Автоматизация документооборота и оценки поставщиков в «1С:Корпорация»

1. Оптимизировать процессы входящего и исходящего документооборота предприятия за счет:

• использования шаблонов, процессов, резолюций, ускоряющих заполнение и обработку документации.

• автоматизированного создания, отправки, рассмотрения, утверждения и архивирования документов.

1. Уменьшить количество ошибок и потерь документов посредством систематизации процессов документооборота.

2. Снизить эксплуатационные затраты на развитие систем управления документооборотом, обеспечив масштабирование процессов, видов и количества документов на уровне уполномоченных пользователей системы.

3. Обеспечить возможность ведения процесса первичной и периодической оценки поставщика для комплексного анализа контрагента.

Выполнен переход с исторических систем по учету внешней переписки и оценки поставщиков на комплекс решений «1С:Корпорация».

Это позволило:

• На 5% сократить эксплуатационные затраты на поддержание общего контура исторических систем.

• На 20% сократить время на поиск входящей и исходящей корреспонденции и уменьшить вероятность потенциальной потери документов.

• На 15% сократить количество ошибок и трудоемкость анализа результатов оценки при расчетах квалификации поставщиков.

Реализован обмен данными  между «1С:Документооборот», «1С:ERP», «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом» для обмена нормативно-справочной информацией по сотрудникам, пользователям, контрагентам. Настроены интеграции с историческими базами данных для передачи результатов выполненной квалификации и итоговой балльной оценки поставщиков. Благодаря унификации данных выросла эффективность управления бизнес-процессами.

«1С:Документооборот КОРП»: выполнен переход с редакции 2.1 на редакцию 3.0.

«1С:Корпорация»: настроена интеграция «1С:Документооборот КОРП» с «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом», историческими системами.

Проект реализован на базе многопрофильного предприятия с большим количеством пользователей, документов и бизнес-процессов, что определило ряд вызовов:

• Команда интегратора реализовала программу по трансформации и гармонизации бизнес-процессов, охватившую 10 юридических лиц, все структурные подразделения организации. 

• Объем переноса составил около 30 миллионов объектов, включая процессы, документы, задачи,нормативно-справочную информацию.

• Реализована маршрутная адресация процессов в разрезе каждого подразделения и организации —настроены сложные маршруты с большим количеством ролей, особенностей согласования:

  • 300+ ролей для адресации по маршрутам;

  • 500+ условий маршрутизации процессов.

• Настроен учет входящей и исходящей документации:

  • 27 видов исходящих документов;

  • 26 видов входящих документов.

• Разработаны унифицированные стандарты,беспечивающие единое управленческое и операционное пространство для всей ГК, где большинство пользователей ранее не работали с программами 1С.

«Ижевский радиозавод» («ИРЗ») — группа приборостроительных компаний, реализующая российские и международные проекты для космической промышленности, железной дороги, топливно-энергетического комплекса. На текущий момент предприятие насчитывает более 5 500 человек.

Современные технологии, высококвалифицированные кадры позволяют предприятию успешно конкурировать на рынке и предлагать качественные конструкторские решения.

Внедрение «1С:Корпорация» в АО «ИРЗ» стартовало в 2021 году. Подрядчик по реализации проекта – казанский офис «1С-Рарус». Запущено внедрение «1С:ERP», «1С:Управление холдингом», «1С:Документооборот КОРП». Обеспечен раздельный учет финансово-хозяйственной деятельности всей группы компаний в соответствии с требованиями законодательства. Реализованы специфические особенности учета и управления.

В рамках внедрения «1С:Корпорация» организован переход на «1С:Документооборот» редакции 3.0.

До старта проекта использовались:

• Историческая самописная система для учета входящей и исходящей переписки.

• Историческая самописная система для оценки поставщиков.

• «1С:Документооборот» редакции 2.1 в ограниченном функционале: хранение файлов, процессы для согласования документов из системы «1С:ERP» в части рекламационной деятельности, входного контроля, испытаний.  Работа пользователей была организована только в нетиповом рабочем месте представителей, контролирующих покупные комплектующие.

Все это увеличивало риски потерь и ошибок в документах. Кроме того, отсутствовал единый контур согласования с удобным доступом на всех уровнях.

Обязательным условием перехода на «1С:Документооборот» редакции 3.0 было сохранение исторических данных и процессов. Логика работы новой редакции программного продукта отличается от предыдущей. Поэтому переход осуществлен по написанным заранее правилам, которые учитывают особенности выгрузки и загрузки документов для минимизации проблем при работе с системой.

Параллельно с выполнением миграции проведена работа по формированию правил организации учета и доработки функциональных возможностей на стороне:

• «1С:Документооборот» — в части входящей и исходящей документации.

• «1С:ERP», «1С:Управление холдингом» — по критерию «оценка поставщиков».

Кроме настройки информационной системы, разработана дополнительная функциональность в «1С:Документооборот», ускоряющая процесс обработки входящих и исходящих документов: 

• Автоматическое ответное сообщение на почту отправителю о зарегистрированном входящем документе.

• Визуализация процесса обработки документа для минимизации времени получения информации по местонахождению процесса согласования.

• Учет входящих документов по «Учетным номерам».

• Выгрузка реестра исходящих писем для Почты России, загрузка трек-номеров из внешнего файла.

• Проверка наличия дубля входящего документа, выпадающий список совпадающих наименований заголовков писем.

• Условие для заполнения почтового адреса, факса, email у адресата в исходящем письме в зависимости от способа отправки.

г. Ижевск, Россия