Создание современной ИТ-инфраструктуры на базе "1С:Документооборот"

Заказчик:: АО ОКБ «Кристалл»
Поставщик: "1С-Рарус", г. Казань
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Ноябрь, 2017 — Октябрь, 2018
Масштаб проекта: 4919 человеко-часов
100 автоматизированных рабочих мест
Цели: - Укрепление исполнительской дисциплины;
- Сокращение трудозатрат и ускорение согласования и поиска документов;
- Повышение качества планирования и контроля за движением финансовых потоков;
- Достижение прозрачности бизнес-процессов;
- Формирование аналитической отчетности в различных разрезах;
- Соблюдение единого регламента работ для всех предприятий холдинга;
- Сохранение конфиденциальности документов и предоставление возможности оперативного удаленного доступа к информации из любой точки мира.
В дополнение к вышеперечисленным целям внедрения СЭД в рамках проекта должны быть решены две дополнительные важные задачи:
- Организация управления ремонтами авиационных агрегатов на базе СЭД «1С:Документооборот» и CRM (с последующим тиражированием на другое предприятие холдинга для управления ремонтами рулевых винтов вертолетов семейства Ми);
- Повышение качества планирования и контроля казначейских операций за счет создания в СЭД «1С:Документооборот» подсистемы «Казначейство».

Уникальность проекта

На базе “1С:Документооборот” удалось создать нетиповой для этой системы казначейский и ремонтный функционал, который уже доказал свою эффективность. Повысилось качество планирования и контроля потока денежных средств, сократилось время на согласование и исполнение платежей. Партнеры предприятия ОКБ “Кристалл” получили эффективные инструменты для контроля исполнения заявок по ремонту переданных агрегатов. Созданный функционал будет тиражироваться на остальные предприятия холдинга.

Использованное ПО: "1С:Документооборот"
Описание проекта: Предприятие АО ОКБ «Кристалл» занимается разработкой, производством, реализацией, сопровождением эксплуатации, гарантийным и сервисным обслуживанием, модернизацией, ремонтом и утилизацией агрегатов авиационных топливных, гидравлических и электрических систем. Имеет опыт разработки и изготовления изделий для других отраслей промышленности. В связи с объединением ряда компаний близких ОКБ в единый управленческий контур возникла необходимость в унификации, регламентации и повышении прозрачности их бизнес-процессов с последующей автоматизацией. Для достижения поставленных целей потребовался инструмент, позволяющий осуществлять промежуточный и итоговый контроль состояния документов, управлять развитием бизнес-процессов и предоставлять руководству информацию для оперативного принятия управленческих решений. Также одной из важных задач являлась оптимизация процессов “Казначейства” и повышение прозрачности процессов ремонта агрегатов. Работу выстроили на базе системы «1С:Документооборот». Партнером по выполнению работ стал казанский офис "1С-Рарус. Ключевые результаты проекта: Автоматизация учета и хранения входящей корреспонденции, договорной документации, работы с организационно-распорядительными документами и первичной финансовой и бухгалтерской информацией. На 70% удалось отказаться от использования бумажного документооборота, что позволило снизить риски ошибок пользователей, повысить скорость работы и сформировать структурированный электронный архив с развитой системой поиска. Появилась возможность штрихкодирования и использования поточного сканирования документов. Переведено согласование более 25 видов документов в электронный вид. Разработаны регламенты и оптимизированы маршруты согласования, стандартизированы действия пользователей при работе с документами. Это существенно ускорило обработку документов и стартовое обучение вновь принятых сотрудников. В среднем сроки согласования документов сократились в 2,5 раза. Созданы инструменты контроля и анализа исполнения поручений для руководителей предприятия. Удалось отказаться от ведения бумажных журналов, в которых вручную фиксировались поставленные задачи. Разработан электронный реестр исходящих поручений, включающий в себя сроки исполнения, ответственных и статус работ по поручению. За счет этого появилась возможность формирования отчетов с информацией о загрузке сотрудников, соотношении исполненных и неисполненных поручений (в том числе выполненных с нарушением срока). Это позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину в коллективе и вывести управление предприятием на новый уровень. Разработанная подсистема «Казначейство» на базе «1С:Документооборот» позволила снизить нагрузку на финансовый отдел, повысить качество контроля и планирования потоков денежных средств. Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании заявок на расходование денежных средств, так и при их оплате. Существенно повысилась оперативность согласования и исполнения платежей благодаря тому, что заявка содержит исчерпывающую информацию, в том числе имеет в связях документы-основания для подтверждения оплаты. Это качественно повышает платежную дисциплину на предприятии и позволяет экономить трудозатраты. Ежедневное формирование реестра платежей в СЭД, куда автоматически попадают все утвержденные, но не оплаченные заявки, создало условия для последующей интеграции с учетной системой. По итогам согласования реестра путем бесшовного обмена создаются и оплачиваются платежные поручения. Для осуществления расчетов в рамках государственного оборонного заказа система позволяет выгружать подтверждающие документы-основания в архив для предоставления в уполномоченный банк. Внедрение нетиповой подсистемы управления ремонтами позволило клиентам в личном кабинете CRM-системы оформлять заявки на текущий или капитальный ремонт авиационного агрегата, а также отслеживать и контролировать их исполнение. Информация с сайта передается в «1С:Документооборт», где автоматически создается задача куратору ремонтных процессов с вложенной в нее заявкой. При поступлении агрегата на склад сотрудник соответствующей службы заполняет карточку проекта ремонта и указывает ключевую информацию: имя и контакты руководителя проекта, заказчика, плановую дату начала и завершения, состояние, состав проектной команды, номер изделия т. д. Все дальнейшие этапы исполнения ремонтных работ также автоматизированы и прозрачны для клиентов.
География проекта: Автоматизация в г. Москва и МО.