Орион: управление подрядной моделью IT-бизнеса без хаоса

Цель проекта — создать единый цифровой контур управления подрядной моделью IT-бизнеса, обеспечив прозрачность процессов и точность финансового учёта при работе с десятками подрядчиков и сотнями специалистов.

Основные задачи проекта:

• исключить ручной учет и ошибки при взаимодействии с подрядчиками и клиентами (потеря заявок, просрочка оплат, оформлений проектов);

• ускорить цикл «заявка на работы, определение ресурсов, выработка, акт, оплата» без роста административного штата;

• облегчить формирование документов и расчётов по каждому специалисту;

• повысить управляемость финансовых обязательств и прогнозируемость маржинальности проектов;

• создать технологическую основу, способную расти вместе с бизнесом без сложной и дорогой разработки;

• внедрить систему с низкой стоимостью владения и коротким сроком запуска — на уровне решений, привычных для малого и среднего бизнеса, но с потенциалом масштабирования enterprise-уровня.

В результате внедрения системы «Орион» компания получила единый цифровой контур управления подрядной моделью бизнеса. Все процессы — от заявки на специалиста до акта и оплаты — стали прозрачными и контролируемыми в реальном времени.

Исключены ошибки учёта и дублирование данных. Ускорилось закрытие месяца и расчёты с подрядчиками. Снижение административных издержек достигло 20%, появилось сценарное прогнозирование финансов по доходам и расходам и контроль маржинальности бизнеса на таргетном уровне по каждому проекту.

Компания сохранила управляемость при росте числа подрядчиков и проектов без увеличения административного штата и без потери маржи.

ELMA365, ELMA365 Внешний портал, конфигурации и скрипты TypeScript

Основная сложность заключалась в выборе технологической платформы, способной обеспечить баланс между доступной стоимостью владения и функциональностью уровня до enterprise. На рынке требовалось найти решение, сравнимое по бюджету и простоте с Bitrix, но поддерживающее гибкую доработку и масштабирование без сложной разработки.

Кроме того, необходимо было учесть специфику учёта занятости подрядчиков: распределение часов, разные модели ставок и множественные договорные схемы. Особое внимание уделялось корректному отражению финансовых потоков между крупными клиентами и многочисленными малыми подрядными компаниями.

Команда проекта выстроила архитектуру, учитывающую все эти особенности и обеспечила устойчивую модель учёта подрядной экосистемы.

GMS Expert — активно развивающаяся компания-аутсорсер IT-специалистов, работающая по подрядной модели через сеть малых и средних IT-компаний. Компания обеспечивает крупным заказчикам редкие компетенции и короткие сроки, подбирая специалистов не с рынка труда, а через партнёров. Для компаний-партнеров снижаются риски по управлению занятостью всех компетенций компании.

Потребность в решении: с ростом числа подрядчиков (50+) и активных заявок на специалистов (70+) традиционные инструменты учёта перестали справляться. Ручные процессы по обработке заявок, учёту часов, актам и оплатам приводили к ошибкам, задержкам и потере прозрачности финансов. Административная нагрузка росла, что угрожало маржинальности и скорости развития бизнеса.

Цель проекта: создать единый цифровой контур управления подрядной моделью IT-бизнеса, обеспечив прозрачность и контроль всех этапов — от заявки на специалиста до оплаты и P&L.

Ключевые задачи проекта:

• автоматизировать процесс управления подрядными ресурсами;

• объединить управление заявками, договорами, выработкой и оплатами в одной системе;

• снизить затраты на администрирование и ошибки учёта;

• использовать технологию с низкой стоимостью владения и быстрым внедрением с потенциалом роста и кастомизации.

Основные этапы реализации:

1. Анализ рынка и выбор технологической архитектуры (low-code платформа ELMA 365).

2. Переиспользование ядра продукта «Орион» — базовые модули управления проектами, выработкой и финансами в ИТ.

3. Адаптация под подрядную модель бизнеса и разработка новых процессов.

4. Опытно-промышленная эксплуатация и доработка по обратной связи.

5. Релиз и промышленный запуск.

Результаты и эффекты:

• единая система управления подрядчиками, заявками клиентов, проектами и финансами;

• сокращение административной нагрузки на 20%, сохранение административного штата на прежнем уровне при росте операций и заявок;

• повышение точности финансового прогнозирования бизнеса и прозрачности маржи.

Итог: проект доказал, что корпоративные системы уровня enterprise могут быть внедрены в подрядную модель среднего бизнеса быстро, экономично и с высоким эффектом управляемости.

РФ