Внедрение СЭД в ООО «Объединённые Системы Сбора Платы» (ООО «ОССП»)

Заказчик:: ООО ОССП
Руководитель проекта со стороны заказчика: Александр Дмитриев

Начальник ИТ-отдела
Поставщик: «Диджитал Дизайн»
Год завершения проекта: 2020
Сроки выполнения проекта: Август, 2018 - Февраль, 2020
Масштаб проекта: 300 автоматизированных рабочих мест
Цели: Перенести корпоративные данные из файлового хранилища в единую систему и автоматизировать основные процессы документооборота — создание, согласование, регистрацию и рассмотрение документов, а также контроль исполнения связанных с ними поручений.

Уникальность проекта

• Особенностью проекта можно считать сложный процесс кодификации документов, который сотрудникам компании было достаточно затруднительно осуществлять в условиях бумажного делопроизводства. В системе электронного документооборота была применена полная автоматизация присвоения кода документам, что ускорило процесс их регистрации и согласования.
• Была произведена объемная миграция файлов.
• Настроен гибкий конструктор бизнес-процессов, который пользователи могут самостоятельно настраивать. Логика построения маршрута согласования довольно сложная, и на нее влияет множество факторов, поэтому для сотрудников зачастую удобно корректировать маршрут самостоятельно.

Использованное ПО

Docsvision 5.4

Сложность реализации

Интеграция со сторонними справочниками и их поддержание в актуальном состоянии.
Нетипичные требования к кодификации документов и логике работы карточек.
Возможность формирования шаблонов документов и выбора из нескольких возможных.

Описание проекта

По итогам конкурса компания «ОССП» в качестве платформы выбрала российскую систему электронного документооборота Docsvision, поскольку она, в отличие от остальных, отвечает нетривиальным требованиям к кодификации документов, логике работы карточек документов и загрузке имеющегося в электронном виде массива данных, сложным образом реализуемые в других представленных системах.

Платформа Docsvision построена по концепции low-code, что позволяет быстро и с минимальными начальными затратами внедрить и затем легко наращивать функциональность системы практически без программирования.

На первом этапе сотрудничества система использовалась как электронное хранилище документов с возможностью отправки сотрудникам заданий по выбранному документу. Далее были настроены регистрационные карточки, структура хранения и маршруты обработки документов, включающие их подготовку, согласование, подписание и сканирование. Сейчас сотрудники «ОССП» работают в системе с договорными документами, заявками на командировки, входящими, исходящими и внутренними организационно-распорядительными документами.

Пользователи могут работать в русской и английской версиях системы, а доступ возможен через полнофункциональный веб-клиент с поддержкой адаптивной верстки для удобного использования на мобильных и планшетных устройствах – это необходимо в условиях удаленной работы. Интерфейс системы был доработан с учетом пожеланий пользователей, также для удобства осуществляется автоматическое заполнение документов. В рамках стандартной функциональности администратор системы «ОССП» может настроить интерфейс в соответствии с пожеланиями пользователей.

В результате внедрения электронного документооборота в «ОССП» удалось сократить время и трудозатраты на подготовку, согласование и поиск необходимых данных, предоставить сотрудникам удобный инструмент работы и, как результат, – ускорить процесс работы с документацией. А в условиях вынужденного перехода на дистанционный формат работы удалось быстро и эффективно организовать работу сотрудников, в том числе благодаря использованию легкого клиента. Режим collaboration mode позволяет совместно создавать документы в едином информационном пространстве.

География проекта

Москва, страны Европы и территориально распределенные офисы