Рынок СЭД. Жизнь после хайпа

18 марта 2019
9

Технология электронного документооборота существует уже более 20 лет, и за это время она прошла все этапы «цикла ажиотажа» — Hype Cycle, и, пережив пик завышенных ожиданий и пройдя долину разочарований, вышла на плато продуктивности. Все, дальше хайп заканчивается. За этим горизонтом (там, где на рисунке начинается синяя пунктирная линия) технология перестает интересовать широкую публику, поскольку она становится обычной «рабочей лошадкой», о которой уже ничего интересного сказать нельзя.


Источник – Gartner, 2003 

Когда технология достигает полной зрелости и поддерживает тысячи предприятий и миллионы пользователей, ее реклама обычно исчезает. Только несколько специализированных журналов продолжают освещать новые аспекты ее внедрения и использования.

В этот период происходит коммодитизация, то есть за счет постоянного совершенствования технологии, продукты становятся все более и более похожими  с точки зрения качества, возможностей, технических характеристик  и потребителю становится безразлично, продукт какой марки покупать (так как с его точки зрения все они одинаковые). Именно это и происходит сейчас с СЭД.

Для вендоров это означает переход на другой уровень конкуренции  побеждать надо не количеством уникальных «фич», а качеством продукта и сервиса, и, конечно же, ценой. Для них это ситуация новая и они к ней определенно не готовы и все продолжают на презентациях рассказывать давно известные банальности. А вот, например, поставщики шпал всю жизнь работают в таких условиях  все заводы выпускают одинаковые изделия  и как-то живут!

ИТ в ответе за все

Мир перевернулся! В то время как поставщики изо всех сил пытаются «продавать бизнесу», пробиваясь напрямую к руководству и всячески игнорируя местных айтишников, центр принятия решений сместился в сторону ИТ  но это еще не все поняли.

Метод продаж через бизнес успешно работал, пока вместе с новым софтом разработчики несли новые идеи  пока руководителям служб ДОУ и начальникам канцелярий надо было долго рассказывать, насколько их жизнь изменится к лучшему после перехода на электронный документооборот и что отказаться от бумаги это не страшно. Такие продажи действительно делаются только с позиции внешнего консультанта, голос внутренних «автоматизаторов» едва ли будет услышан.

Сейчас про СЭД все всё знают, агитировать никого не нужно, нужно просто выбрать систему, которая лучше впишется в ваш ландшафт  а это как раз зона ответственности ИТ. Так что совершенно логично, что «канцелярия» (условно назовем так всех функциональных заказчиков документооборота) может доверить окончательный выбор системы ИТ-службе.

И это очень хорошо, что все СЭД сегодня более-менее одинаковы  поскольку пользователи меняют места работы и, приходя в новую организацию, им не надо обучаться чему-то принципиально новому, нужно лишь освоить какие-то нюансы интерфейса другой системы документооборота и местные правила. А базовые знания у них уже есть, и они инвариантны относительно конкретной системы.

Воронка выбора СЭД

Итак, как же выбирать СЭД на зрелом рынке, когда прежняя методология, основанная на сравнении функциональных характеристик, больше не работает?

Можно предложить следующий подход:

  • Типовой набор функциональных характеристик используется как входной фильтр идентификации продуктов, соответствующих определению «СЭД». Причем на этом этапе достаточно будет укрупненных функций типа регистрация документов, поиск, постановка задач и контроль исполнения. Всего сейчас на рынке представлено более 30 систем.
  • Далее, чтобы сузить воронку, можно оценить удобство использования и внешний вид интерфейсов СЭД (здесь неизбежен элемент субъективности, но этого не следует слишком опасаться, это нормально  вам же этой системой пользоваться, выбирайте не только умом, но глазами).

После первых двух этапов в поле вашего зрения, скорее всего, все равно останется десятка полтора систем, каждая из которых вполне способна удовлетворить функционального заказчика. Поэтому в дальнейшем ответственность за выбор СЭД можно делегировать ИТ-отделу. Ему остается выбрать тот продукт, который со своей ценой вписывается в ваш бюджет и будет соответствовать по всем другим параметрам.

P.S.  Это не готовая методика, которую можно брать и использовать, а скорее попытка рационализации процесса выбора СЭД в условиях зрелого рынка. Будем благодарны, если Вы поделитесь своим опытом выбора СЭД в комментариях!

2943
Поделиться
Коментарии: 9

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Татьяна Орлова
    Рейтинг: 88
    ЗАО "ЕС-лизинг"
    Замдиректора по инновационной и экспериментальной деятельности, консультант по управленческим дисциплинам
    20.03.2019 13:28

    Может просто посмотреть на СЭД с точки зрения "цифровизации" экономики? Сами электронные документы изменились: их все больше "сносит" в сторону больших данных. Бизнес-процессы усложняются, их динамика возрастает. Без серьезной аналитики и системы поддержки принятия решений уже не обойтись...Так что теперь можно использовать не термин и сокращение СЭД, а какое-нибудь название типа "централизованная информационно-аналитическая система обмена информацией и поддержки принятия решений". Зачем плодить много систем? Мне очень симпатична область деятельности под названием "process mining". Все в одном.

  • Алексей Асафьев
    Рейтинг: 10
    Независимый эксперт
    Эксперт по цифровой трансформации
    21.03.2019 11:16

    Так уже давно придумали ECM (Enterprise Content Mangement). Еще лет пять - десять назад приходилось рассказывать про отличия ECM от близкого, по сути СЭДа, но сейчас это уже известные специалистам факты. А статья Стаса правильная. СЭД, во всех его ипостасях и названиях, из инновационных технологий перешел в разряд обыденных необходимых вещей, что, вообще говоря, хорошо. Значит, прижился.

  • Андрей Зелинский
    Рейтинг: 11
    АО "Теплосеть Санкт-Петербурга"
    Начальник отдела внедрения и сопровождения информационных систем
    21.03.2019 12:01

    А я вот не очень согласен с материалом статьи. По моему, как раз сейчас после ввода новой редакции 223-ФЗ, обязывающей заключать значительную часть конкурсных договоров (со всеми предприятиями относящимися к МСП) исключительно в электронном виде, тема электронного документооборота, электронных подписей и т.п.. наоборот, чрезвычайно обострилась.
    Те кто сидели себе спокойно и перебирали свои бумажки не желая ничего менять внезапно столкнулись с тем, что без электронного документооборота (хоть в каком ни будь виде) они теперь просто не могут вести свою деятельность.
    Ну и фраза: "И это очень хорошо, что все СЭД сегодня более-менее одинаковы" мягко говоря удивила...
    На мой взгляд, они как раз настолько не одинаковы по возможностям, требованиям, интерфейсу, ну и, конечно, стоимости...

    • Станислав Макаров Андрей
      Рейтинг: 13
      Независимый эксперт
      22.03.2019 17:07

      Тема госзакупок -- это отдельная больная история. Внесение данных в ЕИС -- это не столько технический вопрос (хотя он и технически замороченный дальше некуда), сколько административный (Кто виноват). Сейчас подробно не готов комментировать.

      А что СЭД одинаковы -- да ей богу, близнецы-братья, если поглядеть внимательно. Они все конструкторы. В умелых руках из любого конструктора собирается нужная вам вещь. Решения из коробки -- это маркетинговый миф, ни у кого без кастомизации не работает.

      • Андрей Зелинский Станислав
        Рейтинг: 11
        АО "Теплосеть Санкт-Петербурга"
        Начальник отдела внедрения и сопровождения информационных систем
        27.03.2019 10:20

        Интеграция с ЕИС с недавних пор (для кого-то, может, и с давних, а остальных принудили) стала неотъемлемой частью процесса закупок. Вина тут ни при чём, просто теперь договоры (значительная их часть) заключаются в электронном виде, т.е. хочешь/не хочешь, а на безбумажный документооборот теперь переходить надо.
        Из-за этого, кстати, в удостоверяющих центрах сейчас очереди. Всем срочно понадобились электронные подписи.

        Про то что все СЭД якобы одинаковы, даже не знаю как и ответить...
        Это тоже самое что утверждать что все среды разработки одинаковы (во всех-же программки можно писать), все CRM одинаковы, 1С Бухгалтерия и какой ни будь Парус - тоже и т.д. и т.п.
        P.S.: Кстати, ниже вы себе-же в этом и противоречите. Если все СЭД одинаковы, то почему нельзя писать ТЗ абстрагируясь от системы? Они-же, как вы пишете: " близнецы-братья, если поглядеть внимательно" и "конструкторы".

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 380
    Холдинг PVG
    CIO
    21.03.2019 18:21

    Документооборот превратился в обязательную систему, но цели системы настолько разнообразны в зависимости от бизнеса, что уподобиться «производителям шпал» у разработчиков платформ документооборота точно не получится.
    Симпатичный слайд по процессу выбора системы. Ответственность правильно обозначена. Вот только последовательность применения критериев должна быть другая. Проверить заявленную функциональность, технологичность и инструменты развития можно довольно быстро (а значит дешево) силами ИТ, а затем уже приступать к отбору по фактической функциональности и юзабилити.

    • Станислав Макаров Роман
      Рейтинг: 13
      Независимый эксперт
      22.03.2019 17:15

      Формат статьи не позволил дать более развернутую картину, может поэтому возник вопрос.
      На мой взгляд, сначала нужен именно экспресс-отбор систем, которые претендуют на гордое имя СЭД -- по функциональным характеристикам, но не закапываясь в детали.
      Из банального -- должна быть возможность регистрации документов, создания поручений и т.д.
      Потому что если копать глубже, то у вас уже должно быть подробное ТЗ, а писать ТЗ совсем абстрагируясь от системы на самом деле не получается. Курица и яйцо.
      Поэтому проще отобрать пул систем, которые хотя бы не вызывают визуального отторжения у функционального заказчика и не тратить его время на копание в мелочах. Потому что любой вендор будет согласен удовлетворить ваши хотелки и аргументированно докажет, что может это сделать. --- А какой тогда смысл в сравнении?

      Ключевая роль переходит к ИТ (я так считаю) -- система должна адекватно вписаться в ваш ландшафт и вообще должна быть вам архитектурно близка, а не быть какой-то неведомой зверушкой.

      • Роман Кузнецов Станислав
        Рейтинг: 380
        Холдинг PVG
        CIO
        26.03.2019 13:07

        Вопрос: почему ключевая роль переходит к ИТ? Были времена, когда СЭД не должен был адекватно вписаться в ИТ-ландшафт?

  • Александр Громцев
    Рейтинг: 21
    ОАО "ССЗ " Вымпел"
    Начальник управления по ИТ
    23.04.2019 17:16

    Всё зависит собственно от структуры предприятия (организации). Хотелось бы единой "безшовной" системы, но реалии пока иные!

Предметная область
Отрасль
Управление