Автоматизация процессов бюджетирования и закупочной деятельности в управляющей компании аэропортами Краснодарского Края

Заказчик:: "Базэл Аэро"
Руководитель проекта со стороны заказчика: Артем Базнамин

Начальник управления финансовой отчетности
Поставщик: "ГЭНДАЛЬФ"
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Апрель, 2016 — Декабрь, 2017
Масштаб проекта: 5344 человеко-часов
350 автоматизированных рабочих мест
Цели: Стратегическая цель: Автоматизация бизнес-процесса бюджетирования аэропортов сроком не позднее 31.12.2017 и бюджетом – не более 3 500 000 руб.

Оперативные цели:

Основной целью проекта является создание единой информационной системы, которая будет обладать следующими возможностями:

- унифицированный механизм планирования потребностей и их расценки;
- наличие оперативных отчетов о выполнении бюджета и плана закупок;
- автоматизированный и эффективный бюджетный контроль;
- прозрачность закупочных процедур для инициаторов;
- высокий уровень надежности хранения информации;
- автоматизированная система выполнения бюджета с согласованием в 1С:Документообороте;
- унифицированная система корректировок бюджета и согласования закупок с возможностью интеграции с 1С:Документооборотом;
- надежная и нетрудозатратная интеграция с учетными системами компании для организации анализа план-факт-прогноз;
- внесение в систему бюджетов ДпП, НАД, АД и как результат снижение вероятности совершения ошибок при подготовке бюджета.

Уникальность проекта

Разработано специализированное решение для бизнес-процессов бюджетирования с учетом специфики финансового планирования.

А также созданы:

- новые основные документы «Плановая заявка», Заявка на закупку», «Корректировка бюджета», «Корректировка заказа поставщику» и доработаны типовые документы «Заказ поставщику», «Экземпляры бюджета»;
- база отчетов для анализа плановых и фактических данных бюджетирования, а также исполнения бюджета;
- единая точка создания номенклатуры;
- на 2018 год запланировано внедрение отчета «Заявка на расходование денежных средств», а также создание рабочего места по закрытию периода бюджетирования (обработка закрытия месяца), с помощью которого будет осуществляться контроль бюджета по разным уровням: прогнозный бюджет, заказы поставщику и ЗРДС.

Использованное ПО: "1С:ERP Управление предприятием"
"1С:Документооборот"
Описание проекта: СИТУАЦИЯ ДО ВНЕДРЕНИЯ Компания клиента управляет аэропортами Краснодарского края — Сочи, Краснодар и Анапа, обслуживающими около 9% общего пассажиропотока России. При этом компания ежегодно увеличивает пассажиропоток (более 10,8 млн человек в 2017 году) и оттачивает внутренние бизнес-процессы. При формировании бюджета Microsoft Excel не обеспечивал высокого уровня оперативности, был подвержен рискам возникновения ошибок и утери информации, не обладал надежным функционалом для контроля выполнения бюджета. Контроль бюджета по каждой заявке проходил через согласование финансово-экономического отдела (ФЭО), сотрудник которого сверял закупку с данными, хранящимися в Excel. При проведении закупочных процедур также отсутствовали оперативность и достоверность. Инициаторы закупок и дирекция не обладали возможностью оперативно отслеживать статус по исполнению плана закупок и согласованию отдельных закупочных процедур. Процесс инициации закупки проходил в электронной почте с высокими рисками потери информации. Отсутствовали связи между документами закупки (техническое задание, проект договора и т.д.) и процессом закупочной процедуры. Процесс согласования закупок был неэффективен и содержал дублирующие операции. Заведение новой номенклатуры и присвоение ей статьи бюджета происходили вручную. Заявки на заведение новой номенклатуры инициаторы присылали в формате Excel, а соответствие номенклатуры статье бюджета проставлялось по мере необходимости отдельным запросом в ФЭО. Кроме того, Microsoft Excel нельзя было интегрировать с другими учетными системами компании для анализа «план-факт-прогноз» или же применить для объединения бюджета и механизма закупок. Не было возможности оперативного контроля выполнения KPI руководителей центров финансовой ответственности (ЦФО). РЕШЕНИЕ ПОСТАВЛЕННЫХ ЗАДАЧ Было принято решение использовать программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2». В связи со спецификой бизнес-процессов финансового планирования решено адаптировать блок «Бюджетирование» и «Закупки». Были разработаны новые документы и доработаны типовые. Для эффективной работы была настроена интеграция со следующими программами: «1С:Документооборот» - для согласования ключевых документов при исполнении бюджета. «1С:Управление производственным предприятием» – для загрузки фактических данных (складских остатков) и контроля при исполнении бюджета (синхронизация заказов поставщику). РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА Ввод данных бюджета перенесен из Microsoft Excel в 1С:ERP. Теперь информация вводится в программу специально разработанными документами, доступ к вводу данных разграничен по ролям. Через статусы документов реализованы механизмы согласования бюджета. В системе разработан «Бизнес-процесс закупки», по которому создается и направляется заявка. Участники «Бизнес-процесса» получают задачи на свой рабочий стол. В «Бизнес-процессе» виден этап, на котором находится закупочная процедура и ответственный сотрудник. Процесс связан с документами закупочной процедуры, а также интегрируется с «1С:Документооборотом» для согласования закупки. От дифференциации по способам закупки зависит маршрут закупочной процедуры. Автоматизирован процесс подачи заявки на ввод новой номенклатуры и присвоения ей соответствия статье бюджета. Инициатор формирует заявку, которая по «Бизнес-процессу» передается ответственному за ввод новой номенклатуры, а затем в ФЭО для присвоения соответствия статье бюджета. На всех этапах процесса предусмотрен автоматизированный бюджетный контроль. Заявка не может быть создана без наличия свободного бюджета. Сумма по заказам поставщика не может превышать бюджет договора. Основными инструментами для контроля выполнения бюджета и плана закупок стали специально разработанные отчеты. Отчет «План-прогноз-факт» составляется из введенных пользователями данных и данных факта, поступающих из учетных программ. Отчет формируется в необходимом разрезе аналитик - аэропорт, центр финансовой ответственности, статья, номенклатура. Отчет, отражающий статус исполнения бюджета закупок ЦФО в режиме «онлайн», составляется в разрезе центров финансовой ответственности, статей, номенклатур и т.д. По каждой позиции можно понять, на какой стадии исполнения находится бюджет (план, прогноз, неиспользованный бюджет, договор на стадии заключения, договор заключен по бюджету, бюджет выбран заказами). Отчет позволяет получить расшифровку каждой суммы и увидеть, какими документами она сформирована. Отчет, отражающий статус исполнения бюджета договора в режиме «онлайн», составляется в разрезе ЦФО и статей бюджета. По каждому договору можно понять, какая сумма выбрана и сколько составляет свободный бюджет на договоре, т.е. сравнить заявку и заказ. Внедренная информационная система успешно интегрирована с имеющимися в компании программами «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП), «1С:Документооборот» (1С:ДО) и СМАРТ (информационная система управленческого учета). Синхронизированы справочники – элементы справочников НСИ вводятся в одну из систем и автоматически дублируются в остальные. Синхронизированы документы – документы, введенные в одной из систем, автоматически передаются в остальные. Синхронизированы данные – необходимые для отчетов данные передаются между системами. Также между системами происходят сквозные процессы. Процесс проведения закупочной процедуры стартует в 1С:ERP, где создается карточка договора. Далее договор согласуется в 1С:ДО, передается в 1С:УПП и приходит обратно в 1С:ERP в статусе «Действует». Если раньше закупочная деятельность Управляющей компании контролировалась постфактум, то сейчас подход стал структурированным. Выросла скорость подготовки управленческой и финансовой отчетности, ее анализа. Руководство аэропортов получило удобные инструменты для контроля выполнения бюджета, оценки своей деятельности и оперативного принятия решений. Это открывает новые перспективы для работы с прежде внедренной в организации KPI-системой оценки труда персонала, а также ведет к снижению затрат предприятия.
География проекта: Управляющая компания аэропортами Краснодарского края в Сочи, Краснодаре и Анапе.