Постановка учета свыше 5 000 договоров, претензий и исков с помощью "1С:Управление холдингом"

Заказчик:: ООО "АРГОС"
Поставщик: ВЦ "1С-Рарус Самара"
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Ноябрь, 2016 — Февраль, 2018
Масштаб проекта: 5500 человеко-часов
500 автоматизированных рабочих мест
Цели: - Снизить время и трудозатраты на формирование итоговой отчетности по претензионно-исковой работе и договорам.

- Повысить исполнительскую дисциплину юридических служб и ответственных служб на 6 Филиалах и 3 Дочерних обществах.

- Повысить оперативность получения информации о состоянии претензий, исков, договоров.

- Ускорить процедуры согласования проектов исходящих претензий и исков.

- Повысить оперативность получения информации об оплате по претензиям, искам и договорам.

- Снизить риски потери информации, связанной с претензиями, исками и договорами .

Уникальность проекта

В ООО "АРГОС" в едином информационном пространстве организован учет договоров, претензий и исков. Снижен риск потери информации и сокращено время поиска документа до 2-х минут. Время на формирование итоговой отчетности по договорам, претензиям и искам сократилось с 20 до 1-2 рабочих дней.
Внедренная система“1С:Управление холдингом 1.3” позволила консолидировать данные (документы и НСИ) 6 филиалов и 3 дочерних обществ в ЦАУ.
В ходе проекта были автоматизированы два основных блока: договорная работа и претензионно-исковая работа.

Использованное ПО: На проекте по автоматизации договорной и претензионно-исковой работы в ООО «АРГОС» в качестве программного обеспечения было выбрано комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management) - «1С:Управление холдингом». Система «1С:Управление холдингом» предназначена для автоматизации учета, планирования и контроля эффективности крупных холдингов, помогая реализовать бизнес-стратегию на всех уровнях управления. CPM-решение от «1С» позволяет создать и использовать сбалансированную систему показателей, автоматизировать процессы бюджетирования, регламентированной отчетности, документооборота, бизнес-анализа, консолидации отчетности различного назначения, корпоративного контроля и учета. Исходя из текущих задач в области договорной и претензионно-исковой работы, а также будущих задач по планированию, бюджетированию, управлению НСИ и автоматизации закупочной деятельности, выбор CPM-системы «1С:Управление холдингом» лучшим образом соответствовал потребностям компании ООО «АРГОС».
В организационный периметр проекта вошли: Центральный аппарат управления в г. Самара и 9 дочерних обществ и филиалов в разных регионах России. С учетом распределенной территориальной структурой компании, а также рисков сбоев в работе интернет-каналов между удаленными организациями и Центральным аппаратом управления было принято решение об использовании технологии распределенной информационной базы данных (РИБ) между филиалами, дочерними обществами и ЦАУ ООО «АРГОС» г. Самара. Использование РИБ позволило создать территориально распределенные системы на основе идентичных конфигураций «1С:Управление холдингом» и автоматически раз в час переносить изменения данных. Изменения конфигурации переносятся раз в неделю в полуавтоматическом режиме. В качестве режима работы информационной базы на платформе «1С:Предприятие 8.3» в ЦАУ ООО «АРГОС» г. Самара используется клиент-серверный режим работы с трехзвенной архитектурой: клиент «1С:Предприятие 8» - сервер «1С:Предприятие 8» - сервер базы данных на MS SQL Server.
Также в каждой информационной базе РИБ «1С:Управление холдингом» реализован обмен нормативно-справочной информацией и платежами с бухгалтерскими учетными системами на платформе «1С:Предприятие» для контроля платежной дисциплины по условиям договоров.
Описание проекта: До автоматизации для работы с претензиями и исками не было предусмотрено никакой системы. Учёт документов велся на бумаге и в электронных таблицах. Возникали трудности с качественным и своевременным отслеживанием жизненного цикла договоров, претензий по ним, ведением реестра неблагонадежных контрагентов. Поскольку управление филиалами и ДО (дочерними обществами) осуществляется удаленно, ответственный специалист сталкивался с высокими трудозатратами на формирование ежегодной итоговой отчетности по договорам, претензиям и искам. Временные затраты на составление отчетов составляли около 20 рабочих дней. Информация об отчетах поступала в ЦАУ не своевременно. Возникла необходимость сократить время и трудозатраты на формирование итоговой отчетности по договорам и по претензионно-исковой работе, ускорить процедуры их согласования, снизить риски потери информации. Для достижения поставленных целей был выбран программный продукт “1С:Управление холдингом 1.3”, который позволил консолидировать данные (документы и НСИ) 6 филиалов и 3 дочерних обществ в ЦАУ. Партнером по внедрению новой системы стал самарский филиал "1С-Рарус". Филиал компании «1С-Рарус» в Самаре основан в 2012 году и специализируется на комплексной автоматизации управления и учета на базе программ фирмы «1С». Филиал обладает значительным опытом автоматизации, клиентами которой являются крупные предприятия, такие, как БК «Евразия», АО «Волгабурмаш», ООО «Русфинанс Банк», АО «РКЦ «Прогресс», ПАО «АвтоВАЗ» и другие. В ходе проекта были автоматизированы два основных блока: договорная работа и претензионно-исковая работа. Ключевые результаты проекта: - Повысилось качество ведения договорной кампании и претензионно-исковой работы за счет обеспечения возможности принятия своевременных управленческих решений на основе единой НСИ (нормативно-справочная информация). - Отказ от ручного сбора информации в ответственных службах и автоматическое формирование итоговой отчетности по договорам, претензиям и искам позволил сократить сроки их подготовки с 20 дней до 1-2 дней. - Автоматизация и унификация НСИ привела к снижению влияния человеческого фактора, сократила вероятность появления ошибок и снизила риск потери информации по договорам, претензиям и искам. При этом поиск документа ускорился до 2 минут. - Организовано оперативное информирование руководства центрального аппарата о состояниях претензий и исков на филиалах и ДО, а также информирование об оплатах по договорам. Актуальная информация теперь поступает в ЦАУ каждый час. Это позволило сократить временные и трудовые затраты ответственных сотрудников, участвующих в согласовании документов. - Автоматизация маршрутов согласования информации между филиалами и ДО по договорам, претензиям и искам повысила уровень исполнительской дисциплины. Для руководителей стал доступным контроль над ходом исполнения договоров посредством отчетов. - Распределенная информационная база на основе внедренного решения "1С:Управление холдингом" позволила консолидировать работу по договорам, искам и претензиям в едином информационном пространстве.
География проекта: В организационный периметр проекта по автоматизации договорной и претензионно-исковой работы в ООО «АРГОС» вошли: Центральный аппарат управления в г. Самара и 9 дочерних обществ и филиалов в разных регионах России: Филиал ООО «АРГОС» - СТПС. Автономный округ Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, г. Когалым. Филиал ООО «АРГОС» - КЕДР. Автономный округ Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, г. Когалым. Филиал ООО «АРГОС» - ПРОМЕТЕЙ. Автономный округ Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, г. Когалым. Филиал ООО «АРГОС» - СУМР. Автономный округ Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, г. Покачи. ООО «ЛАНКОР». Автономный округ Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, г. Лангепас. ООО «ЛП УРС». Автономный округ Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, г. Лангепас. Филиал ООО «АРГОС» - ЧУРС. Пермский край, г. Чернушка. ООО «БИС». г. Пермь. Филиал ООО «АРГОС» - Бурение. Автономный округ Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, г. Лангепас.
Дополнительные презентации:: Устав проекта АРГОС.pdf