Как не съесть на проекте собаку

20 августа 2013
38

Знаете, чем знаменита китайская кухня? Как писал Вильяму Похлёбкин: «Один из характерных ... приемов китайской кулинарии — это настойчивое, а порой даже навязчивое стремление к маскировке истинного состава и качества продуктов. Свинину стремятся почти всегда обработать таким образом, чтобы выдать ее за курятину. Собачье жирное мясо (в Китае разводят специально мясных, съедобных, собак) стараются выдавать за свиное. Но это далеко не все: соевой растительной массе стремятся длительной (иногда многолетней!) обработкой придать запах сыра, ветчины, колбасы, яиц...».

То же самое происходит с реальными целями проекта. Их маскируют.

С одной стороны, цели формулируют практически во всех документах верхнего уровня — презентациях для собственников и топ-менеджмента, внутренних паспортах проекта и договорах с внешними подрядчиками, уставе, рамках проекта, техническом задании. Зачастую, это «недоцели» — углубить, расширить, повысить и т.п. Их быстро пролистывают при чтении, и «недоцели» переезжают из документа в документ методом копирования.

Реже бывает, что цели поставлены правильно — измеримы, донесены до команды и понятны большинству участников проекта. Такие цели любят использовать в конфликтной ситуации. Примерно так: «Цель внедрения системы — снизить объем воровства свинины на предприятии на с 93 до 23%. Верно? Верно. А что в результате? Только 22,7%! И как я могу в такой ситуации подписать акты? Нужно внедрить еще OLAP для отражения свиньи в виде куба. Тогда мы точно достигнем цели, и я подпишу акт».

Но проблема не только в этом. Если вы ориентируетесь только на цели, прописанные в документах, вы жуете собаку, думая, что это свинина. Наедитесь, безусловно, но совсем не того, чего хотелось бы.

Например, одна из целей компании-подрядчики на проекте — увеличить свою прибыль. Вы когда-нибудь видели эту цель в проектных документах? И не увидите. Как-то неудобно написать: «Наша цель — заработать на вас денег». Хотя вроде бы все понимают, что это именно так.

Таких неназванных, но менее явных целей на проекте множество. Цель в договоре «Внедрить систему, повышающую эффективность...» для ИТ-директора может означать «Качественно отчитаться перед советом директоров и получить бюджет на следующий год».

А функциональный заказчик на проекте по замене старой системы на новую может видеть своей главной целью сохранение любыми средствами устаревшей, но родной ему системочки, которую он когда-то сам мучительно внедрял. Разношенные ботинки протекают, зато не жмут. Он будет саботировать проект, чтобы достичь этой своей деструктивной с точки зрения компании, но психологически очень важной для него цели.

При этом никто из лиц, влияющих на проект, естественно, не расскажет вам о своих реальных стремлениях на первой установочной встрече. А ориентируясь только на проектные речевки, можно попасть в ловушку ложных целей.

В одной крупной организации шло внедрение большой информационной системы, шло бодро и быстро. Проектные команды работали в тесном взаимодействии, но общаясь в основном по e-mail и раз в неделю на совещаниях. Примерно за месяц до начала опытно-промышленной эксплуатации менеджер подрядчика выявил, что некоторая незначительная часть функциональности не будет готова к запуску.

Функциональность эта была — на его взгляд — непринципиальна, но напрямую требовалась для достижения одной из заявленных проектных целей. Менеджер вынес этот риск на совещание проектной группы с предложением сдвинуть начало эксплуатации на неделю. Ведь это очень важно — достигнуть всех проектных целей.

Сообщение произвело эффект локального атомного взрыва: менеджер был распят прямо на совещании, проблема эскалирована на все возможные уровни. Подрядчика начали пугать разрывом договора. Вердикт совещания: «Успевайте, как хотите, не успеете — будем запускаться без этой функциональности».

Запустились в срок, но с урезанным функционалом, а функциональность в дальнейшем так и не доделали — она оказалась никому не нужна.

И лишь ближе к концу проекта менеджер узнал, что годовая премия проектной команды заказчика (очень немаленькая) была через KPI завязана на точную дату перевода системы в опытно-промышленную эксплуатацию.

Попробуйте догадаться, что для сотрудников заказчика было важнее — заявленные цели проекта или ежеквартальная премия? Ответ лежит на поверхности, но вслух сказать: «Наша премия зависит от вас», они смогли бы только при очень высоком уровне доверия — слишком весомый инструмент манипуляций появился бы в руках исполнителя.

Рецепт против этой ловушки один — доверительные (насколько это возможно, конечно) отношения между членами проектной команды: от секретаря до куратора. Со всеми, естественно, не получится, но количество источников информации о реальных целях участников проекта должно быть максимально широким. Или придется жевать собаку.

Как вы считаете, необходимо ли для успеха проекта выяснять истинные цели всех участников проекта или важнее строго соблюдать формальности и придерживаться того, что прописано в документах?


4046
Поделиться
Коментарии: 38

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Алексей Леонтьев
    Рейтинг: 10
    КОРУС Консалтинг
    Руководитель направления корпоративных решений
    14.08.2013 08:26

    Из консалтерского опыта, успешнее всего идут проекты, где сотрудники со стороны заказчика (бизнес, айтишники) замотивированы через KPI на сроки сдачи проекта.

    Как-то сразу выясняется, что документы можно согласовывать за пару дней, есть время на приемку системы и другие проектные активности. И вдруг "очень важные требования без которых вообще никак", вполне себе можно перенести на потом. Особенно это важно в больших компаниях, где зачастую ответственность размыта.

    Хотя работает не всегда - есть сотрудники слабо мотивируемые деньгами, много тех, кто в принципе очень смутно понимает зависимость: моя работа <-> мой доход.

    • Виктор Федько Алексей
      Рейтинг: 303
      Свободен
      Свободная
      14.08.2013 08:57

      То есть, это "обратная сторона" ? Стоит замотивировать клиента на сроках, и он подпишет вообще все, что угодно? И требования снимет и т.п. ?
      То есть, это тот случай, когда система KPI является отрицательной составляющей.

      • Алексей Леонтьев Виктор
        Рейтинг: 10
        КОРУС Консалтинг
        Руководитель направления корпоративных решений
        14.08.2013 09:15

        Не совсем так. :)

        Из-за чего сыплются сроки по вине заказчика (со стороны исполнителя свои косяки) - документы застревают на цепочках согласования, требования становятся неуправляемыми (нарисуйте зеленым 7 перпендикулярных красных линий), у сотрудников нет времени заниматься проектом.

        Совсем недавно наблюдал, как подрядчик пытался объяснить функциональному заказчику, что в платформе X (не суть важно какой) с очень большим скрипом можно поменять цвета в модальных окнах, это трудозатратно, может повлиять на сроки. ИТ-блок сидел, потупив взгляд, но не вмешивался. Был бы KPI привязан к срокам, думаю, вели бы себя по-другому. :)

        Думаю, здесь важно привязываться не к подписанию актов, а к реальным событиям – запуск системы в эксплуатацию и т.п.

        • Виктор Федько Алексей
          Рейтинг: 303
          Свободен
          Свободная
          14.08.2013 09:19

          То есть идти на конкретный, обозначенный и согласованный "выхлоп" ? При этом заранее надо договориться, что есть жизненно важно а что есть "бантик", который вязать будем потом. В рамках поддержки или нового проекта.
          Иначе - это процесс нескончаемый.

          • Алексей Леонтьев Виктор
            Рейтинг: 10
            КОРУС Консалтинг
            Руководитель направления корпоративных решений
            14.08.2013 09:32

            Это всегда вопрос дискуссий, иногда ожесточенных.

            С одной стороны вроде бы все просто - критичны требования, которые влияют на бизнес компании. Но на практике выясняется, что требования главбуха - они самые главные, потому что так исторически сложилось, а секретарша Леночка имеет прямой доступ к генеральному, и ее обижать не нужно... :)

            Но если и ИТ, и главбух, и Леночка понимают, что вал требований - это отсутствие премии, то они начинают куда более критично смотреть и на свои требования, и на чужие.

            • Виктор Федько Алексей
              Рейтинг: 303
              Свободен
              Свободная
              14.08.2013 09:36

              Ну да, согласен. Упрощенно , конечно, но жизненно. Простой подход - чем меньше требований, тем скорее сдадим, и получим премию.

              • Михаил Петров Виктор
                Рейтинг: 275
                Счетная палата Российской Федерации
                Директор департамента цифровой трансформации
                14.08.2013 11:37

                Ну вот у нас примерно так. А чтобы не "доупрощались" с требованиями - есть также контроль достижения целей проекта, это таким образом балансирует ситуацию.

            • Виктор Федько Алексей
              Рейтинг: 303
              Свободен
              Свободная
              14.08.2013 12:21

              Или "фиг с ними с требованиями вообще , меня все устраивает, где тут вам актик скорей подписать? ". Уж больно премии хотца )))

          • Михаил Петров Виктор
            Рейтинг: 275
            Счетная палата Российской Федерации
            Директор департамента цифровой трансформации
            14.08.2013 11:20

            Да, именно так! :)

      • Михаил Петров Виктор
        Рейтинг: 275
        Счетная палата Российской Федерации
        Директор департамента цифровой трансформации
        14.08.2013 11:42

        замотивировать клиента на сроках, и он подпишет вообще все, что угодно
        по этому поводу очень интересный опыт есть :)
        один из уважаемых подрядчиков, когда ему надоело, что мои въедливые сотрудники добивались нормального качества документации, начал пытаться вставлять в заявки на работы требования что "подрядчик отрабатывает не более 2х итераций документов, после 2й итерации обработки замечаний заказчик автоматически принимает документ"...
        грубо говоря, "у нас не хватило толку отработать ваши замечания в 2 захода - это ваши проблемы, подписывайте" :)

        • Виктор Федько Михаил
          Рейтинг: 303
          Свободен
          Свободная
          14.08.2013 12:49

          Так ведь что считать итерацией? Поправку? Редакцию ? Стиль? Бывают итерации типа "мы вовсе не это имели в виду, переделайте , пожалуйста". Так что твой подрядчик в чем-то прав на самом деле.

          • Михаил Петров Виктор
            Рейтинг: 275
            Счетная палата Российской Федерации
            Директор департамента цифровой трансформации
            14.08.2013 12:58

            слушай, ну мы нормальные люди, ориентированные и мотивированные на сроки в том числе :) ты думаешь - мы вот так чисто на ровном месте плющим подрядчика? :)
            итерация - это что-то вроде "дали комментарий - не исправили, повторили комментарий - не исправили, все обсудили и сами уже дали формулировки - в документе написано совсем другое"...
            если что-то мы (бизнес-заказчик на самом деле) сами не учли - то мы никогда подрядчику претензий не предъявляем и вместе идем к бизнесу защищать подрядчика...

            • Виктор Федько Михаил
              Рейтинг: 303
              Свободен
              Свободная
              14.08.2013 13:05

              Я не конкретно тебя имел в виду)) Но, согласись, адекватные не все. И с той и с другой стороны. И некоторых есть еще свои цели и задачи, иногда скрытые.
              Я хотел сказать другое - не хочешь "разборок" в пути, заранее надо все прописывать. Ну, по возможности , конечно. иначе соломы не напасешься))
              P.S. Что вы на сроки мотивированы - я не сомневаюсь. Поболее других !!! У вас нельзя сказать - проект притормозился, давайте сдвинем сроки сдачи )))). То-то шороху будет.

              • Михаил Петров Виктор
                Рейтинг: 275
                Счетная палата Российской Федерации
                Директор департамента цифровой трансформации
                14.08.2013 13:21

                Но, согласись, адекватные не все. И с той и с другой стороны. И некоторых есть еще свои цели и задачи, иногда скрытые.
                соглашаюсь :)
                не хочешь "разборок" в пути, заранее надо все прописывать
                а вот это нереально - все прописать... нам тоже предложили в данной ситуации - "а давайте напишем методику оценки справедливости замечаний, и по ней будем работать - создадим комиссию которая будет разбирать каждое замечание". ага. докторская диссертация за полгода за наши деньги. при этом работу - остановить. в общем, мы долго радовались. хорошо хоть что такой неадекват только с одним подрядчиком был...

                • Виктор Федько Михаил
                  Рейтинг: 303
                  Свободен
                  Свободная
                  14.08.2013 13:34

                  Да понимаю я, что не реально. Хоть чуть-чуть близко...

                  • Михаил Петров Виктор
                    Рейтинг: 275
                    Счетная палата Российской Федерации
                    Директор департамента цифровой трансформации
                    14.08.2013 13:53

                    все что можно - мы максимально прописываем в ТЗ на работы. считаю, что тут лучше побольше времени потратить и максимально очертить поляну и как глубоко ее вспахивать, чем на последующих этапах обнаруживать "серые зоны". и достижение результата намного лучше меряется в таком случае :)

      • Екатерина Ляско Виктор
        Рейтинг: 337
        Global CIO
        Генеральный директор
        14.08.2013 18:52

        Предлагаю обсудить KPI для подрядчика в другой дискуссии. Тема тоже очень объемная)) Будем рады увидеть ваши предложения по этому поводу.

  • Марк Шварцблат
    Рейтинг: 10
    КТ "Акведук"
    ИТ-директор
    22.08.2013 11:24

    Подумав... Подобная постановка вопроса:

    Как вы считаете, необходимо ли для успеха проекта выяснять истинные цели всех участников проекта или важнее строго соблюдать формальности и придерживаться того, что прописано в документах?
    Не должно быть у непосредственных участников проекта целей, противоречащих прописанным целям проекта. Иначе получается вышеописанная борьба "бобра с ослом". Все цели должны быть прописаны (ненаписанное не существует), туманные моменты прояснены ДО запуска проекта.

    • Михаил Петров Марк
      Рейтинг: 275
      Счетная палата Российской Федерации
      Директор департамента цифровой трансформации
      22.08.2013 11:35

      Не должно быть у непосредственных участников проекта целей, противоречащих прописанным целям проекта.
      Это невозможно :) никто и никогда не выдаст наружу все свои истинные мотивации относительно проекта, тем более - не приведет их в полное соответствие с "назначенными" сверху целями. Ты ж понимаешь устройство человека - "думает одно, говорит другое, подразумевает третье, а делает четвертое" :)
      Подмножество целей проекта должно максимально совпадать с подмножеством целей его участников - да, тогда внедрение пойдет легче. Но полного совпадения подмножеств не будет никогда - и это необходимо учитывать.

      • Марк Шварцблат Михаил
        Рейтинг: 10
        КТ "Акведук"
        ИТ-директор
        22.08.2013 11:39

        Идеал недостижим в принципе. Это понятно. К нему надо стремиться. НО. Если руководители допустили, чтобы чьи-то скрытые мотивы были не выявлены и влияют на проект, то проект обречен.

        • Михаил Петров Марк
          Рейтинг: 275
          Счетная палата Российской Федерации
          Директор департамента цифровой трансформации
          22.08.2013 11:43

          Это немножко другое, с этим полностью согласен :)

  • Михаил Петров
    Рейтинг: 275
    Счетная палата Российской Федерации
    Директор департамента цифровой трансформации
    22.08.2013 11:44

    необходимо ли для успеха проекта выяснять истинные цели всех участников проекта или важнее строго соблюдать формальности и придерживаться того, что прописано в документах?
    Одно без другого не бывает :) Выше Марку ответил про "подмножества". И если истинные цели человека противоречат целям проекта, и он еще при этом имеет большой вес в компании - не так-то просто (иногда - вообще невозможно) его прогнуть под "формальность". С другой стороны, "формальность" задает ориентир - куда всем бежать, без нее тоже никак, это - инструмент декларирования, "флаг". И всегда надо уметь гибко управлять этой "формальностью" - это не отлитое в бронзе изваяние.

  • 22.08.2013 14:33

    Для успеха проекта менеджеру проекта надо подпирать таких участников команды, личные цели которых способствуют формализованным целям проекта. Также следует формировать мнение и пиарить проект что-бы показать всем сторонам пользу от проекта. Нейтральных превращать в сторонников, противников хотя бы в нейтральных.
    Поэтому да, истинные (личные) цели надо выявлять и управлять ими.

  • Татьяна Орлова
    Рейтинг: 89
    ЗАО "ЕС-лизинг"
    Замдиректора по инновационной и экспериментальной деятельности, консультант по управленческим дисциплинам
    22.08.2013 16:12

    В идеале цели соблюдения формальностей должны совпадать с целями проектов. Но идеал, он и есть идеал: к нему можно стремиться, но не достигнуть никогда. Строго соблюдать формальности тяжело, особенно если "формальности" существуют именно для того, чтобы их не соблюдали. Ну и напоследок: если кто-то хочет за что-то зацепиться, он это все равно сделает. Помимо прочих навыков любому руководителю важно грамотно этими самыми формальностями уметь защищаться от таких "цепляльщиков".

  • Михаил Петров
    Рейтинг: 275
    Счетная палата Российской Федерации
    Директор департамента цифровой трансформации
    22.08.2013 16:29

    Кстати, не так давно рецензировал одну западную научно-методическую (можно, наверное, так сказать) статью для сети Expinet, там было прямо сказано примерно следующее: зачастую стоит усилить сопротивление пользователей проекту с тем, чтобы упредить, выявить и разрешить скрытые конфликты, прямо или косвенно связанные с проектом, т.к. за предметными конфликтами могут скрываться социально-политические конфликты, которые и являются основным препятствием для реализации проекта

    • Марк Шварцблат Михаил
      Рейтинг: 10
      КТ "Акведук"
      ИТ-директор
      22.08.2013 16:39

      Провокации - не наш метод... :)

      • Михаил Петров Марк
        Рейтинг: 275
        Счетная палата Российской Федерации
        Директор департамента цифровой трансформации
        22.08.2013 16:44

        почему сразу "провокации"? :)

        • Марк Шварцблат Михаил
          Рейтинг: 10
          КТ "Акведук"
          ИТ-директор
          22.08.2013 16:53

          Провоцируешь усиление сопротивления...

          • Михаил Петров Марк
            Рейтинг: 275
            Счетная палата Российской Федерации
            Директор департамента цифровой трансформации
            22.08.2013 17:24

            Не не не, тяжелые последствия не нужны - наоборот, все исключительно с благими для объекта воздействия целями.

            Провока́ция — действие или ряд действий с целью вызвать ответное действие / бездействие провоцируемого(ых), как правило, с целью искусственного создания таким образом тяжелых обстоятельств или последствий для провоцируемого(ых). (вики)
            Есть какой-то термин в медицине, которым называется искусственное усиление/ ускорение хода болезни с целью ее вывода на пик с последующей ликвидацией... не помню...

            • Марк Шварцблат Михаил
              Рейтинг: 10
              КТ "Акведук"
              ИТ-директор
              22.08.2013 17:33

              Так и называется - провокативная терапия. Так что - чистой воды гапоновщина и аль-капоновщина. :)

              • Михаил Петров Марк
                Рейтинг: 275
                Счетная палата Российской Федерации
                Директор департамента цифровой трансформации
                22.08.2013 17:39

                тьфу! наклеил ярлык и заклеймил светлую идею...
                а Аль-Капоне, как ни крути, был эффективным менеджером :)

                • Марк Шварцблат Михаил
                  Рейтинг: 10
                  КТ "Акведук"
                  ИТ-директор
                  22.08.2013 18:11

                  Только на НДС засыпался... :)

                  • Михаил Петров Марк
                    Рейтинг: 275
                    Счетная палата Российской Федерации
                    Директор департамента цифровой трансформации
                    23.08.2013 00:16

                    Ну, конь о четырех ногах да спотыкается, бывает и старуху проруха, дерьмо случается - и прочие "мудрости" :)

  • Михаил Петров
    Рейтинг: 275
    Счетная палата Российской Федерации
    Директор департамента цифровой трансформации
    22.08.2013 16:44

    почему сразу "провокации"? :)

  • Михаил Петров
    Рейтинг: 275
    Счетная палата Российской Федерации
    Директор департамента цифровой трансформации
    22.08.2013 17:04

    Не не не, тяжелые последствия не нужны - наоборот, все исключительно с благими для объекта воздействия целями.

    Провока́ция — действие или ряд действий с целью вызвать ответное действие / бездействие провоцируемого(ых), как правило, с целью искусственного создания таким образом тяжелых обстоятельств или последствий для провоцируемого(ых). (вики)
    Есть какой-то термин в медицине, которым называется искусственное усиление/ ускорение хода болезни с целью ее вывода на пик с последующей ликвидацией... не помню...

  • Вячеслав Заичкин
    Рейтинг: 70
    Carcade Лизинг
    Директор Департамента ИТ
    25.08.2013 13:39

    Опыт показывает, что любой проект начинается, как в басне про лебедя, рака и щуку. И продолжается это ровно до тех пор, пока для всей рабочей группы проекта, независимо от того, какую сторону или какие подразделение сотрудник представляет, будут установлены единые цели и единый способ измерения достижения этих целей - KPI.
    Как только люди понимают, что и явные, и скрытые интересы у всех участников проекта одинаковые, постепенно сознание сдвигается в сторону сотрудничества.

    Как правило, это всегда работает.
    Но бывают и исключения :-)

  • Алексей Леонтьев
    Рейтинг: 10
    КОРУС Консалтинг
    Руководитель направления корпоративных решений
    27.08.2013 22:59

    Ситуация, к сожалению, скорее частая. В ходе проекта скрытые цели, действительно, выявляются, но, на мой взгляд, ситуации сотрудничества удается выстроить далеко не всегда - обычно, одни цели одних подчиняются другим.

    • Вячеслав Заичкин Алексей
      Рейтинг: 70
      Carcade Лизинг
      Директор Департамента ИТ
      31.08.2013 21:51

      Алексей,
      мы с Вами мыслим немного в разных плоскостях. Вы, как исполнитель на проектах внешнего Заказчика. Я, как участник (исполнитель или заказчик) внутренних проектов.
      Видимо, поэтому мы оказываемся в различных условиях и оцениваем ситуации по разному.
      В случае с заказными проектами, соглашусь, не всегда декларируемые цели могут совпадать с целями скрытыми. Се ля ви.

Предметная область
Отрасль
Управление