RPA: Мифы и Правда на примере Гринатома

Маргарита Конных, Начальник управления программной роботизации, АО «Гринатом»: «В эпоху цифровых перемен программная роботизация (RPA) – ключ к эффективности и инновациям. В Гринатоме программные роботы выполняют более 10 миллионов операций в год, освобождая от рутины сотни человек и позволяя гибко масштабироваться и занимать лидирующие позиции на рынке».

АО «Гринатом» (ИТ-интегратор и многофункциональный центр обслуживания Госкорпорации «Росатом») занимается программной роботизацией с 2017 года. Внедрение программных роботов было обусловлено необходимостью повышения эффективности бизнес-процессов, снижения затрат и автоматизации огромного количества рутинных задач на предприятиях атомной отрасли.

Мы начали с использования иностранной платформы, и бизнес очень скоро ощутил эффекты от роботизации. Тем не менее, наше предприятие всегда стремилось к независимости от иностранных ИТ-решений, поэтому спустя 2 года после первого внедрения наши специалисты начали исследовать open source решения и отечественные платформы, но ни одна из них не могла обеспечить требуемый нам функционал в полной мере.

К 2021 году был накоплен богатый опыт использования RPA и вместе с тем – представление об идеальном инструменте для разработки и поддержки роботов, который повысил бы удобство, функциональность, безопасность и, главное, результативность применения программной роботизации в Росатоме. В 2022 году мы представили собственную разработку – платформу Атом.РИТА, которая сегодня востребована не только на предприятиях атомной отрасли, но и на внешнем рынке.

В этой статье будет рассмотрен ряд мифов, о которых многие слышали или сталкивались в контексте программной роботизации. Мы обратимся к нашему собственному опыту и покажем, как эти мифы соотносятся с реальностью. 

Миф 1: Роботы сократят рабочие места

Правда: Когда мы впервые приступили к внедрению RPA-платформы и исследовали подходящие процессы для роботизации, наша команда активно сотрудничала с коллегами из центра обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету Гринатома. Однако мы столкнулись с существенным недоверием, так как были опасения по поводу сохранения рабочих мест и структуры коллективов.

Несмотря на это, всего за несколько месяцев мы активно начали внедрять роботов в операционные процессы и смогли развеять миф о том, что роботизация может привести к массовым сокращениям. Наш подход заключался в быстром внедрении роботизированных процессов с акцентом на оценку экономической выгоды. Специалисты АО «Гринатом»  осуществляли автоматизацию наиболее рутинных процессов с понятными алгоритмами, оставляя задачи, требующие более творческого подхода, сотрудникам.

С течением времени наши коллеги стали глубже погружаться в работу с RPA: мы совместно вырабатывали подходы к автоматизации более сложных сценариев, в том числе с помощью использования технологий на основе искусственного интеллекта и машинного обучения. Сотрудники же переориентировались на новые задачи, связанные с подключением новых предприятий на обслуживание в ОЦО и выполнение новых фунций.

На данный момент сотрудники бухгалтерии и налогового учета являются нашими главными амбассадорами: они с удовольствием делятся опытом использования роботов в своей работе с коллегами из атомной отрасли.  

Миф 2: Роботы не умеют принимать решения

Правда: Мы нацелены на постоянное повышение эффективности наших роботов, в том числе через применение дополнительных технологий, которые делают их функциональнее и «умнее», позволяя им принимать решения и снижая участие людей в роботизированных процессах.

Задача Центра Компетенций по программной роботизации Гринатома заключается не только в исследовании и анализе новых процессов для роботизации, но и в оптимизации уже роботизированных процессов с целью дальнейшего повышения эффективности работы.

По мере расширения возможностей различных инструментов, специалисты активно предлагают инновационные решения нашим Заказчикам. За прошедшие несколько лет мы значительно развили компетенции в области классификации неструктурированных данных и добавили в нашу платформу соответствующий модуль: он позволяет распознавать суть обращения сотрудника и запускать робота для выполнения необходимой задачи.

Кроме того, платформа способна автоматически отслеживать новые документы в сетевых хранилищах, классифицировать их по типу и запускать роботов для их обработки.

Также есть возможность анализировать сканированные документы, извлекать необходимые данные и выполнять контроль за правильностью заполнения документов. В случае выявления ошибок или недочетов система способна автоматически направить документы на доработку инициатору процесса. 

Миф 3: Роботы выполняют только простые задачи

Правда: На самом деле, у роботов нет ограничений по сложности логики и нагрузки, которую в них можно заложить. Чем сложнее и разветвленнее процесс, который хочется автоматизировать, тем больше времени уйдет на аналитику, описание всех возможных вариантов и исключений в логике бизнес-процесса и, соответственно, разработку.

В сложных задачах мы двигаемся поэтапно, роботизируя не весь большой и сложный процесс сразу, а его части, постепенно добавляя все новые и новые элементы. В итоге получаем робота, который автоматизирует сквозной процесс и может решать комплексные задачи..

Миф 4: Программных роботов можно внедрить без участия специалистов по программной роботизации

Правда: Мы проводили подобные эксперименты внутри ОЦО Гринатома и получили несколько интересных выводов. Наши специалисты разработали два курса по программной роботизации: аналитический, где учим выбирать процессы, проводить расчет экономики и создавать описание программного робота (в качестве ТЗ для разработчиков); и технический курс, где бизнес-пользователи осваивают навыки сборки робота на Атом.РИТА.

Результаты показали, что первый курс действительно полезен: когда сотрудники умеют проводить первичную аналитику, это сокращает время на проработку инициатив, и коллеги получают более объективное представление о результате. Также мы поняли, что наибольший эффект достигается, когда разработкой роботов занимается выделенная команда, где разработчики уже «набили руку» в настройке роботов и делают это кратно быстрее, а также есть понятные и отработанные процессы по поддержке уже созданных роботов.

Наш опыт позволяет успешно обучать сотрудников аналитическому подходу к роботизации, а также помогать в настройке роботов, чтобы получать автоматизированные процессы как можно быстрее и без лишних инвестиций. 

Миф 5: Один и тот же робот подойдет всем

Правда: Многие проявляют интерес к концепции программных роботов как сервиса, предоставляющего возможность направлять задачи для выполнения и получения результата. Мы также стремимся к такой модели, однако, несмотря на это, каждый новый программный робот требует индивидуальной разработки и настройки.

Наша команда часто сталкивается с ситуациями, когда бизнес-процессы имеют схожие названия и по верхнеуровневому описанию даже одинаково выглядят. Однако глубокий анализ выявляет тонкости, связанные с уникальными особенностями хода бизнес-процесса в каждой компании или внутри предприятия группы компаний.

Исключительно важным фактором являются и информационные системы, в которых протекают процессы. Подходы различных компаний варьируются: у одних бухгалтерские задачи исполняются, например, в 1С, у других – в SAP. Также важно учитывать версии ПО, так как интерфейсы, с которыми взаимодействуют роботы, могут различаться.

Несмотря на это, возможность переиспользования роботов нас сильно вдохновляла при создании собственной платформы Атом.РИТА: одним из её ключевых преимуществ является использование сниппетов. В случаях, когда роботизируется большой ряд процессов, в алгоритме которых есть повторяющиеся действия, достаточно один раз прописать такие шаги и сохранить их как сниппет. Во всех последующих роботах будет производиться только вставка этого сниппета, что позволит сократить время разработки и упростить техническую поддержку роботов: нужно будет внести правки в сниппет и запустить его обновление по всем проектам вместо ручной правки каждого робота..

Заключение:

Программная роботизация становится неотъемлемой частью многих отраслей, проникая в повседневную жизнь сотрудников и меняя представление о работе и бизнесе.

Напишите нам на rpa@greenatom.ru, и наши специалисты будут рады поделиться своей экспертизой в области RPA и помочь компаниям в вопросах роботизации и повышения эффективности бизнес-процессов, а также миграции роботов с иностранных платформ.