Чего можно добиться с помощью BPM
Тема бизнес-процессов не нова, но если ваши познания в области процессного управления ограничиваются письменными регламентами и сертификацией по ISO, нотацией моделирования IDEF0 (разработанной в 70-е), СМК (родом из TQM 80-х) или реинжинирингом (появившемся в начале 90-х), то вам стоит обновить свои представления.
За последние 10 лет в управлении бизнес-процессами не просто появились новые методы и технологии – произошло нечто более значимое: на смену односторонним подходам пришла целостная система, упорядочившая прежние наработки в этой области. Современная версия процессного управления в мире и в России распространяется под флагом BPM (Business Process Management, Управление бизнес-процессами).
Первое, что необходимо уяснить: BPM – это не программное обеспечение. Если некая ИТ-компания назвала свой программный продукт «xxx BPM», то это маркетинговый трюк: BPM нельзя купить.
Программное обеспечение – лишь одна составляющая BPM, всего же их можно выделить три:
· Методологическая – процессный анализ, процессная архитектура, увязывание процессов со стратегическими целями и ресурсами организации.
· Технологическая – программное обеспечение для моделирования, исполнения, мониторинга и анализа процессов, как правило, объединенное в систему класса BPMS (Business Process Management Suite).
· Проектная – процессная организация, управление изменениями, управление портфелем проектов, маневренная разработка.
Второе: BPM нельзя «внедрить под ключ». BPM – это то, как работает ваша компания. Можно ли купить стиль работы? Стиль жизни? Нет, их можно только культивировать, потратив на это собственные время и усилия – другого пути нет. Разумные вложения в программное обеспечение и консалтинг способны значительно сократить и те, и другие затраты, но избавить от приложения собственных интеллектуальных усилий и воли они не способны.
Критерии успеха проекта BPM – не внедренное ПО и не автоматизированный процесс, а подтвержденный бизнес-результат и произошедшие культурные сдвиги в организации. Причем «бизнес-результат» здесь – не дежурный оборот: организации, преуспевшие в BPM, говорят, например, об увеличении выработки на одного работника и о сокращении затрат времени руководителя – в разы, об увеличении показателей конверсии обращений в заказы – на десятки процентов.
Информацию об успешных проектах BPM найти не так-то просто. (Впрочем, это проблема не только BPM – с ERP дело обстоит так же.) Одна часть проблемы – нежелание преуспевших в BPM компаний делиться своими достижениями с потенциальными конкурентами. Вторая – к историям успеха от производителей ПО следует относиться с осторожностью из-за возможной ангажированности.
Больший интерес представляет информация, полученная непосредственно от организаций, внедривших у себя BPM. Желательно – от представителя бизнеса, в идеале – от первого лица, как, например, рассказ о побудительных мотивах и результатах проекта BPM генерального директора компании «Геометрия». Главный результат – сокращение срока подготовки коммерческих предложений на 40% с одновременным повышением качества. На недавней конференции CNews интересные доклады о своих проектах BPM представили Сбербанк, Финам (инвестиционная компания и банк), «Окна Аттик».
Еще один заслуживающий доверия источник – «WfMC Global Awards for Excellence in BPM and Workflow». Это конкурс лучших проектов BPM, который ежегодно проводится совместно двумя организациями: Workflow Management Coalition, объединяющей пользователей, аналитиков, исследователей и разработчиков технологий BPM и Workflow, и BPM.com – ведущего аналитического портала по этой же тематике. Обе организации представляют широкий круг экспертов, что гарантирует объективность оценок.
В отличие от широко известных рейтингов, выставляемых аналитическими агентствами Gartnerи Forrester, здесь оценивается не «количество галочек» (функциональность той или иной системы BPMS) и не успешность того или иного производителя ПО (у кого лучше показатели продаж), а успешность клиентов, использующих те или иные методологии и технологии BPM.
Критерии, по которым определяются победители конкурса:
1. Инновационность методов, использованных для решения специфических проблем бизнеса, сложность бизнес-процессов, уровень интеграции с корпоративными системами.
2. Масштаб и охват проекта, качество управления изменениями.
3. Итоговые результаты: как проект повлиял на эффективность и конкурентоспособность, какие произвел изменения в культуре организации.
Несколько проектов – победителей этого конкурса последних лет:
MARS Canada
Компания с оборотом $30 млрд. и 70 тыс. сотрудников. Бизнес-процесс разработки и подготовки к выпуску новой продукции – критически важный для отрасли товаров массового спроса, в которой работает компания. Проблемы: дублирование функций, противоречивые и устаревшие данные, хроническое превышение бюджетов и сроков.
Результат: срок разработки новой продукции сокращен с 70 до 10 дней.
Особенности: минимальное участие ИТ (только интеграция), активное участие бизнеса в проектировании бизнес-процессов. Продолжительность проекта BPM – 12 недель.
Adidas
В компании реализован проект BPM “Trade Vendor Master” – управление отношениями с вендорами по всем брендам Adidas по всему миру.
Результат: полностью электронный проект вместо прежнего «бумажного». Стандартизован и автоматизирован процесс «прописки» вендора (проверка, согласование, сертификация).
Особенность: в данном случае речь идет о процессе, выходящем за рамки одной компании. Внимание, которое Adidas уделяет взаимоотношению с торговыми партнерами – отличная иллюстрация того тезиса, что в современном мире конкурируют друг с другом уже не отдельные компании, а цепочки поставщиков.
ICO
Institutode Credito Oficial (ICO) – это агентство, созданное при поддержке правительства Испании с целью противодействия финансовому кризису. Это финансовый брокер, открывающий доступ к кредитным ресурсам малому и среднему бизнесам.
Не секрет, что банки и в обычных условиях неохотно предоставляют кредит подобным заемщикам, а с наступлением кризиса доступ для них оказался полностью закрыт. ICO взяло на себя работу по консультированию заемщиков, помощи в составлении заявлений и в первичной оценке рисков. После этого заявления поступают в уполномоченные банки, которые рассматривают их уже гораздо более охотно.
Поддержка малого и среднего бизнеса для России тоже актуальна. Проект ICO интересен как пример эффективного партнерства государства и бизнеса: не примитивное дотирование, не «рыба», а «удочка».
ColPensiones
Проект Пенсионного фонда Колумбии – прекрасная иллюстрация того, чего можно достичь с помощью BPM при наличии воли. За 9 месяцев на месте традиционной неторопливой организации, на деятельность которой ежегодно поступали десятки тысяч жалоб и судебных исков, пришла новая организация, в которой 118 процессов (т.е. все процессы этой организации) спроектированы и исполняются средствами BPM.
Результат: скорость, качество и гибкость в работе, невиданные для государственных организаций, при росте производительности труда в 2.5 раза.
Здесь уместно заметить, что несмотря на слово «бизнес» в термине «бизнес-процесс», речь вовсе не обязательно идет об извлечении прибыли. В литературе по BPM неизменно подчеркивается, что вся процессная методология и все технологии BPM применимы к организациям независимо от организационных форм: коммерческим, неприбыльным, органам государственного и местного управления. «Бизнес» в данном контексте надо понимать как «дело». В отечественной практике управления распространен термин «административный регламент» – это тот же бизнес-процесс.
Белайчук Анатолий Анатольевич
Президент Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами
(ABPMP Russian Chapter), к.т.н., CBPP, BPM-блоггер
Это первая из запланированной серии публикации. В последующих мы сравним BPM с альтернативными подходами к повышению эффективности организаций, а также поговорим о том, какие компетенции необходимы компании, решившей всерьез заняться BPM.
