Михаил Кораблев, ГУП «СПб ИАЦ», о роботах на платформе ROBIN для Правительства СПб

В октябре 2022 года в ИАЦ Санкт-Петербурга с нескольких процессов стартовал пилотный проект по роботизации на платформе ROBIN. Уже через год силами бизнес-аналитиков центра экспертизы были разработаны 32 робота для 12 исполнительных органов государственной власти. По внутренней оценке, это позволило сэкономить более 50 000 рабочих часов сотрудников за год.

Подробнее о проекте рассказывает Михаил Кораблев, начальник управления развития перспективных проектов СПб ГУП «СПб ИАЦ».

Какие ключевые задачи решает ваш проект?

Мы мыслили масштабно с самого начала. Мы не хотели роботизировать одну или несколько задач, а понимали, что нужно охватить все рутинные процессы, которые касаются Правительства Санкт-Петербурга. Поэтому в «СПб ИАЦ» был сразу создан центр компетенций, который начал этот проект, ведет его и популяризирует в регионе. На сегодняшний день мы запустили 46 роботов для 17 органов власти, постоянно наращиваем их количество, а также обслуживаем текущие решения.

Одна из ключевых задач, которую мы решаем, — это исключение человеческого фактора из рутинных процессов. Мы не всегда концентрируемся на экономии ресурсов при выборе процессов для роботизации: да, хорошо, когда получается освободить 20 человек в месяц благодаря внедрению RPA на одном процессе, но иногда мы сокращаем трудозатраты всего лишь на 30%, однако исключаем риск ошибки в критичной задаче. И это важнее, когда речь идет о выполнении задач, связанных с взаимодействием с жителями города или принятии решений на уровне большого города.

Если все же говорить об экономии, то на сегодняшний момент мы смогли в совокупности высвободить более 100 рабочих мест благодаря платформе ROBIN. Коллеги из государственных ведомств перестали перерабатывать даже во время пиковых нагрузок, вместо рутинных задач они могут заниматься более творческой и ответственной работой, а на обслуживание новых направлений деятельности требуется меньшее количество сотрудников. Например, мы роботизировали согласование документации в Комитете Финансов, благодаря чему сроки обработки сократились в 3 раза, а это значит, что ускорилась оплата контрагентам, обмен документами и оказание ими услуг.

Также важной задачей стало сокращение текучести кадров. В сегменте госуправления, как и во многих других, дефицит квалифицированных специалистов. Наши сотрудники учились не заполнению таблиц, не сведению данных в режиме 8/5, не для этого они получали высшее образование, проходили онбординг в наших организациях. При этом в части отделов монотонная работа могла занимать до 50% всего времени. Конечно, такой труд не приносит удовлетворения. Благодаря RPA коллеги перестали выгорать, их будни стали гораздо интереснее.

Что было самым сложным в реализации проекта?

У нас сложилась достаточно интересная ситуация: все сотрудники, включая меня, когда подошли к проекту вплотную, — начали выбирать платформу, тестировать — никогда ранее с RPA не были связаны. Слышали о такой технологии, но своими руками ничего не делали. В нашей команде нет ни одного человека, который, придя ко мне, сказал: «Я уже работал с RPA, знаю, что такое роботизация». И это могло бы стать сложностью, но не стало — мы достаточно быстро изучили инструмент и начали делать своих первых роботов. Спасибо команде ROBIN за то, что активно поддерживали нас первое время, курировали. Это позволило нам отправиться в самостоятельное успешное плаванье.

Второй сложностью должно было стать то, что в органах власти - строго регламентированные процессы, нельзя просто так зайти, поменять их, роботизировать — надо договариваться. Наш руководитель проекта отрабатывал эти вопросы, и тут «СПб ИАЦ» повезло: его гибкий ум и широкие знания помогали нам оперативно и в конструктивном русле решать все вопросы.

Я часто слышу, что проекты по роботизации встречают сопротивление сотрудников: у нас и этого не было, многие органы власти, узнав, что мы делаем, сами приглашают нас и формируют задачи под роботизацию.

Поэтому самым сложным я бы сейчас назвал удовлетворение спроса ведомств, а также одновременную поддержку и развитие роботов: требуется больше ресурсов, и хотелось бы разделить эти два потока. Все-таки навыки в том и другом случае требуются разные.

Каких результатов удалось достичь?

Если в цифрах, то мы потратили за год 2689 человеко-часов на роботизацию, а сэкономили более 50 000, то есть, вдумайтесь, в 18 раз больше! Но по ощущениям, учитывая интерес и активность органов власти, с которыми мы работали, благодарность сотрудников — результаты проекта гораздо большие, чем озвученные цифры.

Результаты той работы, которую мы делаем, отмечают коллеги. Внутри коллектива и во внешнем поле. Это стимул для сотрудников работать дальше и достигать новых успехов.

Планируете ли развивать проект дальше?

Безусловно. Более того, мы сейчас выстраиваем отдельную структуру, выделенное подразделение для работы с RPA. Это будет полноценный центр экспертизы, который, я надеюсь, будет реализовывать проекты не только в Санкт-Петербурге, но и консультировать коллег из регионов, если потребуется помощь.

Из более технологических целей на следующий год — это конечно создание еще большего количества роботов, пилотные проекты по внедрению в процессы модулей Ai, OCR. Выбранная нами платформа имеет все эти технологии на борту, мы уже работаем с ними.

Процессы, с которыми мы работаем, усложняются. Например, сейчас мы приступили к роботизации задачи, которая дублируется в 64 органах власти в Петербурге, при этом только в одном комитете в этом процессе вовлечены 350 человек. Это значит, что, сделав это в одном ведомстве, мы сможем масштабировать то же самое решение и получить колоссальный эффект.

Чтобы вы посоветовали коллегам, внедряющим аналогичные решения?

Изучить RPA и понять, что технология намного универсальнее, чем кажется при первичном знакомстве, и имеет невероятное количество возможностей. Это простое, быстрое решение, при этом практически мгновенно дающее результат.

Реклама ООО "Робин"