для последующего использования в отчетах. Если отчет пришел в неправильном формате (отсутствуют обязательные поля или содержатся аномальные показатели), робот отправляет письмо обратно с пояснениями, если же данные верны и в пределах допустимых параметров, тогда они переносятся в сводный отчет.
Наше решение не только ускорило работу сотрудников Жилищного комитета по обработке отчетности, но и способствовало повышению дисциплины в подконтрольных администрациях – дедлайны по сдаче документов контролируются роботами.
Впоследствии сфера применения программных роботов в комитете расширилась. Так, прежде чем заключать договоры подряда с юридическими лицами, ведомству важно проверить, нет ли этих контрагентов в определенных реестрах – например, в банке данных исполнительных производств. В каждом случае необходимо не только сверить ИНН организации с данными реестра, но и сделать скриншот, сохранить его. Эти рутинные операции отнимали у двух-трех сотрудников комитета примерно одну неделю. Теперь эту работу поручили роботу, который справляется с ней за два часа.
Также RPA используется в организации для автоматизированного переноса информации из Постановления Правительства Санкт-Петербурга в региональную программу капитального ремонта (в месяц экономит две недели работы одного сотрудника) и для внесения информации по изданным комитетом распоряжениям о предоставлении социальных выплат (затрачиваемое время сократилось с четырех часов до трех минут).
Больше кейсов: от исторических радиозаписей до номерных знаков
После успеха первых пилотных проектов в госучреждениях, Правительство Санкт-Петербурга стало одним из главных заказчиков проектов RPA. В данном случае важно, что в каждой из районных администраций существуют практически идентичные процессы. Соответственно, разработав программного робота для одной из них, мы можем тиражировать его и на все остальные.
Таким образом, мы и поступили с роботом для составления ежегодных отчетов по энергоэффективности организаций, входящих в область контроля администраций. Раньше ответственные сотрудники приносили огромные пачки документов, обработка которых занимала около трех месяцев. Сейчас процесс подготовки отчета упрощен за счет внедрения робота – автоматизированная система справляется самостоятельно, в несколько раз быстрее и с такой же точностью.
В администрации Василеостровского района реализован робот по проверке справок о доходах госслужащих: он сверяет прошлогодние документы с нынешними, выявляет расхождения, если такие имеются, и формирует отчет. Это еще один пример решения, которое планируется масштабировать.
Также в администрациях Петербурга роботы участвуют в запросе адресной справки (Формы 9) для поступающих обращений от граждан, в сборе информации о школьных спортивных площадках (1-ФК) и в процессах внесения/исключения из реестра на получение субсидий в дошкольных образовательных учреждениях.
В Государственной жилищной инспекции робот выгружает обращения граждан из ГИС ЖКХ, обрабатывает и загружает их в Единую систему электронного документооборота. В Городском центре управления парковками – в интеграции с системой OCR помогает распознавать номерные знаки с изображений, получаемых комплексами фотофиксации. В Комитете по здравоохранению – занимается включением в реестр пациентов по кодам 707 и 710. В Комитете по социальной политике – формирует направления, необходимые для работы с детьми-сиротами и детьми, оставшимися без попечительства.
В Архивном комитете потребовалась более «творческая» функциональность робота: исторические радиозаписи из дома Радио он конвертирует в оптимальный формат mp3 – это позволяет публиковать их в общественном доступе. Благодаря RPA вся работа выполнена за несколько месяцев, у сотрудника на нее ушло бы около двух лет.
Реализованных кейсов уже значительно больше: на сегодняшний день мы создали и внедрили больше 70 роботов в 19 городских ведомствах и службах.
Оценки и планы
В 2024 году наши предположения о пользе внедрения RPA в органах государственной власти Санкт-Петербурга подтвердились на практике и в различных сценариях. Сегодня программные роботы в целом экономят ведомствам более 150 тысяч человеко-часов в год, повышают эффективность труда, исключают ошибки, связанные с человеческим фактором, разгружают сотрудников от рутинных процессов в пользу более интеллектуальных, освобождают от переработок. Скорость обработки обращений повышена, это улучшает взаимодействие чиновников с гражданами, выводит оказание государственных услуг на качественно новый уровень.
При этом создание, внедрение, масштабирование и сопровождение роботов проводится бизнес-аналитиками СПб ИАЦ. Разработка по одному процессу в среднем занимает 1-3 недели – от получения задачи до запуска в боевом режиме. Каждый аналитик в нашей команде – своеобразный project manager. Бывает, что для лучшего понимания запроса ему приходится некоторое время работать бок о бок со специалистами комитета или подведомственной организации. Это позволяет зафиксировать все этапы бизнес-процесса, который необходимо роботизировать, и в итоге получить оптимальный результат.
Отметим, что по масштабу внедрения роботизации в сферу госуправления Санкт-Петербург сегодня лидирует. Мы не останавливаемся на достигнутом и намерены охватить программными роботами другие типовые процессы в деятельности Правительства города. Кроме того, в последующих проектах мы планируем активнее совмещать технологию RPA с AI и OCR модулями платформы.