Миллионные командировочные и вовлеченность CIO в их автоматизацию

Выступление Юлии Мануйловой, руководителя компании Millennium- Software development&Automation, на конференции «Перезагрузка 5.0», проходившей 12-13 сентября 2019 г., вызвало бурное обсуждение со стороны IT директоров, участвовавших в мероприятии. Специально для Global CIO Юлия сразу более подробно раскрыла некоторые темы:

Огромные бюджеты предприятий, выделяемые корпорациями на командировки сотрудников, по всей видимости, обделены вниманием IT-директора из-за непонимания бизнес-процесса, который может быть автоматизирован или роботизирован.  Чем вызвано такое положение дел?

На конференции я показала цифры, которые, по всей видимости, очень сильно удивили многих IT-директоров. Средний и крупный бизнес тратит от 50 млн. до 5 млрд. в год на командировки сотрудников. В общей структуре операционных затрат этот вид статьи находится на 3-4 месте, после ФОТ и аренды. В среднем, к примеру, ритейлеры тратят на командировочные расходы 100-200 млн. в год.

Вы же согласитесь, что выделяя такие инвестиции, корпорации вкладываются в развитие бизнеса и, конечно же, данный бизнес-процесс должен быть построен «по-человечески». В современном мире это означает наличие минимального количества ручных и бумажных операций.

100 человек, путешествующих сотрудников в компании, или 2 тысячи — не важно. Важно то, что каждый вносит свой вклад в развитие компании, в которой работает. Сотрудникам надоело тратить свое время на тонну бумажек в виде авансового отчета, отчета по расходам, заявок на согласование и т.д. На многих предприятиях даже заявка на билеты и отели происходит на бумаге, через ассистентов.

Почему не сделать заказ командировки более простым и эффективным? Сотрудник самостоятельно бронирует билеты и отели, согласовывает и выписывает их, а после возвращения из командировки автоматически формируется авансовый отчет и другие сопутствующие документы. Это упрощенное описание бизнес-процесса, который мы предлагаем оцифровать.

На чьей стороне в компаниях лежит вопрос построения эффективного бизнес-процесса? На стороне бизнеса или IT?

Я буду откровенна и отвечу на вопрос так: в первый день конференции «Перезагрузка 5.0» один из ключевых вопросов обсуждения был связан с ролью IT-директора в современном бизнесе, причем не только CIO, а всей IT-службы. Большинство участников, к счастью, понимают, что прошли те времена, когда IT-специалисты занимались только администрированием инфраструктуры и закупкой технического оборудования. Многим уже понятно, что IT-директору уместно владеть всеми бизнес-процессами на предприятии, ведь именно технологии стоят сейчас во главе бизнеса. Именно технологии и выверенные программные решения являются сегодня основой всего.

Конечно же, другой вопрос в выстроенных коммуникациях между департаментами, и проблема может находиться и в этой плоскости. Но это другая сторона медали. Если IT-директор имеет авторитет на своем предприятии и желание двигаться вперед, он может стать аккумулятором всех прогрессивных идей. Речь же не идет о том, что ему «ручками» придется все делать самому.

Как строится бизнес-процесс? Какие основные «пожирателей рабочего времени» можно выделить в организации командировочных операции? Вы же предлагаете свой собственный продукт? В чем его уникальность?

Наше решение — облачная платформа Millennium, над которой мы работаем более 15-ти лет и которую используют множество наших клиентов. Из очень «продвинутых» в автоматизации клиентов можно выделить: Русфинанс банк, Rockwool, страховая компания Allianz, Группа Росводоканал, Алкогольная Сибирская Группа, компания Pernod Ricard, ИТАР Тасс, KFC, Bridgestone и др.

Уникальность продукта состоит в том, что он сочетает в себе on-line travel платформу, многофункциональный модуль командировочного учета и бухгалтерский блок по закрывающим документам.

Как все происходит: сотрудник заходит на платформу (по ссылке в браузере или по ссылке, «вшитой» во внутренний портал) и самостоятельно  бронирует себе билеты, отели, трансферы и т.д. Все  выбранные услуги проверяются на соответствие установленным в компании лимитам и согласовываются руководителями. После выписки заказанных услуг происходит передача данных в учетную систему предприятия для формирования Приказа на командировку или Приказ формируется на платформе. Это первая часть бизнес-процесса.

Вторая часть — это формирование авансового отчета по возвращению из командировки. Отчет генерится автоматически на платформе Millennium или в системе клиента на основании полученных с платформы данных. Интеграция настроена несколькими способами с SAP, 1C, SharePoint, Microsoft Dynamics (Axapta),Oracle, при чем интеграционная связка может быть в любой части бизнес-процесса.

Надо отметить, что есть еще много обязательного функционала, который заложен в решение Millennuim и  который делается в рамках командировочных операций. Бизнес-процесс настраивается индивидуально, для каждого предприятия делаются разные настройки.

Кто из бизнеса является держателем данного бизнес-процесса?

В основном - это HR департаменты, но может быть и Административный департамент.

Отдел закупок, как правило, является инициатором тендерного процесса. Очень часто проводится тендер только на организацию business travel, так как на рынке практически нет компаний, предоставляющих софтверные решения BOT в комплексе с услугами бронирования и оплаты билетов и отелей. В ходе тендера у многих представителей компаний происходит значительный «сдвиг парадигмы» с приходом понимания всех этапов необходимой автоматизации и роботизации.

У вас практически нет конкурентов?

Конкуренты всегда есть, но, работая с продуктом по автоматизации всего командировочного бизнес-процесса, можно говорить о наличии конкуренции только в некоторой части всего пути.

Представьте, что вы живете в 100 этажном доме, в котором лифт довозит только до 30-го этажа. Следующие 70 этажей нужно пройти пешком. Вот и в нашей специфике: до тридцатого этажа тебя довезут, а дальше идешь «ножками» и злишься на весь мир, что купил квартиру в этом доме. Что делать? Конечно же, продавать и покупать там, где скоростной лифт работает от первого до последнего этажа.

Какими технологиями и решениями, применяемыми в разработке, Вы больше всего гордитесь?

Есть три важные темы, в которые мы вкладываем наибольшие усилия. Первая — это технология RPA, которая позволяет роботизировать повторяющиеся операции. Вторая — это OCR, дающая возможность распознавать символы со сканированных документов,  преобразовывать их в цифру и наполнять ими нужные формы. Третья не относится к технологиям, скорее это важная часть организации безопасного канала передачи персональных данных, а именно создание методов генерации токена криптографических алгоритмов.

Сколько стоит продукт?

Есть три продуктовые линейки, отличающиеся набором опций и возможностей интеграций. Предлагаются два подхода к оплате: ежемесячный лицензионный платеж или транзакционный платеж за каждый выписанный билет. Клиент выбирает —  самостоятельно оплачивать ему за каждую транзакцию или вносить ежемесячный платеж. Чтобы точно рассчитать коммерческие условия, мы просим направить нам краткое ТЗ или план-схему бизнес-процессов и мы быстро предоставляем КП.

К кому обращаться?

В отдел продаж sales@millennium-dream.ru.

Многие знают меня лично, поэтому пишите, отвечу всем.

Julia.Manuylova@millennium-dream.ru

Спасибо за беседу! Желаем успехов и новых идей!