Роботизация бизнес-процессов казначейства в группе Продо

Основная цель автоматизации банковских выписок является следующее: если на этапе казначейства выписка обрабатывается с ошибками, сотрудникам бухгалтерии требуется значительно больше времени для проверки и исправления этих документов. Внедрение системы, обеспечивающей повышение качества передаваемых данных в учетные системы, не только освободит ресурсы сотрудников казначейства, но и существенно оптимизирует работу бухгалтерии.

Основная цель автоматизации процесса по формированию платежных реестров заключается в необходимости своевременного выполнения всех этапов. Крайне важно соблюдать установленные временные рамки, чтобы все платежи были проведены корректно и вовремя. Задержки или ошибки в проведении платежей могут негативно повлиять на деловую репутацию компании и привести к серьезным экономическим и юридическим последствиям.

Банковские выписки:

• Высвобождение ресурсов – Сэкономлено 1800 человеко-часов в год.

• Повышение качества – Уменьшение количества ошибок благодаря точному исполнению алгоритмов.

• Улучшение условий труда – Сотрудники освобождены от рутинных задач, которые ранее требовали выполнения вне рабочего времени.

• Цифровая трансформация – Повышение уровня цифровой зрелости компании и развитие кросс-функционального сотрудничества между отделами.

• Высокий косвенный эффект от внедрения - сократилось количество ошибок, с которыми сталкиваются сотрудники бухгалтерии в 10 раз.

Платежные реестры:

• Высвобождение ресурсов – Сэкономлено 700 человеко-часов в год.

• Повышение качества – Уменьшение количества ошибок благодаря точному исполнению алгоритмов.

• Улучшение условий труда – Сотрудники освобождены от рутинных задач, которые ранее требовали выполнения вне рабочего времени.

• Цифровая трансформация – Повышение уровня цифровой зрелости компании и развитие кросс-функционального сотрудничества между отделами.

Для реализации проекта использовалось отечественно ПО - PIX RPA.

PIX RPA — российская платформа для роботизации бизнес-процессов, которая специализируется на автоматизации рутинных задач с использованием технологий искусственного интеллекта.

Некоторые функции, которые выполняет PIX RPA:

• работает с сайтами;

• распознаёт и обрабатывает документы;

• переносит данные между системами;

• заполняет формы и документы;

• работает с файлами и папками по правилам;

• строит отчёты;

• разбирает почту;

• распознаёт текст.

Помимо этого, в рамках проекта были реализованы дополнительные настройки системы - 1С: Консолидация.

Основной сложностью проекта до сих пор является сжатый SLA и большой объем работы. Программные роботы начинают работать с 01:00 по мск и заканчивают к 05:30. Критично успеть реализовать все до 06:00 по мск, так тогда начинают работать предприятия из других регионов и им требуется все информация по выпискам, что называется «на руках».

Для реализации отказоустойчивости все проекты были декомпозированы на отдельных роботов(сервисы) где каждый выполняет отдельную маленькую задачу и в случае чего, перезапускается или запускает следующий сервис в случае критической ошибки. Также, группа автоматизации и роботизации контролирует ночные отработки и выполняет оперативное оповещение сотрудников в случае возникновения критических проблем.

Для оптимизации использования программных лицензий процесс выполняется параллельно двумя роботами. Они одновременно занимаются выгрузкой данных из клиент-банков и их загрузкой в корпоративные системы.

Программные алгоритмы взаимодействуют с семью клиент-банками через интерфейсы, так как не все банки предоставляют API, а некоторые поддерживают только выгрузку файлов в формате TXT вместо требуемого PDF для системы 1С: Документооборот .

Логика работы роботов

1. После скачивания всех выписок роботы автоматически классифицируют документы согласно бизнес-правилам и загружают их в 1С: Документооборот . Затем они переходят к работе в 1С: Консолидация , где выполняют следующие действия:

2. Выгружают данные о движении денежных средств.

3. Исправляют нераспознанные или пустые платежи, используя алгоритмы анализа назначений платежей и мэппингов.

4. Вносят необходимые корректировки в выписки, тем самым выполняя наиболее сложную часть процесса.

5. Роботы также проводят автоматическую сверку остатков по счетам. Если выявлены расхождения, они фиксируются в отчете, и сотрудники получают уведомления для ручной доработки проблемных позиций.

Платежные реестры

Для обработки различных этапов процесса используются две лицензии RPA, что позволяет выполнять задачи параллельно и существенно сократить время выполнения.

На этапе подготовки сводных реестров робот полностью воспроизводит последовательность действий, которую ранее выполняли пользователи. Логика работы остается без изменений.

Этап формирования платежных реестров был переработан для повышения производительности и разделен на два подпроцесса:

• Подготовка платежного реестра – Создание отдельной сущности для каждого предприятия в системе 1С: Консолидация.

• Выгрузка реестров в TXT – Экспорт созданных реестров в формате TXT для дальнейшей загрузки в клиент-банки.

• Разделение на два подпроцесса обусловлено тем, что они выполняются в разных формах системы. Такой подход позволил сначала сформировать все необходимые реестры, а затем экспортировать их по очереди. Это повысило отказоустойчивость решения и ускорило выполнение алгоритма.

После завершения выгрузки файлов робот осуществляет их загрузку в три клиент-банка.

Данный бизнес-процесс затрагивает всю группу Продо, так как специалисты казначейства выполняют контроль операций по всем счетам.

Предприятия группы располагаются в Клину, Москве, Калуге, Уфе, Тюмени и Омске.

Такое географическое распределение накладывает жесткие рамки на реализованные проекты.