Развитие централизованной системы управления бизнес-процессами на базе 1С

Заказчик:

Концерн "ЮИТ"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Андрей Фисюк

Руководитель отдела по поддержке и разработке бизнес-приложений

Поставщик

"1С-Рарус Казань"

Год завершения проекта

2019

Сроки выполнения проекта

Январь, 2019 - Декабрь, 2019

Масштаб проекта

400 автоматизированных рабочих мест

Цели

Создать систему, которая позволила бы вести учет в единой базе и объединила в себе все необходимые функции для эффективного управления компанией.
Доработать литерный учет, автоматизировать отражение информации о фактических затратах по объектам строительства и блока отчетности в соответствии с 214-ФЗ.
Сократить сроки подготовки управленческой отчетности.
Ускорить закрытие периода по расчету заработной платы.
Разработать инструменты для массового формирования онлайн-чеков на поступление денежных средств от покупателей и дольщиков.
Организовать прозрачный процесс выбора поставщика и проведения конкурсных закупок.
Обеспечить контроль и отслеживание заявок по доработке систем “1С:Предприятие”.

Уникальность проекта

В связи с тем, что концерн “ЮИТ” является международной строительной компанией и учет затрат в управленческом учете осуществляется на основе единого справочника, перед проектной командой стояла задача по реализации литерного учета с максимальным сохранением типового функционала системы “1С:ERP. УСО”

Проделана большая работа по рефакторингу системы управления доступом. Ранее процесс обновления конфигураций занимал 60 часов и мог приводить к простою персонала сразу после обновления из-за отсутствия доступа. Благодаря проделанной работе удалось исключить подобные риски и сократить время обновления в 2 раза.

Использованное ПО: Для достижения поставленных целей были выбраны решения "1С:ERP. Управление строительной организацией" и "1С:Документооборот КОРП", которые интегрированы в том числе с АСУП (система продаж в жилищном строительстве), "1С:Зарплата и управление персоналом", сторонними системами управления проектами, моделирования и аналитики.
Сложность реализации: Концерн “ЮИТ” – крупнейшая финская и одна из крупных североевропейских строительных компаний. Компания занимаемся девелопментом и строительством жилья, коммерческих помещений, оказывает услуги по проживанию, осуществляет комплексную застройку территорий, а также специализируется на возведении сложных объектов инфраструктуры.
В структуре холдинга множество компаний, и исторически сложилось, что у каждой из них отдельная база для ведения учета. Несмотря на единый план счетов и конфигурацию, одна и та же операция в разных базах могла отразиться по-разному. Подобные сложности наблюдались и в управленческом учете. Поддержка множества информационных баз приводила к неэффективному использованию ИТ-ресурсов, в том числе за счет сложной организации управления доступом. Сбор нетиповых управленческих отчетов производился в электронных таблицах посредствам обмена по e-mail. Также отсутствовали единые справочники, что делало невозможным быстрое сопоставление данных в ad-hoc отчетах из разных компаний. При реализации проекта решение этой задачи потребовало огромных усилий как со стороны команды внедрения, так и сотрудников компании “ЮИТ”. Кроме того, было принято решение об организации Общего центра обслуживания, в котором бы аккумулировались функции бухгалтерского и налогового учета, казначейства и МСФО. Без создания единой учетной базы это привело бы к существенному росту издержек на ОЦО. Также руководством российского подразделения концерна “ЮИТ” было принято решение о создании единой системы электронного документооборота, которая позволила бы улучшить взаимодействие между производственными участками, офисами и ОЦО, организовать обмен электронными версиями документов по единым бизнес-процессам, сократить время на формирование и согласование договоров. Требовалось усовершенствовать процесс конкурсного отбора по централизованным закупкам. Ранее данный процесс был автоматизирован не в полном объеме, все записи велись на бумажных носителях, не было единых шаблонов для оформления документации, процесс заключения договоров был описан не в полном объеме. В связи с этим согласование документов затягивалось, документы после проведения тендера могли теряться и было сложно понять, по каким причинам принято решение работать с конкретным поставщиком. Для реализации проектов были выбраны программные продукты “1С:ERP. Управление строительной организацией” и “1С:Документооборот КОРП”.
Описание проекта: Литерный учет. Литерная кодификация. Управленческий учет затрат

Специалистами “1С-Рарус” автоматизировано отражение информации о фактических затратах по объектам строительства. Разработаны дополнительные регистры для хранения данных, а также НСИ и документы для фиксации отражения затрат с требуемой аналитикой. Для удобства работы пользователей созданы отчеты для получения сводной информации по отраженным затратам и проверки корректности данных. Это значительно ускорило процесс сбора корректных данных о фактических затратах по объектам строительства.

Концерн “ЮИТ” является международной строительной компанией и учет затрат в управленческом учете осуществляется на основе единого справочника. Планирование и отслеживание строительных проектов производится на базе 3D модели в единой системе управления проектами Концерна ЮИТ – iTwo (RIB). При формировании сметы на строительство дома/офисного здания/паркинга и прочих объектов строительства смета формируется в разрезе литер (сметных статей). И основное требование к системе “1С” – все затраты должны кодироваться по литерам.

Автоматизировано отражение информации о фактических затратах по объектам строительства. Разработаны дополнительные регистры для хранения данных, а также НСИ и документы для фиксации затрат с требуемой аналитикой. Для удобства работы пользователей созданы отчеты для получения сводной информации по отраженным затратам и проверки корректности данных. Это значительно ускорило сбор корректных данных о фактических затратах по объектам строительства и обеспечило точное отражение затрат в единой системе управления проектами концерна.

Увеличение скорости отражения расходов на заработную плату

В силу специфики учета расходы на заработную плату в компании относятся на проекты и литеры. При этом один сотрудник мог выполнять свои обязанности на разных проектах и литерах в течение месяца, что осложняло процесс выплаты заработной платы. Задачу удалось решить за счет включения в процесс подразделений, которые занимаются вводом в систему информации о работе сотрудников в разрезе проектов и литер. Кроме того, был разработан механизм по автоматическому изменению зарплатного проекта сотрудника на основании данных из системы. Это позволило сократить время на оформление выплаты заработной платы в 2 раза. При этом была обеспечена безопасность и защита персональных данных.

Инструмент для массового формирования онлайн-чеков при получении денежных средств от покупателей и дольщиков

В связи с требованиями законодательства все юридические лица, занимающиеся розничной или оптовой торговлей и имеющие электронные средства для получения денежных средств, должны пробивать и передавать электронные чеки в налоговую службу. Для этого был разработан удобный и простой инструмент, который позволяет заполнить необходимую информацию в формате единого окна и по нажатию “одной кнопки” отправляет данные напрямую в ИФНС. Это существенно экономит время пользователей и практически полностью исключает человеческий фактор.

Реорганизация компании

Для перехода российских подразделений концерна “ЮИТ” на единый формат финансово-экономической отчетности было принято решение объединить семь юридических лиц в одну компанию на базе АО "ЮИТ Санкт-Петербург". Специалистам “1С-Рарус” была создана обработка для переноса остатков и оборотов в новую базу. Процесс переноса был осуществлен в 2 этапа в минимально короткие сроки. Важно отметить, что при этом оперативная деятельность присоединяемых организаций не была остановлена из-за отсутствия данных в информационной системе. Благодаря этому удалось минимизировать возможный стресс для бизнеса.

Учет средств на счетах эскроу в соответствии с 214-ФЗ

На момент начала проекта в решении отсутствовала возможность ведения учета средств на счетах эскроу. Согласно закону владельцем данного счета является дольщик. В целях контроля исполнения обязательств дольщика по внесению денежных средств на счет эскроу необходимо организовать забалансовый учет этих средств. Для этого были разработаны новые документы с четырьмя видами операций, за счет чего автоматизированы операции по договорам эскроу. Кроме этого, реализованы обработки для загрузки данных об остатках на счетах эскроу, полученных от банков.

Автоматизация блока отчетности в соответствии с 214-ФЗ

Изначально в типовом решении отсутствовала возможность автоматического заполнения отчетов в соответствии с требованиями 214 ФЗ. Документооборот концерна достаточно объемный, и было проблематично вручную собирать данные для отчетности. В целях экономии времени и сокращения трудозатрат пользователей была разработана новая НСИ - классифицировали оперативный учет для возможности автоматического сбора для блока отчетности. Если ранее специалисту требовалось порядка 1 месяца на сбор данных за квартал, то сейчас процесс формирования необходимой отчетности происходит по нажатию одной кнопки.

Автоматизация документооборота

На старте проекта автоматизированы учет и хранение более 100 видов документов, договорная деятельность, работа с организационно-распорядительной документацией. Разработаны порядка 65 комплексных бизнес-процессов, которые работают по общей ролевой модели и охватывают все операции: от сканирования документа и прохождения его по производственным участкам до операций в единой бухгалтерии или в едином казначействе. Около 80 видов внутренних документов интегрированы с корпоративной системой “1С:ERP Управление строительной организацией”.

Перед специалистами “1С-Рарус” была поставлена задача по созданию подсистемы для управления конкурсными закупками. В результате была формализована схема и основные требования к данному процессу, созданы новые внутренние документы с обязательными реквизитами и конкурсный бизнес-процесс с описанием обязательных шагов в соответствии с регламентами – от инициации заявки до заключения договора с победителем конкурса. В итоге процесс стал понятным для всех участников, сократилось время на проведение тендеров, а также теперь обеспечивается доступность необходимой документации. Разработка подсистемы была инициирована руководством Санкт-Петербургского подразделения компании “ЮИТ”. В силу того, что внедрение данного функционала дало положительные результаты, было принято решение о его тиражировании на другие предприятия концерна.

Создание системы “Управление задачами”

Всего за последний год в корпоративную систему на платформе “1С:Предприятие” было внедрено более 500 улучшений. Постоянно увеличивающийся объем доработок непременно привел бы к проблеме координации работы. Руководству ИТ-службы концерна “ЮИТ” стало важно контролировать и оценивать не только текущие потребности, но и иметь доступ к информации обо всех изменениях системы в режиме реального времени. Требовалось оперативно получать информацию о том, кто, когда и с какой целью дорабатывал программный продукт. Совместно со специалистами “1С-Рарус” разработана система “Управления задачами”, в которой фиксируются все изменения по объектам “1С” в разрезе задач и исполнителей.

Теперь каждая задача по доработке отражается в новой системе: указывается тип, функциональный блок, дата, автор, исполнитель и содержимое. По мере выполнения исполнитель отражает информацию по измененным объектам, а также заполняет функциональные требования к задаче и описание результата.

Подобная детализация позволяет управлять всеми изменениями в системе и упрощает задачу разработчиков, т.к. в любой момент времени специалисты могут проверить, кем, когда и с какой целью вносились изменения. Таким образом, система объединяет в себе базу знаний и систему поиска ошибок, которые когда-либо возникали. В дальнейшем планируется перенос 100% функционала в решение “1С:Документооборот” для удобства работы пользователей в режиме “одного окна”.

Компания получила возможность быстрого внедрения документооборота с соблюдением всех необходимых требований к согласованию документов на уровне бизнес-подразделений, получили гибкую систему управления бизнес-процессами, которые соответствуют утвержденным схемам.
География проекта: Северо-западный федеральный округ, г. Санкт-Петербург. На данный момент решение тиражируется на другие предприятия концерна.