Логистика 2.0: оптимизация управления поставками

• Консолидация взаимодействия структурных подразделений в единой цифровой среде.

• Повышение качества данных для дальнейшего анализа и принятия управленческих решений.

• Исключение потери и искажения информации.

• Оптимизация трудозатрат с целью повышения маржинальности сделки.

• Снижение влияния рисков и упрощение отчетности за счет автоматического контроля финансовых и логистических параметров.

• Полностью автоматизирован процесс от поступления запроса до его конвертации в заказ и выполнения, включая этап предварительной оценки маржинальности и контроль закрытия счетов.

• Предусмотрены и настроены права доступа для 18 ролей участников процесса.

• Настроена автоматическая актуализация динамических показателей ключевых расчетов:

⁃ стоимости доставки

⁃ суммы расходов, суммы доходов

⁃ итоговой прибыли Заказа

⁃ и пр.

• Автоматизированы расчеты по 100+ формулам, которые раньше выполнялись в разрозненных таблицах Excel и требовали ручного ввода данных.

• Упрощен мониторинг выполнения Заказа за счет автоматизации план-фактного анализа.

• Создано 109 справочников для быстрого доступа к данным в единой системе.

• Все документы, имеющие отношение к Заказу, могут быть сгенерированы системой по шаблону кликом по 1 кнопке, что сокращает время на их составление до считанных секунд.

• Вероятность влияния человеческого фактора достигает всего 0,5%.

• Количество шаблонов процессов — 11.

Система настроена на Comindware Platform, в основе которой лежат управленческая концепция BPM с поддержкой методологии BPMN 2.0 и инструменты low-code для автоматизации бизнес-процессов без программирования

Ключевыми сложностями в реализации проекта стало сопротивление части руководителей, опасающихся усложнения работы или из-за недоверия к новой системе, несмотря на поддержку со стороны руководства. Первоначальный формат работы — большая рабочая группа — оказался малоэффективной: невозможно было сразу учесть все детали и пожелания. Это потребовало перехода к поэтапной реализации проекта с формированием небольших рабочих групп из профильных специалистов по мере обработки каждого блока процесса. Дополнительную нагрузку внесли изменения в законодательство, уже в ходе разработки, что потребовало срочной адаптации логики расчётов и подтвердило необходимость гибкой архитектуры системы. Важным фактором также стала своевременная и прозрачная коммуникация с командой для поддержания вовлечённости и предотвращения дезинформации.

Проект «Логистика 2.0» реализован на базе Comindware Platform и представляет собой цифровизацию сквозного процесса обработки заказов, объединяющего работу пяти ключевых отделов: клиентский, продажи, таможенное оформление, логистика и финансово-экономический. В рамках проекта настроены специализированные модули, охватывающие полный цикл — от поступивших запросов до завершения взаиморасчетов.

Система включает в себя управление контрагентами, договорами, финансовыми операциями, а также учёт операционных и финансовых показателей как по каждому заказу, так и по группе компаний в целом. Для определения точности и скорости расчётов использовалось более 100 формул, ранее выполнявшихся в Excel.

Интерфейс строится на преднастроенных экранных формах с соблюдением правил и справочников, что сводит к минимуму ошибки и обеспечивает высокое качество данных. При поступлении запроса система автоматически создает задачи для логистики (расчет маршрута и ставок) и таможенного отдела (проверка ТН ВЭД, пошлин и соответствия законодательству). На основе собранных данных формируется коммерческое предложение, которое после согласования клиента переводится в заказ.

Проект позволяет сократить количество задействованных систем с четырьмя до одной среды, для всех данных в единой цифровой среде. Время подготовки предложений сократилось от нескольких недель до 1–3 дней, повысилась точность финансовых прогнозов, а сотрудники (около 70 человек) получили централизованный доступ к актуальной информации в режиме реального времени. Автоматизация устранила рутинные операции — расчёт и подготовку коммерческих предложений, переписку для постановки задач, заполнение документов, сбор информации и подготовку операционных и финансовых отчётов — и значительно ускорила межотделовое взаимодействие.

География проекта — единая цифровая среда, управляющая деятельностью компании без привязки к конкретному региону