Вредные советы по автоматизации казначейства и финансового учета в целом

Мария Боборыкина, Руководитель проектов по автоматизации финансового учета компании «Первый Бит», проектный офис Павелецкая

Более 10 лет опыта автоматизации финансово-управленческого учета, в числе которых проекты в компаниях DDX Fitness, Велесстрой, Магнит, Lamoda и других.

Думаете об автоматизации финансового учета, но не знаете с чего начать? Мы подготовили топ вредных советов на эту тему. Советы никаким образом не должны оказаться для читателя побуждением к действию, а наоборот, показывают все минусы возможных вариантов развития событий. Это своего рода предостережения, чтобы вы могли эффективно автоматизировать свои финансовые процессы без неприятных последствий.

Вредный совет №1

Согласовывайте заявки на расходование ДС там, где вам хочется, в нефинансовой системе, так же всем удобнее.

Многие компании выбирают для согласования заявок сторонние системы. Сторонними мы называем не 1С-системы, или системы, которые не содержат финансовую информацию для принятия решения по согласованию. Часто встречающиеся варианты:

• Jira – фиксируем заявки как задачи. Не видим остатка по бюджету, не видим полного возможного маршрута согласования, нет связок/ссылок с договорами, счетами (ну разве что в прикрепленных файлах).

• Электронная почта – отправляем заявку на почту, помним, кому именно мы должны отправить заявку на согласование, убеждаемся, что человек прочитал это письмо, помним, что ждем от него ответ. Не имеем информацию по договору, счету (можно, конечно, также прикрепить файл).

• 1С:Бухгалтерия (к примеру) – дописываем свою подсистему. Изобретаем велосипед, система получается необновляемой.

• 1С:Документооборот – при некорректной интеграции пользоваться не всегда удобно: маршруты согласования приятные, но не имеем никакой информации по остатку бюджета, не видим аналитические разрезы, которые могли бы использоваться в финансовой системе.

Вредный совет №2

У нас же уже есть типовая конфигурация, просто доработаем ее

Можно сказать, что для отражения операций почти все используют конфигурацию 1С:Бухгалтерия. Какой вредный совет тут можно дать? Конечно, дорабатываем! У нас же есть штат программистов, не нужно докупать никакие дополнительные конфигурации, модули, лицензии. Экономия!

В итоге мы получаем несколько месяцев работы программистов, бухгалтеров, экономистов, множество ошибок и наступление на грабли, которые уже прошли разработчики специализированных прикладных решений. Также получаем плохо обновляемую или необновляемую конфигурацию, что в случае с бухгалтерским учетом очень и очень критично. И в целом у нас теперь медленно работающая система, множество затрат, недовольство пользователей.

Вредный совет №3

На внедрение решения берем фрилансеров, их много и ставка у них ниже

Недостаточно выбрать только конфигурацию для автоматизации казначейства и финансового учета, важно еще и выбрать подрядчика на внедрение. Да, мы сильно сэкономим, если наймем свободного специалиста, так называемого «фрилансера».

Главное преимущество этого совета – работы выполняет всего один человек. Не нужно оплачивать его работу по ставке компании, не нужен руководитель проекта, не нужны разработчики.

Главный минус этого совета – работы выполняет всего один человек. Человек, который будет болеть, уходить в отпуск, которого никто не подстрахует в случае чрезвычайных ситуаций в личной жизни и который обладает опытом всего одного человека, а не целой команды.

Вредный совет №4

Покупаем коробку, берем своих программистов из штата и внедряем их силами

Часто заказчик останавливается на покупке лицензии так называемого «коробочного решения», не приобретая консультационные услуги или проект по внедрению под ключ. ИТ-штат вашей компании делает, что может, и дорабатывает систему там, где не знает, как настроить. На разработку уходит год, мы получаем продукт, который невозможно обновлять. А в конце самостоятельного внедрения понимаем, что абсолютно неверно заложили методику в самом начале, и теперь нам нужно все переделывать.

Так что пошло не так и как этого избежать?

Возьмем для примера продукт «1С:Бухгалтерия». Для несложных процессов мы можем купить коробку, развернуть базу, запустить туда бухгалтеров и буквально в тот же день начать работать. Но с более сложными комплексными решениями – 1С:ERP, 1С:Управление холдингом, БИТ.ФИНАНС – так не получится. Бухгалтерская подсистема жестко регламентирована законодательством, поэтому там практически невозможно свернуть не в ту сторону. А сложные комплексные продукты содержат блоки управленческих процессов, к которым нет инструкций. Поэтому в такие решения «впрыгнуть на ходу» не получится.

Необходимо правильно заложить настройки по методологии, принятой в вашей организации. А если нет методологии, то вначале необходимо ее разработать.

Итого, для внедрения чего-то сложнее, чем 1С:Бухгалтерия, нам нужны:

1. Методолог (один или несколько). Методолог – это человек, хорошо знающий методологию учета.

2. Аналитик (в терминах франчайзи 1С, не бизнес-аналитик). Это человек, хорошо знающий процессы в организации.

3. Консультант 1С. Это человек, хорошо знающий функционал внедряемого типового решения.

4. Разработчик. Но это в зависимости от продукта, иногда и без разработчика можно.

Полезный совет в качестве заключения

Некоторые вредные советы могут остаться привлекательными для вас даже после моих слов о последствиях. Это нормально, если у вас сильная ИТ-команда, есть проверенный фрилансер или позитивный опыт самостоятельных внедрений. Я смотрю на такие подходы со стороны компании-франчайзи 1С. Меня и мою команду привлекают либо внедрять конфигурации с самого начала, либо исправлять результаты самостоятельного внедрения.

Вы в праве выбирать любой подходящий вам вариант, а я лишь призываю помнить о потенциальных рисках и последствиях. Прежде чем внедрять любые новые технологии или программные решения, стоит провести тщательное обследование бизнес-процессов и оценить их соответствие конкретным требованиям компании. Только таким образом можно избежать ошибок и достичь наилучших результатов, чтобы финансовый учет в вашей компании был эффективен на 100%.