Сквозная интеграция и комплексная автоматизация бизнес-процессов в ОАО «Золотые луга»

ОАО «Золотые Луга» — компания, являющаяся одним из крупнейших региональных производителей молочной продукции. Это современная, клиентоориентированная компания, в которой постоянно совершенствуются все процессы, чтобы, в конечном итоге, потребитель получил продукт высокого качества.

В результате проекта компания получила возможность контролировать в автоматическом режиме движение и оформление отчётных документов, получила автоматически формируемый финансовый архив, произвела снижение к минимуму влияние человеческого фактора на системы, и самое главное, — получен минимальный жизненный цикл процесса «Продажи», и в данный момент услуга «сервис» предоставляется на ряду с товаром.

Цели проекта

Сокращение жизненного срока бизнес-процесса «Продажи».

Сокращение влияния человеческого фактора на системы.

Построение системы оценки качества на всех этапах бизнес-процесса.

Технические средства

Основное ПО: MS CRM, Галактика ERP, MS OLAP технология, MS SQL, СЭД Директум, Антор, ПО «Trace Report(GPS навигация), КИС Бюджетирование, Mobile server от Клеверанс Софт, Kerio mail server и прочие собственные разработки компании.

Вспомогательное ПО и технологии: MS Windows 2008 R2, MS облачные технологии.

В рамках проекта построен отказоустойчивый кластер и хранилище на оборудовании HP.

Работы, выполненные в ходе проекта

В процессе автоматизации бизнес-процессов (БП) компания столкнулась с использованием большого количества ПО, которое требовало многократного внесения однородной информации, и даже после всевозможных синхронизаций на эти транзакции уходило недопустимо большое количество времени, что и влияло на срок жизненного цикла бизнес-процессов. Это негативно отражалось на самом бизнесе. К примеру, не представлялось возможным предоставлять качественный сервис по своевременной поставке товара, соответственно и предлагать его как услугу, а это один из основных критериев конкурентоспособности на современном рынке. В компании было принято решение о пересмотре отношения к внедрению ПО, и перейти к автоматизации БП. Независимо от того, какое количество ПО конкретный БП может использовать, он должен протекать в необходимые рамки времени и иметь автоматическую оценку состояния.

Были изучены и определены основные источники данных, движение информационных потоков и цели бизнес процессов, это позволило выявить слабые места системы и определить правила для движения информации. Таким образом, один из основных процессов, бизнес-процесс «продажи» включил в себя все информационные системы предприятия. После описания и оптимизации он должен был работать с минимальным воздействием человеческого фактора.

Реализован проект, в котором система CRM генерирует возможную (прогнозную) заявку от клиента или представляет заявку, которую компания обязана представить в неизменном виде. Далее заявка автоматически попадает в ofline-клиент для +MS CRM торгового агента на нетбук. Торговый представитель, находясь у клиента, предлагает ему оптимальный вариант, который крайне редко приходится редактировать. После подтверждения заявки клиентом и торговым представителем, она автоматически попадает в информационное поле оператора, находящегося в офисе в ПП Microsoft Dynamics CRM и там уже подтверждённые заявки консолидируются от всех торговых агентов. В определённое время, в зависимости от региона и местных особенностей реестр собранных заявок попадает в систему построения маршрутов доставки и расчёта необходимого количества транспортных средств.

Далее, данные так же в автоматическом режиме попадают в ERP и генерируются задания на отгрузку со склада конкретного филиала, генерируются отчётные и сопроводительные документы, путевые листы с указанием маршрута и рассчитанной системой оптимальной схемой маршрута с учётом особенностей и требований клиента. После завершения данных расчетов, запускается также автоматически пакетная печать в разрезе погрузочных документов у ответственного оператора, ему лишь необходимо визуально определить качество печати и физически проставить печати и подписи. По прибытию на работу водителей, им передаются под роспись весь пакет документов, причем документы уже сформированы и сгруппированы по каждому водителю отдельно. Параллельно ответственный бухгалтер получает задачу в системе электронного документооборота, проверить документы и предоставить их сканы. Заявка на отгрузку на склад так же в автоматическом режиме попадает на сервер мобильных устройств, обслуживающего складскую логистику с последующей постановкой на отгрузку товара — задача конкретному сотруднику склада на терминал сбора данных. После сканирования всех необходимых штрих кодов, задача закрывается автоматически.

Далее водитель принимает товар, развозит по указанному маршруту и с подписанными документами возвращается, сдаёт документы ответственному бухгалтеру. Бухгалтер проверяет принятые документы, верно оформленные отправляет на пакетное сканирование, по завершению которого запускается разработка по идентификации документа (по штрих-коду с документов) и привязывает скан копию в определённую задачу бухгалтера в СЭД, что и является фактом выполненной задачи, а так же флагом для проведения документа в бух. учёте в ERP системе. Кроме того привязывается ссылка на сканированный документ в карточке документа в ERP. В последствии, из сканированных документов создаётся финансовый архив и в случае разногласий с контрагентами, можно сформировать акт сверки со сканированными копиями, сохранёнными в СЭД не тратя время на поиски в бумажном архиве.

Масштаб проекта составил 5250 человеко-часов.