Внедрение системы автоматизации кадрового ЭДО на платформе Docsvision

• Сокращение времени прохождения кадровых документов.

• Повышение удобства для сотрудников, включая удалённых специалистов и рабочих без персональных компьютеров. Упрощение работы кадровой службы за счёт автоматизации типовых процедур.

• Улучшение корпоративной прозрачности и повышение лояльности сотрудников к компании.

Создана единая система КЭДО для всех сотрудников, в том числе для работающих удалённо.

•  Налажен автоматический выпуск ЭП для всех сотрудников компании.

•   Обеспечена юридическая значимость для электронных кадровых документов.

•   Настроен доступ через терминалы для рабочих, не имеющих ПК.

•   В системе КЭДО на Docsvision автоматически созданы личные кабинеты на каждого сотрудника предприятия: более 1 000 человек.

•  Обработка кадровых документов ускорилась в 2 раза: трудоёмкость снизилась с 3000 до 1500 часов.

•  Отслеживать статус заявлений сотрудникам помогают SMS-уведомления на мобильные телефоны и в личные кабинеты.

•   Сотрудники, в том числе удалённые избавлены от необходимости распечатывать заявления и лично посещать отдел кадров.

•  Решён вопрос единообразия оформления документов.

•   В результате внедрения КЭДО на Docsvision компания упростила регламенты документооборота и оптимизировала кадровые бизнес-процессы.

1. Наиболее значима для проекта интеграция с 1С: ЗУП. Она позволила автоматически создавать личные кабинеты КЭДО в системе Docsvision на более чем 1000 сотрудников. Снижает нагрузку на кадровую службу, сокращает сроки обработки документов.

2.  Интеграционная шина «Датарион» использована для надёжного обмена данными между системами 1С и Docsvision. Например, благодаря интеграции автоматически меняются права в КЭДО у сотрудника при смене его статуса, например, должности в 1C:ЗУП.

3. Сервис МТС-Маркетолог помогает подтвердить выпуск ЭП при отсутствии аккаунта в Госуслугах, а также уведомляет сотрудников рабочих специальностей о статусе заявлений, направленных в отдел кадров.

4. Интеграция с Контур.КЦР, Контур.УЦ обеспечивает автоматическое формирование заявок на выпуск электронной подписи каждому сотруднику предприятия.

5.  Приобретены и используются интерактивные сенсорные киоски Genesis min 32 для сотрудников рабочих специальностей.

На производственных площадках у многих сотрудников рабочих специальностей нет персональных компьютеров. Нет какого-то опыта работы в системе электронного документооборота. Важно было обеспечить им максимально удобный и безопасный доступ к КЭДО, чтобы работа с кадровыми документами стала комфортной, понятной, не отнимала много времени.

Требовалось обеспечить выпуск электронных подписей всем сотрудникам. Настроить автоматическое формирование десятков типов кадровых документов.  Переиспользовать данные информационных систем предприятия. Необходимо было найти инструменты и связать их в единый контур КЭДО, так как готового решения на рынке не существовало. Средой для работы персонала стала уже используемая в компании система Docsvision. Остальные компоненты 1С:ЗУП, шина данных "Датарион", Контур.КЦР, Контур.УЦ, МТС-Маркетолог, Keycloak скрыты от пользователя и гарантируют полный автоматизированный цикл работы с кадровыми документами.

Укрупнённо бизнес-процесс работы в КЭДО включает в себя 7 этапов.

1. Сотрудник однократно письменно соглашается на ведение кадрового документооборота в электронном виде. Кадровик вносит соответствующую отметку в 1C: ЗУП. Через шину «Датарион» эта информация поступает в систему КЭДО на платформе Docsvision. В КЭДО автоматически создаётся личный кабинет и формируется заявка на выпуск облачной УНЭП.

2. Заявка автоматически направляется в сервис Контур.КЦР. Если у сотрудника есть аккаунт на Госуслугах, то выпуск электронной подписи подтверждается через Госуслуги. Если нет, то подпись выпускается с подтверждением лично через сотрудника отдела кадров.

3. Как только работник подтвердил согласие на выпуск ЭП, он может подписывать документы в КЭДО. Для этого он входит в свой личный кабинет в КЭДО на Docsvision. Для рабочих, не имеющих логина, пароля и ПК, предусмотрен вход по номеру телефона и одноразовому SMS-коду через информационные киоски на производстве.

4. Сотрудник нажимает кнопку «Создать», выбирает тип кадрового документа из списка и, заполнив 2-3 поля, формирует заявления на отпуск, на командировку, служебную записку на замещение и т.д. В шаблоне автоматически заполняются имя заявителя и подписанта и другие данные. Простой интерфейс и минимум полей исключают ошибки при заполнении. Для подписания сотрудник использует действующий сертификат облачной электронной подписи.

5. Документ уходит на согласование и подписание руководству.

6. В зависимости от вида, система КЭДО направляет согласованный и подписанный документ на исполнение сотруднику отдела кадров. В случае отсутствия кадровика – его заместителю.  Такое решение помогает соблюдать сроки обработки документов и исключает их потерю.

7. На базе заявления кадровик создаёт соответствующий приказ или распоряжение в 1С: ЗУП, откуда документ автоматически попадает в Docsvision на регистрацию.

Все кадровые документы сотрудника доступны в ему в личном кабинете. Процедура ознакомления с финальным приказом упразднена: информация о статусе заявления поступает в SMS-уведомлениях, благодаря интеграции с сервисом МТС-маркетолог.

Кадровые документы, наряду с прочими электронными документами компании хранятся в едином структурированном защищённом архиве компании в системе Docsvision.

В компании трудятся более 1000 сотрудников. Помещения предприятия распределены на большой территории, часть находится в разных городах: Москве, Нижнем Новгороде и других.