Импортозамещение ЕСМ-платформы и системы управления качеством

Цели:

• Создание единой, импортонезависимой цифровой экосистемы для управления документами и процессами в области качества.

• Минимизация операционных и регуляторных рисков, связанных с прекращением поддержки системы управления качеством зарубежного вендора.   

Задачи проекта:

• Миграция на импортонезависимую ECM-платформу Docs5;  

• Импортозамещение существующей  системы управления качеством в связи с внезапным отключением иностранного ПО:

1. Реализация модуля EQMS на базе Docs5 для создания единой централизованной системы для работы с документами и их хранения;

2. Автоматизация и оптимизация процессов управления ключевыми документами для поддержания их в актуальном состоянии;

3. Оптимизация процессов согласования и утверждения документов.

• Внедрена ЕСМ-платформа Docs5

Выполнен переход с импортозависимого ПО на российскую разработку, внедрены вспомогательные сервисы на open-source стеке. Мигрированы все процессы, справочники, документы и файлы из западных систем Track Wise и Amplexor.

• Разработана и внедрена система EQMS

Мигрированы более 20 000 документов и их файлы из внешних источников. Обеспечены масштабируемость и возможность адаптации бизнес-процессов в области управления качеством под нужды компании.

• Оптимизированы процессы в области управления качеством

Процессы переработаны с учетом требований регуляторов и потребностей бизнеса. Разработаны технические задания на построение системы с учетом как бизнес-, так и технической составляющей. Повышена скорость согласований и исполнения, сокращены сроки выполнения ключевых процессов управления качеством.

• Обеспечена непрерывность бизнеса

В сжатые сроки выполнено полное импортозамещение двух ключевых систем (ECM и EQMS) без потери функциональности и данных.

• ЕСМ-платформа Docs5 - единая система электронного документооборота компании;

• Модуль EQMS на базе ЕСМ-платформы Docs5;

• PostgreSQL - СУБД;

• Storage - системное хранилище файлов документов;

• ELK Stack – логирование работы системы и журнал действий пользователей;

• Harbor - решение для хранения Docker-образов;

• Vault - система для безопасного хранения секретов (паролей, ключей);

• Keycloak — система для авторизации и аутентификации пользователей.

• Параллельное выполнение двух масштабных и технологически сложных проектов (миграция на новую ECM-платформу и создание новой EQMS-системы) в условиях ограниченных временных ресурсов, вызванных отключением системы управления качеством предыдущим поставщиком.

• Успешно проведена миграция данных с полным изменением технологического стека (MS SQL → PostgreSQL, SharePoint → Object Storage) без простоев для бизнес-пользователей.

• Обеспечена 100% целостность и консистентность данных при переносе более 20 тыс. документов.

До старта проекта в компании были внедрены ECM-платформа WSS Docs4 компании WSS-Consulting и EQMS-система иностранного вендора. WSS Docs4 использовала MS SQL в качестве СУБД и SharePoint как платформу для хранения документов. В связи с принудительным отключением EQMS-системы иностранным вендором, в АО «Акрихин» было принято решение о параллельном старте двух проектов: миграции с WSS Docs4 на импортонезависимую платформу Docs5 WSS-Consulting и внедрении модуля EQMS на базе Docs5.

ECM-платформа Docs5 поддерживает ключевые направления документооборота компании, обеспечивает сквозные процессы согласования и контроля.

Система EQMS на базе ЕСМ-платформы Docs5 обеспечивает цифровизацию всех процессов управления качеством. Решение оптимизирует создание, согласование, хранение и управление основными документами, позволяя существенно ускорить весь документооборот.

В электронный вид переведены следующие бизнес-процессы:

1. Контроль изменений;

2. Аудиты и самоинспекции;

3. Претензии;

4. Отклонения;

5. Обзоры качества продукции;

6. Квалификация поставщиков;

7. Хранение регистрационной информации;

8. Поручения и CAPA independent.

Каждый процесс имеет собственную структуру, состав полей, набор решений и маршрутов. Общий процесс «Поручения EQMS» объединяет различные типы активностей, такие как «Оценка», «Мероприятие», «Мониторинг», «Расследование» и другие с индивидуальным маршрутом и содержанием.  Система позволяет формировать отчеты и протоколы по документам.

Управление бизнес-процессами реализовано на уникальной, структурированной, иерархической модели. Все активности реализованы в виде дочерних карточек, формирующих иерархическую структуру внутри каждого процесса.

Внедрение данной архитектуры позволило напрямую влиять на состояние и наполнение родительских и дочерних документов при выполнении соответствующих действий. Это обеспечивает согласованность данных и сокращает затраты времени на ручное внесение изменений. Автоматизация предусмотрена за счет автоматического перевода дочерних активностей в актуальный статус и автоматической синхронизации их с состоянием головных документов.

Для повышения эффективности работы пользователей внедрены следующие механизмы:

1. Автоматическое формирование активностей на основе настроенных матриц;

2. Импорт активностей из заранее подготовленных файлов;

3. Автоматическое создание разделов с предзаполненной информацией в периодических обзорах качества продукции и загрузка обзоров и их разделов из предварительно подготовленных файлов;

4. Формирование списков запрашиваемых документов у поставщиков и производителей при выполнении квалификационных процедур;

5. Оповещение ответственных лиц о сроках исполнения, задержках, необходимости проведения реквалификаций, обновления сертификатов и других важных дат;

6. Конструктор отчетов, позволяющий пользователю самостоятельно формировать отчеты и делиться ими с коллегами.

Россия