Какие IT-инструменты необходимы управленцу

Требования к квалификации менеджеров все время растут. Руководитель направления «Управление проектами» Учебного центра компании Luxoft Константин Твердов рассказал, без каких ИТ-инструментов сегодня не обойтись грамотному управленцу.

Суровое начало

В менеджмент я пришел в начале двухтысячных с должности программиста. Тогда выбор инструментов для управления командой, задачами и отчетами был невелик. В природе они существовали, но до нас еще не дошли. 

Как правило, изначально разработка инструментов была направлена на внутреннее использование. Например, первая электронная таблица Visicalc была создана математиком для математических расчетов. Уже после инструмент начали использовать для планирования задач, бухгалтерских вычислений и еще много чего. Другой пример, одна из первых систем управления задачами Bugzilla изначально использовалась для внутренних нужд компанией Netscape. Позднее эти инструменты, платформы и сервисы были тепло приняты и в других сферах. Сегодня трудно себе представить офисного сотрудника без знаний Excel хотя бы на базовом уровне. 

С развитием интернета появились новые онлайн-инструменты и методы командной работы. Системы управления задачами, коллаборативные платформы, сервисы управления проектами для больших и малых групп. Если первые продукты были ориентированы на поддержку разработчиков ПО, то последующие с успехом используются в различных компаниях от издательств до юриспруденции. Несмотря на относительную простоту современных инструментов, управленцам приходится учиться их использовать. Даже обычный Excel в умелых руках превращается в мощный инструмент менеджмента.

Управление проектами

В корпоративном сегменте Microsoft Project стал своего рода монополистом, обогнав конкурентов. Среди аналогов - Oracle Primavera, российская «Адванта» и другие менее популярные сервисы. Платформа для управления проектами на базе Microsoft Project Server преимущественно используется в крупных корпорациях, например, промышленными гигантом Aston Martin. Это помогает управленцам большой команды не потерять контроль за выполнением проектов, быть в курсе каждой активности, получать отчеты и следить за результатами.

Для небольших команд существуют аналоги, типа Basecamp и Wrike. В отличие от Microsoft Project, они более гибкие и простые в понимании, но обладают меньшими возможностями. Однако, говоря честно, большинство известных мне команд используют не более 20% возможностей продукта Microsoft.

Для кого:

• Большинству компаний с большим штатом сотрудников и длительными проектами;
• Компаниям в стадии быстрого роста.
  

Не подойдет:

• Небольшой команде, где не нужен дорогостоящий и громоздкий инструмент;
• В меньшей степени представителям ритейла, если в корпорации не ведутся собственные ИТ-разработки.  

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта предлагает визуальное представление задач, состояния их исполнения и зависимостей между ними. Идеально подходит для контроля соблюдения сроков и отслеживания изменений в проекте. Используя ее, исполнители не «завалят» дедлайн, а руководитель имеет четкое представление о состоянии дел. В отдельных случаях к делу может подключиться и клиент, следящий за выполнением проекта. Диаграмму Ганта можно увидеть как в крупных офисах, так и на рабочем ноутбуке фрилансера. Отрасли применения — не ограничены.

Когда мы говорим о диаграмме Ганта, первый инструмент, который приходит в голову, это уже упомянутый Microsoft Project. Но если вам не нужны все его «навороты», ее можно сделать и с помощью более простых инструментов. Для начала стоит упомянуть бесплатные Project Libre, GanttProject и отечественный сервис Onlyoffice. Диаграмму Ганта можно построить в Basecmap или Atlassian Jira, используя дополнительные плагины. Потратив немного времени, диаграмму Ганта можно построить даже в Excel или Google таблице.

Для кого:

• Компаниям с командой в 2+ сотрудников;
• Компаниям, работающим с удаленной командой или фрилансерами.

Не подойдет:

• Работающим по Agile командам, постоянно вносящим изменения в бэклог проекта. С другой стороны, диаграмму Ганта можно использовать для формирования дорожной карты, а также презентаций.

Финансовое планирование

Планирование бюджета на разработку, поставки и найм – важный аспект работы руководителя. Моделируя потенциальный расход на активности, грамотный управленец должен заранее рассчитать, сколько понадобится средств на выполнение проекта. Причем речь не только о деньгах, но и о времени и количестве сотрудников. 

Для небольших компаний, где основатель и управленец – одно лицо, вполне может хватить функциональности системы «ПланФакт».

Excel – универсальный инструмент, подходящий и для финансового планирования. Однако с ростом цифр и позиций создание отчетов в таблицах превращается в пытку. Чтобы избежать рисков пропуска данных, получить визуальную статистику и не тратить на это каждый раз 2-3 часа времени были созданы специализированные инструменты семейства Business Intelligence, которые позволяют интерактивно работать с данными и создавать отчеты «на лету». Такие продукты, как IBM Cognos или Salesforce Tableau наглядно покажут показатели PnL (profit and loss), помогут понять, на чем можно сэкономить, а также выведут анализ в выбранном интервале дат или разрезе данных.

Для кого:

• Небольшим командам без бухгалтера, и корпорациям с менеджером, управляющим бюджетом на разработку;
• Компаниям с постоянными расходами на разработку и внутренние процессы.

Не подойдет:

• Небольшим компаниям, уже умело использующим инструментарий Excel.

В современном динамичном мире постоянно появляются новые инструменты, но пока не появилось единого сервиса или платформы для управления всеми процессами компании. Не уверен, что когда-нибудь мы увидим универсальное решение, покрывающее задачи всех направлений бизнеса. Тем важнее следить за новыми ИТ-решениями. Возможно, однажды появится инструмент, который идеально подойдет для вашего случая.

Коллеги, какие инструменты в своей менеджерской деятельности вы используете? Какие из них наиболее удобны, на ваш взгляд? Поделитесь опытом в комментариях.